So finden Sie die passende HR-Software für Ihr Unternehmen

HR-Software schafft die Basis für ein effizientes Personalmanagement. Doch die Auswahl einer geeigneten Lösung gestaltet sich zuweilen schwierig. Was soll die Software leisten? Was darf sie kosten? Und worauf muss bei der Einführung geachtet werden? Wir geben Ihnen einen Überblick.

Mithilfe von HR-Software lassen sich im Personalwesen zahlreiche Standardprozesse automatisieren. Trotzdem verzichten laut einer aktuellen Capterra-Studie gerade und mittelständische Unternehmen (KMU) darauf. Fast jedes dritte Unternehmen (28 Prozent) verlässt sich bei der Personalverwaltung weiterhin auf Excel, Outlook und Co – vor allem, weil diese glauben, dass eine Softwareeinführung hohe Kosten mit sich bringt. Und immerhin jeder fünfte Personalverwalter ist überzeugt, dass er für seine Arbeit keine spezielle Software benötigt.

Nutzen von HR-Software wird oft unterschätzt

Nach Ansicht der Capterra-Experten ist dies eine grobe Fehleinschätzung: „Vorteile, die Konkurrenten durch den Einsatz von HR-Software genießen, sind von außen oft schwer zu erkennen“, heißt es in der Studie. Die verpassten Vorteile und Zeiteinsparungen würden deshalb häufig nicht realisiert. Zudem setzen viele HR-Trends die Nutzung von Software voraus. Themen wie künstliche Intelligenz, Predictive Analytics und Chatbots sind ohne Softwareeinsatz nicht möglich.

Umso wichtiger ist es, dass KMU die Digitalisierung ihrer Personalprozesse auf die Agenda setzen und in eine professionelle HR-Software investieren.

Diese Aspekte sollten Sie bei der Auswahl einer HR-Lösung fokussieren

• Finanzierung: Viele Unternehmen glauben, dass eine HR-Softwarelösung hohe Implementierungs- und Betriebskosten verursacht. Deshalb verlassen sie sich beim Personalmanagement lieber weiter auf intransparente Prozesse und eine unübersichtliche Zettelwirtschaft. Dabei wiegen die dadurch entstehenden Produktivitätsverluste mittelfristig schwerer als die Kosten einer Umstellung auf eine digitale Personalverwaltung. Erst recht, da inzwischen viele HR-Anwendungen auch gemietet werden können. Statt für eine Implementierung einmalig tief in die Tasche greifen zu müssen, zahlen Anwender dabei eine überschaubare Nutzungsgebühr. Dementsprechend erfreut sich Mietsoftware vor allem bei mittelständischen Unternehmen einer wachsenden Beliebtheit.
• Sicherheit: Datenschutz und Datensicherheit spielen bei der Auswahl einer HR-Software für viele Unternehmen eine wichtige Rolle. Schließlich arbeiten Personalmanager mit hochsensiblen Informationen. Laut der Capterra-Studie achten dementsprechend 62 Prozent der Unternehmen darauf, dass die eingesetzte HR-Software aus Deutschland kommt. Aus gutem Grund: Denn wenn es darum geht, gesetzliche Vorgaben wie z. B. die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einzuhalten, ist das schon die halbe Miete. Denn im Gegensatz zu deutschen Providern decken ausländische Hersteller die strengen europäischen Datenschutzanforderungen nicht zwangsläufig ab. Gerade bei länderspezifischen Prozessen, wie z. B. der Lohn- und Gehaltsabrechnung, sind deshalb ausländische Anbieter sorgfältig unter die Lupe zu nehmen.
• Technologie: Last but not least spielt natürlich auch die Technologie eine wichtige Rolle. Sind sämtliche Personalprozesse zu automatisieren oder geht es lediglich darum, einen bestimmten Bereich zu digitalisieren? Je nach Zielsetzung bieten integrierte Komplettsysteme oder Einzellösungen Vor- und Nachteile: Integrierte Systeme enthalten eine größere Anzahl an Werkzeugen, dafür ist der Funktionsumfang bei speziellen Einzellösungen in der Regel größer. Zudem sind Komplettlösungen in der Regel modular aufgebaut, so dass man sie bei Bedarf schnell an neue Anforderungen anpassen kann. Ein weiterer Erfolgsfaktor: die intuitive Benutzeroberfläche. Schließlich steht und fällt der Erfolg einer Software mit der Anwenderakzeptanz.