Wie Sie in einem Umfeld voller Umbrüche mit Komplexität im Unternehmen umgehen sollten

Wachstum ist seit jeher ein Zeichen geschäftlichen Erfolgs. Die Steigerung der Marktpräsenz und Profitabilität ist sogar unerlässlich für das langfristige Überleben eines Unternehmens. Mit mehr Wachstum geht aber auch mehr Komplexität im Unternehmen einher, insbesondere in einem global vernetzten geschäftlichen Umfeld. Damit Ihr Unternehmen größer werden kann, muss es sich mit unterschiedlichsten Märkten sowie einer gestiegenen Anzahl an Produkt- und Servicekategorien, Compliance-Herausforderungen, zahllosen Kundensegmenten und -kanälen auseinandersetzen. Sie und Ihr Führungsteam müssen diese Komplexität daher im Hinblick auf Ihre Wachstumsziele handhaben. Anhaltender Wachstumsdruck führt unvermeidlich zu mehr Komplexität. Und dies kann genau den Qualitäten schaden, auf denen der Erfolg Ihres Unternehmens fußt – etwa Entscheidungsstärke, Produktivität, Kundenservice oder Innovationskraft. Wie kann Ihr Unternehmen diese Komplexität in den Griff bekommen? Und welche Faktoren liegen ihr zugrunde?

Komplexitätsprobleme, die Führungskräfte lösen müssen

Wenn ein Unternehmen größer wird, können Geschäftsprozesse und die IT an einen Punkt gelangen, an dem Mitarbeiter, Kunden und Partner einige Hürden auf dem Weg zum Ziel bewältigen müssen. Mit zunehmender Komplexität des Unternehmens können Silos entstehen. Dies führt dazu, dass sich Mitarbeiter nur noch auf ihre eigenen Aufgaben konzentrieren und nicht mehr im Sinne des großen Ganzen zusammenarbeiten.

Komplexität im Unternehmen und Innovation

Besonders problematisch ist die Tatsache, dass Komplexität im Unternehmen Innovationen entgegenwirkt. Dabei sind gerade sie äußerst wichtig, um für das Unternehmen neue Produkt- und Ertragsströme zu generieren. Die unternehmensweite Zusammenarbeit und der teamübergreifende Austausch von Informationen werden durch Komplexität geradezu im Keim erstickt. Diese Auswirkung kann auch auf andere Funktionen wie Lieferkette, Personalabteilung, Produktentwicklung und Kundendienst durchschlagen. Dann dauert es länger, bis die Produkte auf den Markt kommen, Chancen werden unter Umständen nicht genutzt und die Wettbewerbsvorteile, mit denen das Unternehmen an den Start ging, sind bald verpufft.

Wirtschaftlich unsichere Zeiten

Besondere Bedeutung haben Komplexitätsprobleme in wirtschaftlich unsicheren Zeiten, sei es im Zusammenhang mit Vorschriften, geopolitischen Unsicherheiten, stark schwankenden Wechselkursen oder auch der Verfügbarkeit von Schlüsselqualifikationen. Die folgenden Ursachen von Komplexität im Unternehmen sollten Sie kennen:

• Fusionen und Übernahmen. Beide sind starke Wachstumstreiber, führen aber auch zu einer Zunahme an Komplexität, wenn neue Rechenzentren, Anwendungen und Umgebungen hinzukommen.
• Dezentralisierung. In wachsenden Unternehmen kommt es häufig zu einer Dezentralisierung: Bestimmte Unternehmensabteilungen treffen Technologieentscheidungen, die eine Abkopplung ihrer Systeme und Anwendungen zur Folge haben. Dann entstehen Probleme, wenn das Unternehmen seine Finanz- oder Leistungsdaten aus einer einzigen Quelle schöpfen oder internationale Compliance-Anforderungen erfüllen will.
• Höhere geschäftliche Anforderungen. Das im Umbruch begriffene, schwierige geschäftliche Umfeld verstärkt den Bedarf des Unternehmens an digitalen Technologien sowie den Druck auf die IT-Infrastruktur. Dadurch gerät diese unter Umständen an ihre Grenzen und hält den Anforderungen bezüglich Echtzeit-Entscheidungen, Geschwindigkeit und Agilität nicht mehr stand. Außerdem könnte das Unternehmen unter dem Druck stehen, schnell neue Produkte und Dienstleistungen unterstützen zu müssen. Die „Servitization“ von Unternehmen, d. h. die Bereitstellung neuer maßgeschneiderter Dienstleistungen, entwickelt sich gerade zu einem wichtigen Faktor. Einige Unternehmen überlegen schon, ihr Geschäftsmodell entsprechend zu ändern, um eine bessere Differenzierung zu erreichen.
• Unterschiedliche Systeme und sich ändernde Anforderungen. Systeme wurden häufig zu unterschiedlichen Zeitpunkten implementiert, sodass ihre Vernetzung komplexe Anforderungen stellt. Mit der Einführung neuer Produkte und Dienstleistungen sind die geschäftlichen Anforderungen wahrscheinlich im Lauf der Jahre anders geworden.

Wie kann Ihr Unternehmen die Komplexität bewältigen?

