Empieza en julio la campaña empresarial de la Renta o IRPF

Analizamos las principales labores que origina el IRPF en las empresas a lo largo del año, más allá de lo que es la propia campaña de la Renta.

• El IRPF obliga a presentar diversos modelos a lo largo del año
• Debemos prestar una atención continua al impacto del IRPF en nuestro negocio

El IRPF es un impuesto para un año completo. De hecho, desde el punto de vista de las empresas, la campaña de la renta no termina nunca. Deben seguir presentando modelos relacionados con este impuesto durante todo el ejercicio, así como planificar desde ya el impacto del IRPF de sus trabajadores correspondiente a los años sucesivos.

Por lo tanto, hay que estar continuamente preparados porque la presentación de las declaraciones de la renta que se ha realizado últimamente viene a culminar un trabajo que, frecuentemente, dura varios años, incluyendo toda la fase de planificación fiscal. Veamos algunos de los principales hitos.

Las retenciones

• Las empresas actúan como una suerte de recaudadoras del IRPF, de manera que en las nóminas de sus trabajadores están obligadas a descontar una cantidad en concepto de retención del IRPF. Además, deberán presentar el modelo 111 (mensualmente en el caso de las grandes empresas y trimestralmente en las de menor tamaño) e ingresar las cantidades correspondientes.
• Además, para poder practicar la retención, antes debemos conocer cuál es la cantidad que hay que descontar. Como el IRPF es un impuesto que tiene en cuenta las circunstancias personales y familiares, necesitamos, para poder calcular la cifra que corresponde retener, tener conocimiento de ciertos datos de los trabajadores, que deben comunicar a la empresa a través del modelo 145.
• Esa información procedente del modelo 145 puede llegar a la empresa en cualquier momento del año, por ejemplo, por un cambio de circunstancias o por la contratación de un nuevo trabajador. Además, para el cálculo de las retenciones también es importante tener en cuenta la llegada de posibles solicitudes de los empleados relacionadas con una subida voluntaria del tipo de retención.

Pero las retenciones del IRPF de las empresas no se agotan en las que practican a sus trabajadores. Existen otras que también deben tenerse en cuenta como, por ejemplo, las relacionadas con:

1. Rentas pagadas por locales, naves y otros inmuebles que nos hayan arrendado personas físicas. Para ello presentaremos el modelo 115.
2. Pagos de dividendos a los socios de la empresa que sean personas físicas o de intereses de préstamos y otros tipos de deudas también con personas físicas. Con ello se relaciona el modelo 123.

Los pagos fraccionados

Si nuestra empresa tiene la forma jurídica de sociedad mercantil, deberemos declarar por el impuesto sobre Sociedades. En el caso de que desarrollemos una actividad empresarial o profesional sin la cobertura de una persona jurídica que tribute en sociedades deberemos tributar por el IRPF.

En ese caso, normalmente, deberemos realizar los pagos fraccionados correspondientes al IRPF cada tres meses (enero, abril, julio y octubre de cada año). Para ello emplearemos los modelos 130 (si tributamos en estimación directa) y 131 (si tributamos por módulos).

Otro tipo de obligaciones formales

El IRPF es un impuesto que genera muchas obligaciones informativas de diverso tipo a lo largo de todo el año. Entre otros, encontramos los siguientes modelos:

• 180, que viene a ser un resumen anual de la información contenida en los modelos 115 trimestrales.
• 190, un resumen anual que recoge algunas de las retenciones e ingresos a cuenta más relevantes (rendimientos del trabajo y de actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de rentas)
• 193 y su versión simplificada, también resúmenes anuales íntimamente ligados al modelo 123.

También tienen mucha importancia, en el caso de empresarios y profesionales sujetos a este impuesto, los libros registro:

• Los empresarios en estimación directa simplificada deben llevar los libros registro de ventas e ingresos, de compras y gastos y de bienes de inversión.
• Quienes ejercen actividades profesionales deben llevar los libros registro de ingresos, de gastos, de bienes de inversión y de provisiones de fondos y suplidos.
• Los que tributan por módulos en determinados supuestos pueden estar obligados a llevar los libros registro de bienes de inversión y de ventas e ingresos.

