Wie die digitale Transformation mehr Agilität im Finanzwesen schafft

Sie kennen das: In den Finanzabteilungen sind Aufgaben und Abläufe für beispielsweise Budgetierung und Liquiditätsplanung detailliert festgelegt und werden mit Papier und Excel durchgeführt. Einerseits schafft die Methode Routinen, andererseits ist das System keineswegs agil, so wie es heute gefordert ist. Jede Änderung frisst große Ressourcen. Digitale Workflows sind dahingehend flexibel und dazu schneller. Auch die digitale Zentralisierung aller ERP-Daten bietet dem Finanzwesen Vorteile.

Auf ein agiles Finanzwesen kann kein Unternehmen mehr verzichten

Die Digitalisierung schafft große Effizienzvorteile: Beispielsweise kann heute der komplette Prozess für das Rechnungsmanagement vollautomatisch ablaufen. Das senkt Kosten und sichert die Compliance ab. Die Finanzabteilung leistet einen Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg.

Doch der Beitrag wird sehr viel größer, wenn wir einbeziehen, dass bei cloudbasierten ERP-Plattformen Daten nicht mehr verstreut auf Servern liegen, sondern zentral vorliegen. Plötzlich kann der Finanzchef Echtzeit-Daten auf Knopfdruck zusammenstellen und leicht verständlich aufbereiten. Das verschafft der Finanzabteilung eine beratende Funktion mit neuer Qualität im ganzen Unternehmen.

Finanzabteilung als zentraler Berater

Die Rolle der Finanzfunktion wandelt sich. Schon zuvor war die Finanzabteilung von zentraler Bedeutung: Sie erstellt Angebote, bezahlt Rechnungen, lenkt die Liquidität und berichtet den Chefs und Investoren. Bei der Vielfalt an Aufgaben muss sie zusätzlich landesspezifische Regelungen beachten. Ohne digitale Hilfe ist es kaum möglich, das System langfristig zu optimieren. Erst durch sie entwickelt sich die Finanzabteilung zum Berater, auf den man nicht mehr warten muss: Selbst im Investorenmeeting können fehlende Daten über ein cloudbasiertes ERP-System abgerufen werden. Sogar über Sprachassistenten wie Amazons Alexa ist das möglich: Wie ist Produkt XY in Bayern verkauft worden? Die Antwort kommt prompt und ist die Zahl ist tagesaktuell.

Damit niemand anderes im Unternehmen diese wichtige Rolle übernimmt, sollte sich die Finanzabteilung hinters Steuer setzen und die digitale Entwicklung mit lenken. Ideal ist der Einsatz von ERP-Software aus der Cloud, denn sie kann die stark standardisierten Prozesse im Finanzwesen ohne Mühe abbilden. Gleichzeitig entfallen Investitionskosten für Hardware und Softwarelizenzen. Das macht es auch Start-Ups und kleinen Unternehmen leicht, flexibler und agiler zu werden. Wobei man sagen muss, dass die Kosten für cloudbasierte oder selbst installierte und betriebene Lösungen langfristig etwa gleich sind. Die Entscheidungskriterien sollten folglich andere sein.

Neue Services bieten – auch Geschäftsmodelle

Mit einer cloudbasierten ERP-Software bieten Finanzabteilungen intern neue Services, die sie zum Berater Nummer 1 machen. Aus der Bereitstellung aktueller Daten kann sogar ein Geschäftsmodell werden, wenn man diese Daten als Franchisegeber seinen Partnern bereitstellt. Hier sind grundsätzlich keine Grenzen gesetzt – die Daten sind über das System erstmals in Echtzeit, verlässlich und umfassend verfügbar. Was man mit Ihnen anstellen kann, sollten Unternehmen in Workshops erarbeiten.

Die eigene Transformation planen

Es reicht allerdings nicht, sich eine Software anzuschaffen und zu hoffen, dass alles schon klappen wird. Vor der Umsetzung sollten sich Finanzabteilungen ihre Abläufe und Best Practices anschauen. Welche Prozesse lassen sich automatisieren? Wenn dies geklärt ist – was keine einfache Aufgabe ist – bietet sich für die technische Umsetzung eine Cloud-Lösung oder gar -Plattform an. Eine Cloud-Lösung wird als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt und nach Leistung abgerechnet.

Beispielsweise stützt sich die Lösung Sage Business Cloud Finanzen auf die renommierte und lange bewährte Salesforce-Plattform. Dies ist eine SaaS für CRM (Customer Relations Management, Kundenbeziehungsmanagement). So können Anwender Verkaufsprozesse, Buchhaltung, Bankgeschäfte, Rechnungsstellung und Zahlungsvorgänge mit CRM-Funktionalitäten einfach vernetzen. Dazu lassen sich über einen integrierten Marktplatz mit dem Namen „AppExchange“ mehr als 3.000 Geschäftsanwendungen individuell anbinden.

Mit einem solchen System können ebenso neue Anforderungen an das Finanzwesen entstehen. Doch lassen sich auch diese leicht umsetzen, außerdem bleibt viel Raum für Ausweitungen, Optimierungen und Ideen für Geschäftsmodelle.