Hier zwei Vorschläge, wie Sie Komplexität im Unternehmen mithilfe von Technologie in den Griff bekommen können:

1. Flexibilität und Agilität integrieren, um Geschäftsprozesse nach Bedarf zu verändern

Für eine erfolgreiche Innovation sollten Sie den Aufbau reibungslos funktionierender Geschäfts- und Technologiefunktionen ins Auge fassen, die mit einer einfacheren Bereitstellung, Integration und Nutzung der IT einhergehen. Sie haben eine Reihe von Möglichkeiten, dies im Rahmen eines Programms zur digitalen Transformation umzusetzen:

• Konsolidierung und Optimierung von Anwendungen, Systemen und Rechenzentren. Die Verkleinerung des physischen IT-Fußabdrucks könnte mit einer Erleichterung des Verwaltungsaufwands für die IT-Mitarbeiter verbunden sein, sodass ihnen mehr Zeit für Innovationen bleibt. Auch eine Systemzusammenführung und -integration könnte die Komplexität reduzieren.
• Ablösung veralteter Anwendungen durch moderne Systeme. Wenn Sie Ihre veralteten Anwendungen ersetzen, kann dies zu einer Vereinfachung der IT und des Verwaltungsaufwands führen. Zudem besteht die Chance, Cloud-basierte Anwendungen zu nutzen.
• Vereinheitlichung der Betriebssysteme in einer einzigen Umgebung. Die Komplexität sinkt auch, wenn Sie Ihre Umgebung so optimieren, dass nicht mehr mehrere Systeme im Spiel sind.
• Outsourcing an Dritt- und Cloud-Anbieter. Auch durch Outsourcing der Komplexität an Managed-Services- und Cloud-Anbieter wie Amazon Web Services (AWS) kann Ihr Unternehmen zu geringerer Komplexität gelangen.
• Einsatz von Automatisierungstools und -technologien sowie von künstlicher Intelligenz (KI). Die Möglichkeit, Produktivität und Effizienz durch Automatisierungs- sowie KI-Tools und -Technologien zu steigern, besteht für alle Branchen. Die Robotic Process Automation (RPA) wird bereits in verschiedenen Branchen breit genutzt.
• Schaffung eines umfassenden Ökosystems. Dies ermöglicht die schnelle Einführung neuer Technologien.

Sie möchten Initiativen zur digitalen Transformation starten? Dann könnten Sie Ihr bestehendes ERP-System (Enterprise Resource Planning) durch eine Business-Management-Lösung ersetzen, um einen flexiblen, agilen Kern zu entwickeln, auf dem Ihre Strategie aufsetzen kann. Business-Management-Lösungen verfügen über Aufzeichnungsfunktionen, die den Kern eines digitalen Unternehmens ausmachen. Ein solider digitaler Kern könnte für die Entwicklung differenzierter und innovativer Lösungen entscheidend sein.

2. Das Unternehmen zur Nutzung und Monetisierung von Big Data in Echtzeit vernetzen

Daten sind zu einem strategischen Vermögenswert geworden, der nicht nur verkauft und getauscht wird, sondern sogar eine neue Wirtschaftsform hervorgebracht hat. Unternehmen, die in der Lage sind, Daten zu nutzen und zu monetisieren, können daraus Gewinn und Wert schöpfen. Dass Datenanalysen Wettbewerbsvorteile bringen können, ist seit Langem bekannt. Doch allein wegen der Unmengen an Daten und der Vielfalt der Datentypen und -quellen erscheint dies als sehr komplexes Vorhaben. Sie müssen also Wege finden, den Prozess zu vereinfachen. Beschäftigen Sie sich mit der Frage, wie Sie Daten problemlos in Ihrem Unternehmen verschieben und für Partner freigeben können. Sie brauchen dafür eine Plattform, über die Sie Erkenntnisse zur Entwicklung neuer, zukunftsträchtiger Umsatzströme gewinnen können.

Komplexität im Unternehmen – nicht nur ein technologisches Problem

Es ist wichtig zu erkennen, dass Komplexität sich nicht auf Technologieprobleme beschränkt. Unterschiedliche Firmenkulturen, Organisationsstrukturen, ja selbst Arbeitsstile können der Bewältigung der Komplexität im Weg stehen.

Probleme, die Ihr Führungsteam lösen muss:

• Schwächen der IT-Governance

Eine wenig effektive IT-Governance kann eine Reihe von Problemen nach sich ziehen. Besonders fällt hier die Nutzung zu vieler unterschiedlicher Systeme ins Gewicht. Dies kann auch zum Scheitern IT-bezogener Projekte führen, mit gravierenden geschäftlichen Konsequenzen. Darüber hinaus besteht das Risiko, dass Initiativen ohne Berücksichtigung der allgemeinen Geschäftsziele ausschließlich in der IT-Abteilung umgesetzt werden. Steuern Sie die Erwartungen in die richtige Richtung. Als Mitglied der Geschäftsführung müssen Sie klar formulieren, was möglich ist, Ihre Schlachten mit Bedacht wählen und im Laufe der Zeit immer wieder kleine Gewinne einfahren.

• Widerstand gegen Veränderung

Mitarbeiter und Führungskräfte zeigen sich vielleicht veränderungsresistent, vor allem, wenn sie viele Jahre lang auf eine bestimmte Weise gearbeitet haben und andere Abläufe oder die Auswirkungen neuer Technologien fürchten. Auch wenn dies verständlich ist, muss Ihr Unternehmen mit der Zeit gehen – und dies erfordert Akzeptanz, sei es in Form eines Kulturwandels oder einfach durch Schulungen.

• Abschließende Überlegungen zur Bewältigung der Komplexität

Zu viel Komplexität ist schlecht fürs Geschäft. Lassen Sie es nicht so weit kommen, dass diese Ihren Kundenservice, die Produktivität oder das Wachstum beeinträchtigt. Zum Beispiel können alle Branchen von digitalen Tools profitieren, die fantastische Chancen zur Wertschöpfung bieten. Doch wenn Sie nicht die richtigen Entscheidungen zur Technologie treffen, besteht immer das Risiko, dass komplizierte Anwendungen und Systeme dem Unternehmen schaden. Die Lösung? Vereinfachen Sie Ihre Technologien und Prozesse, damit Ihre Teams zu Höchstleistungen beflügelt werden.