Verwaltungsaufwand für kleine Unternehmen gering halten

Wer hat schon Lust auf Verwaltungskram? Für Sie als Inhaber eines kleinen Unternehmens hört hier vermutlich der Spaß auf. Denn administrative Tätigkeiten sind mehr als nur zeitraubend: Sie können das Unternehmen ausbremsen.

In unserem Leitfaden für kleine Unternehmen „So reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand und steigern die Produktivität“, den wir Ihnen weiter unten kostenlos zur Verfügung stellen, haben wir uns den Verwaltungsaufwand kleiner Unternehmen angesehen. Wie unsere Studie in dem Leitfaden zeigt, entfallen in Deutschland knapp eine halbe Stelle oder 129 Personentage auf administrative Tätigkeiten wie Buchhaltung und Steuerangelegenheiten.

Der hohe Verwaltungsaufwand schreckt viele Gründer ab, die mit ihrem Start-up auch einen Traum verwirklichen wollen. Denn Verwaltungsaufwand kann das Wachstum ausbremsen und sogar das Scheitern eines Unternehmens verursachen. Dies ist der Fall, wenn Vorschriften nicht eingehalten werden, wie z.B. Steuern korrekt und pünktlich zu überweisen.

Welche Lösungen gibt es?

Sehen wir uns die Möglichkeiten an, die empfohlen werden, um den Verwaltungsaufwand zu bewältigen:

Besseres Zeitmanagement:

Wenn Sie jeden Tag einige Minuten für Verwaltungsaufgaben einplanen, können Sie einen besseren Cashflow erreichen. Der Vorsatz, regelmäßig eine feste Zeit für eine bestimmte Tätigkeit einzuplanen, kann dazu beitragen, dass die entsprechende Aufgabe auch erledigt wird.

Ebenso hilfreich ist es, die regelmäßig wiederkehrenden „heißen“ Phasen, wie Jahresabschluss oder monatliche bzw. vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung, zu identifizieren. Blocken Sie sich entsprechend Zeit im Kalender, damit Sie in diesen Phasen nicht unter Druck geraten.

Doch leider wird der Verwaltungsaufwand durch Zeitmanagement nicht geringer. Besseres Zeitmanagement bewirkt lediglich, dass Sie strukturierter vorgehen.

Outsourcing:

Aufgaben an Dritte zu vergeben, ist sicherlich vernünftig, doch es ist alles andere als das Allheilmittel, wie es Unternehmensberater und andere oft darstellen. Einige Tätigkeiten eignen sich besser für das Outsourcing als andere. Mit dem Aufkommen neuer Technologien bietet Outsourcing inzwischen differenzierte Lösungen.

Bei einigen Aufgaben, etwa bei der Entwicklung Ihrer Website, beim Marketing oder bei der Beantwortung von E-Mails oder Telefonanrufen durch einen virtuellen Assistenten, ist das Outsourcing sicherlich eine Überlegung wert.

Allerdings müssen die Kosten im Verhältnis zum Nutzen stehen. Die schlechte Qualität vieler Ergebnisse ist leider einer der größten Einwände, die gegen das Outsourcing vorgebracht werden. Daher kann die Verwaltung des Outsourcings selbst eine eigene Aufgabe für kleinere Unternehmen werden, wodurch es seinen Zweck nicht erfüllt.

Die dritte Revolution

Es gibt eine bessere Lösung. Wir könnten sie als dritte digitale Revolution bezeichnen. Sie folgt auf die Einführung des PCs in den 1980er-Jahren und die bahnbrechende Entwicklung des Internets in den 1990er-Jahren.

Es geht um die Digitalisierung durch mobile Apps und das Internet. Also genau die Technologie, die schon längst Einzug in Ihr persönliches Leben gehalten hat. Schließlich sind wir alle mit sozialen Netzwerken wie Facebook und Instagram oder E-Mail-Diensten wie web.de oder yahoo.de vertraut. Diese Anwendungen werden sowohl auf dem PC als auch auf dem Smartphone genutzt.

Unternehmen können auf ebendiese Technologien zurückgreifen, um ihren Verwaltungsaufwand in den Griff zu bekommen und die Buchhaltung zu erledigen. Anstatt sich mit Papierkram und Belegen für die Umsatzsteuervoranmeldung herumzuschlagen, bietet die Digitalisierung Ihnen die Möglichkeit, Daten mit einem Klick zusammenzuführen und dem Finanzamt zu melden.

So, wie Sie zu jeder beliebigen Zeit Social Media nutzen, können Sie jederzeit und überall auf das Dashboard mit Ihren Finanzdaten oder auf eine Liste von Rechnungen zugreifen. Dies können Sie beispielsweise von einem Café aus tun oder wenn Sie im Zug sitzen. Doch wo fangen Sie am besten an?

Die Technologie ist für Sie nichts Neues:

Aber holen Sie das Maximum für sich heraus? Sie haben höchstwahrscheinlich bereits alles, was Sie benötigen, wenn Sie ein relativ neues Smartphone verwenden. Ein leistungsstarker PC oder ein Laptop ist nicht mehr notwendig, denn die Rechenleistung übernimmt die Cloud. Wenn Sie mit Ihrem Computer im Internet surfen können, ohne dabei abzustürzen, reicht dies völlig.

So nutzen Sie die Technologie:

Bei Cloud-Diensten müssen Sie sich über Ihr Smartphone oder Tablet auf einer Website anmelden. Dabei handelt es sich um dieselbe Website, über die Sie sich bereits am PC oder Laptop einloggen. Gelegentlich gibt es spezielle Apps für Smartphones oder Tablets, oder Sie können Apps zur Erweiterung bestimmter Dienste nutzen. So stellt Ihnen ein Buchhaltungsdienst eine App zur Verfügung, mit der Sie unterwegs z.B. Ihre Ausgaben erfassen können.

So finden Sie das passende Angebot:

Es gibt Websites, mit deren Hilfe Sie die richtigen Tools finden. Beispiele dafür sind capterra.com.de, trustpilot.de oder Websites der Computermagazine. Auf diesen werden Apps und Dienstleistungen bewertet, sodass Ihnen die Wahl des richtigen Tools erleichtert wird.

Auch in den App Stores finden sich Bewertungen, die Ihnen wertvolle Hinweise liefern. Natürlich sind auch persönliche Empfehlungen nützlich, insbesondere wenn sie von einem Unternehmen kommen, dessen Größe oder Ausrichtung mit derjenigen Ihrer Firma vergleichbar ist.

Der beste Tipp für die Wahl der richtigen Technologie ist, sich solche Apps zu suchen, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können. Oder suchen Sie gleich eine Reihe von Anwendungen, mit denen Sie dieselben Daten austauschen und damit nahtlos auf einen leistungsstärkeren Service umsteigen können, wenn dies erforderlich ist.

Vielleicht benötigen Sie aktuell noch keine App für die Personalverwaltung in Ihrem Unternehmen. Doch wenn die Buchhaltungslösung, die Sie in Erwägung ziehen, diese Funktion als künftige Erweiterungsoption bietet, kann dies für Sie nur von Vorteil sein.