6 einfache Wege: So halten Sie Ihre Finanzen im Blick

In einem Unternehmen ist jeder Mitarbeiter auf Informationen von anderen Mitarbeitern angewiesen. Daher wird Zusammenarbeit in erfolgreichen Unternehmen großgeschrieben. Alle Mitarbeiter ziehen an einem Strang und bringen ihre Erfahrung und ihr Können bestmöglich ein. Damit das funktioniert, müssen allerdings sämtliche Stakeholder einschließlich Kunden und Kollegen auf relevante Daten hinsichtlich der Finanzen des Unternehmens zugreifen können. Dies hat den zusätzlichen Vorteil, dass der Buchhaltung Arbeit abgenommen wird. Denn dadurch müssen die Buchhalter nicht extra Daten an andere Mitarbeiter weiterleiten.

Ein Unternehmen arbeitet effizient, wenn Mensch und Technik gut aufeinander abgestimmt sind und IT‑Lösungen ein maximales Maß an Zusammenarbeit ermöglichen. Dann haben die Mitarbeiter auch das Gefühl, etwas bewegen und ihre Aufgaben besser erledigen zu können.

Sie können 6 konkrete Schritte durchführen, um Ihr Unternehmen auf diesen Weg zu bringen und dafür zu sorgen, dass jeder von den Finanzdaten profitiert.

1. Neue Möglichkeiten der Dateneingabe Ihrer Finanzen

Diesen simplen Trick kennen vermutlich die meisten Finanzabteilungen, auch wenn sie ihn möglicherweise nicht immer umsetzen. Statt manuell Daten einzugeben, Mahnungen zu schreiben und Quittungen und Spesenabrechnungen anzufordern, können Sie Zeit sparen, indem Sie Kollegen und auch Kunden die Informationen selbst ins System eingeben lassen. Das klassische Beispiel dafür sind Mitarbeiter, die am Kundenstandort arbeiten. Diese können per Fernzugriff Angaben zu einem Verkauf oder einer Dienstleistung eingeben und sogar Rechnungen ausstellen.

Solche differenzierten Steuerungsmöglichkeiten bedeuten nicht, dass Sie die Kontrolle über die Finanzen abgeben oder Informationen an Unberechtigte weitergeben. Vielmehr können die Benutzer die benötigten Daten mit einer geeigneten Buchhaltungssoftware jederzeit herunterladen, bearbeiten und hochladen, ohne Informationen abzurufen oder zu ändern, für die sie keine Berechtigung haben. So können die Vertriebsmitarbeiter beispielsweise prüfen, ob eine Rechnung an einen Kunden gesendet wurde, ohne vollständigen Zugriff auf alle Finanz‑ und Rechnungsdatensätze des Unternehmens zu erhalten.

Dadurch vermeiden Sie Doppelarbeit (wie sie zum Beispiel entsteht, wenn Mitarbeiter Beträge in eine Spesenabrechnung eingeben, die dann wiederum von der Finanzabteilung ins Finanzsystem übertragen werden). Auch haben Sie somit mehr Zeit für Aufgaben, die einen reinen Mehrwert für das Unternehmen schaffen.

2. Datenerfassung der Finanzen auf neue Weise

Wie viele Stunden pro Woche verbringen Sie damit, Anfragen zu Finanzdaten zu bearbeiten? Immer, wenn ein Kunde eine Rechnung ändern möchte oder ein Mitarbeiter während einer Geschäftsreise Zahlenmaterial benötigt, müssen Sie die entsprechenden Daten suchen, herunterladen und der jeweiligen Person zusenden.

Wenn Sie eine cloudbasierte Buchhaltungslösung nutzen, befinden sich die Daten nicht auf einem Server in Ihrem Büro. So haben Sie die Möglichkeit vom Schreibtisch oder aber auch von unterwegs darauf zuzugreifen und Daten aus diversen Systemen in einem zentralen Dashboard zusammenzuführen.

Sobald Sie einem Benutzer Online-Zugriff auf das Dashboard gewähren, kann er die benötigten Daten schnell und einfach in einem leicht verständlichen Format abrufen. Das ist vor allem für die Geschäftsführung nützlich: Anstatt darauf zu warten, dass Sie ihr die Daten zusenden, kann sie bei Bedarf jederzeit auf die benötigten Dashboards und Analyseberichte zugreifen. Dadurch bleibt das Führungsteam jederzeit auf dem Laufenden.