Además, los contribuyentes del IRPF que declaren rendimientos de actividades empresariales por la modalidad normal del método de estimación directa deben llevar una contabilidad acorde a las normas del Código de Comercio.

Por otro lado, los contribuyentes que declaran rendimientos de actividades económicas en el IRPF tienen una obligación de conservación de justificantes y documentos durante el plazo de prescripción.

La planificación del impacto del IRPF de los trabajadores

• La factura fiscal de los salarios acaba, en mayor o menor medida, dependiendo de las circunstancias del mercado y del sector en el que opera la empresa, repercutiendo en los costes empresariales.
• La distribución del salario (salario base, diversos complementos monetarios y en especie) puede hacer que la factura fiscal cambie, ya que existen formas incentivadas fiscalmente de retribuir a los trabajadores. Sin embargo, todo ello hay que planificarlo desde otros dos punto de vista: el organizativo y el financiero.
• Desde el punto de vista de la organización de los recursos humanos, no todas las retribuciones son iguales. No solamente debemos buscar ahorros fiscales, sino buenos incentivos laborales. De nada sirve que el salario neto de nuestros trabajadores sea un poco más elevado sin que hayamos incrementado nuestros costes salariales si perdemos la oportunidad de impulsar la productividad de la empresa.
• La mayoría de oportunidades para optimizar la factura fiscal de las nóminas se relacionan con planes de prestaciones en especie. En ese sentido, es conveniente disponer de herramientas que permitan basar nuestras decisiones de política retributiva en información y no en meras intuiciones.
• Desde el punto de vista financiero, hay que estudiar el impacto temporal de nuestras políticas retributivas. En ese sentido, no es lo mismo optar por una opción que procure ahorros fiscales en nuestra factura laboral hoy que obtenerlos dentro de muchos años. Además, hay que analizar los riesgos que puedan derivarse del cambio normativo, pero también de otros elementos internos y externos que puedan condicionar la decisión.

La planificación fiscal del IRPF de los propietarios del negocio

Algo semejante sucede con el IRPF de los propietarios del negocio. Debemos prestar mucha atención durante todo el año al impacto en este impuesto de muchas de nuestras decisiones. Además, si no dotamos a la empresa de una personalidad jurídica propia, deberemos declarar los rendimientos que genere la actividad en el IRPF.

Por otro lado, incluso cuando los beneficios que genera el negocio tributan en el impuesto sobre Sociedades, lo cual suele suceder por estar dotado de una personalidad jurídica propia, siempre hay que tener en cuenta las relaciones socio-sociedad.

Así, por ejemplo, tienen un impacto en el IRPF de los socios que sean personas físicas, entre otros:

• El reparto de dividendos.
• Los préstamos y otro tipo de operaciones financieras entre la empresa y sus socios,
• La contratación laboral de los socios por parte de la empresa.
• La prestación de servicios profesionales por los socios a la empresa.
• El arrendamiento o cesión de inmuebles y otros tipos de activos entre la empresa y sus socios.
• Las operaciones relacionadas con la liquidación de la empresa.

Lo normal es que la empresa planifique con antelación el impacto fiscal de estas y otras decisiones. Especialmente, es muy importante cuando los socios afectados son quienes mantienen el control sobre la empresa o que, sin tenerlo, poseen una participación suficiente como para que su papel dentro de la empresa sea relevante.

Toda empresa, con independencia de su tamaño, debe tener permanentemente presente el IRPF. Es muy importante que disponga de las herramientas apropiadas para gestionar la información contable, comercial, laboral y de todo tipo, así como para poder presentar con la máxima sencillez todos los modelos correspondientes a este impuesto a lo largo del año.