So bereiten sich kleine Unternehmen auf den buchhalterischen Jahresabschluss vor

So langsam sollten Sie als Freiberufler, kleines Unternehmen oder Start-up auch an den Jahresabschluss 2018 denken. Sofern Sie nicht bilanzpflichtig sind, müssen Sie Ihren Jahresabschluss mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zwar erst am 31. Mai 2019 abgeben. Aber die Unterlagen können Sie schon jetzt ordnen; dann müssen Sie sie auch nicht erst suchen, wenn die Frist zur Einkommensteuererklärung naht. Wir klären, was Sie für den  Jahresabschluss beachten müssen.

Die EÜR – Ermittlung des betrieblichen Erfolges und der Steuerlast

Die EÜR ist ein Formblatt, das als Anlage zur Steuererklärung von allen Unternehmern ausgefüllt werden muss, die nicht bilanzpflichtig sind. In der EÜR werden alle betrieblich veranlassten Ausgaben und Einnahmen erfasst. Sie dürfen darin nur solche Vorgänge erfassen, für die Sie auch einen Beleg haben. Zwar müssen Sie diese Belege nicht mehr dem Finanzamt senden, aber der Fiskus kann zehn Jahre lang die Vorlage der gebuchten Belege verlangen. Und da mittlerweile die meisten Freiberufler, Kleinunternehmer und Start-ups digitale Belege haben, gibt es für diese besondere Vorschriften.

Jahresabschluss 2018

So meistern kleine Unternehmen den buchhalterischen Jahreswechsel

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GoBD – Pflichten der digitalen Aufzeichnung

Die Aufbewahrungspflicht mit Papieren und deren Einsortierung ist auf den ersten Blick einfach. Was aber ist mit den digitalen Unterlagen bzw. den Eingangsrechnungen, die per E-Mail oder online erstellt wurden und auf Ihren Rechnern und mobilen Endgeräten lagern? Hier gelten die gleichen Anforderungen. Der Umgang mit digitalen Dokumenten ist in einer Verordnung geregelt, mit dem sperrigen Titel „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die wichtigste Pflicht für Sie besteht in der unveränderbaren Archivierung der Originalrechnungen inklusive der originalen E-Mails, mit der Sie die Rechnung erhalten haben. Am besten legen Sie sich einen Dateiordner „Eingangsrechnungen 2018“ an, in den Sie alle E-Mails mit den angehängten Rechnungen abspeichern. Genauso können Sie mit Ihren Ausgangsrechnungen verfahren, die Sie Ihren Kunden senden. Wichtig ist, dass Sie alle Rechnungen im PDF-Format speichern, was spätere Manipulationen erschwert. Dokumente in Word oder Excel gelten nicht als unveränderlich und werden vom Finanzamt nicht als digitale Ein- oder Ausgangsrechnungen akzeptiert.

Abschreibungen und geringwertige Wirtschaftsgüter

Die meisten Belege des Rechnungseingangs für betriebliche Ausgaben wirken sich sofort ergebnismindernd aus – sie verringern den Gewinn. Bei einigen höherwertigen Wirtschaftsgütern, deren Nutzung häufig über mehrere Jahre anhält, können Sie die Ausgaben aber nicht auf einen Schlag beim Fiskus absetzen. Die Kaufsumme muss über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Dies gilt beispielsweise für Büroeinrichtung, Fahrzeuge, Maschinen und Computerausstattung. Davon abzugrenzen sind die sogenannten „geringfügigen Wirtschaftsgüter“ (GWG), die auch bei einer über ein Wirtschaftsjahr hinausgehenden Nutzungszeit sofort komplett abgeschrieben werden dürfen. Diese Grenze für GWG liegt seit 2018 bei 800 Euro. Liegt eine Anschaffung über diesem Betrag, gelten die sogenannten AfA-Tabellen des Bundesministeriums der Finanzen (BMF). AfA steht für „Absetzung für Abnutzung“ und wird umgangssprachlich als Abschreibung bezeichnet. Die AfA-Tabellen gibt das BMF heraus. Für fast jede Branche mit ihren unterschiedlichen beweglichen Wirtschaftsgütern gibt es eigene AfA-Tabellen. Für Büromöbel gilt beispielsweise eine Nutzungsdauer von 13, für Computer und Peripherie gelten drei Jahre und ein Kopiergerät ist erst nach sechs Jahren abgeschrieben. Bei der Abschreibung wird die Nettokaufsumme durch die Anzahl der Jahre geteilt und dann jedes Jahr nur dieser Teil als Ausgabe verbucht.

Arbeitszimmer und private Nutzungsanteile

Viele Freiberufler, Kleinunternehmer und Start-ups arbeiten in der eigenen Wohnung oder unterhalten dort zumindest ein Büro. Die betrieblichen Nutzungsanteile an dieser können Sie unter bestimmten Voraussetzungen von der Steuer absetzen. Grundlage für die Berechnung der betrieblichen Nutzungsanteile ist die Fläche der Wohnung. Miete, Neben- und Energiekosten können Sie dann nur für diese Fläche absetzen. Umgekehrt läuft die Absetzbarkeit bei einem Firmenfahrzeug. Hier können Sie durch ein Fahrtenbuch, in dem Sie jede private und betriebliche Fahrt erfassen, die exakten Kosten ermitteln und abrechnen oder die privaten Nutzungsanteile pauschal mit der Ein-Prozent-Regel versteuern. Dann müssen Sie als Unternehmer jeden Monat ein Prozent des Brutto-Listen-Neuwagenpreises für die private Nutzung bei den Betriebseinnahmen erfassen.

Fazit: Mit einer Sage-Buchhaltungslösung komplett digital aufstellen

Wenn sowohl Ihre digitalen als auch die papiergebundenen Belege sortiert sind, geht Ihnen die EÜR im Frühjahr leicht von der Hand. Auf jeden Fall hat eine Vorbuchhaltung den Vorteil, dass Sie Ihre Unterlagen nicht mühsam zusammensuchen müssen. Noch besser fahren Sie natürlich, wenn Sie alle Belege bereits unterjährig digitalisieren und ihre komplette Buchhaltung in die Sage-Cloud auslagern. Dort binden Sie auch Ihre Bankverbindung ein und erfahren sofort, wenn ein Kunde Ihre Rechnungen bezahlt. Und ihre EÜR können Sie dann künftig per Mausklick erstellen und Ihre Steuererklärung auch gleich über die Schnittstelle zu Elster-Online digital übertragen.