Somit verbringen Sie weniger Zeit mit der Weitergabe von Informationen und mehr Zeit mit eingehenden Analysen, mit denen Sie das Unternehmen voranbringen. Kein Wunder, dass laut Studien von Sage 67 % aller Buchhaltungsexperten auf Cloud-Lösungen setzen – sie sind praktisch und flexibel und können entscheidend zur Aufrechterhaltung der Wettbewerbsfähigkeit beitragen.

Ein weiterer Vorteil: Sie können unabhängig von der Größe Ihres Teams problemlos mit Kollegen zusammenarbeiten, die auf Reisen oder im Homeoffice sind.

3. Unternehmensweite Automatisierung der Datenerfassung

Ziehen Sie in diesem Zusammenhang auch eine Automatisierung in Betracht. Verglichen mit den komplexen, wichtigen Aufgaben, die bei kleineren Unternehmen im Finanzbereich anfallen, ist die manuelle Dateneingabe oder ‑übertragung zwischen verschiedenen Systemen recht simpel. Gleichzeitig ist sie aber auch oft langweilig und zeitaufwendig. Wer stundenlang Daten von Hand in ein System eingibt, verliert meist die Konzentration und macht Fehler. Und was noch schwerer wiegt: Diese Zeit könnten Sie für wichtige strategische Aufgaben nutzen.

Die gute Nachricht ist, dass sich solche Routinearbeiten leicht automatisieren lassen. IT‑Lösungen für die Dateneingabe und ‑übertragung können den Verwaltungsaufwand erheblich verringern und zugleich die Produktivität bei wichtigeren Aufgaben deutlich steigern.

Sie können die gesamte Dateneingabe automatisieren, von Eingangs‑ und Ausgangsrechnungen über Kontoauszüge bis hin zu Mitarbeiterausgaben. Was manuell Stunden dauert, ist mit der richtigen Technik innerhalb weniger Minuten erledigt. Das senkt den Verwaltungsaufwand und steigert die Tagesleistung immens. Zudem fällt weniger Zeit für die Fehlerkorrektur an, da automatisierte Prozesse weniger fehleranfällig sind.

Laut Erfahrungsberichten können Unternehmen die Arbeit mehrerer Wochen auf wenige Stunden im Monat reduzieren, wenn sie die Vorteile der Automatisierung geschickt für sich nutzen. Das sind Möglichkeiten, die jeder Unternehmer in Betracht ziehen sollte.

4. Integration von Excel in die Buchhaltungssoftware

Viele kleinere Unternehmen nutzen Excel für die Buchhaltung, bevor sie auf leistungsstärkere Buchhaltungssoftware umsteigen. Und für manche Prozesse wird selbst danach noch Excel eingesetzt. Wenn Sie zu diesen Unternehmen gehören, sorgt der Zeitaufwand für die Datenübertragung von einem Programm zum anderen vermutlich häufig für Frust.

Keine Frage: Excel-Tabellen sind vermutlich eine der besten Erfindungen, die die Geschäftswelt jeher gesehen hat. Sie sollten nur nicht für alles verwendet werden. Schon aus Gründen des Datenschutzes können sie Excel-Tabellen für diesen Zweck auch nicht nutzen. Denn sie verfügen nicht über die nötigen Funktionen, um den Datenschutz an einem modernen Arbeitsplatz hundertprozentig zu gewährleisten.

Kurzum, Excel-Tabellen sind dann eine gute Lösung, wenn Sie keine andere Wahl haben – sowohl bei einfachen als auch bei komplexen Anforderungen. In allen anderen Fällen eignet sich eine dedizierte Softwarelösung, die auf ein modernes Arbeitsumfeld ausgelegt ist und die Anforderungen von Compliance automatisch prüft, deutlich besser.

Das Gute ist, dass inzwischen zahlreiche Anbieter den Datenimport aus Excel und den Datenexport zu Excel ohne manuelle Erstellung neuer Schlüssel ermöglichen. Das erspart Benutzern eine Menge Ärger.

5. Compliance-Automatisierung

Wie bereits an anderer Stelle erwähnt, stellt die fortwährende Anpassung an gesetzliche Auflagen und Änderungen für die Buchhaltung kleinerer Unternehmen eine große Belastung dar. Da sich die Vorschriften ständig ändern und neue Regularien eingeführt werden, bildet sie einen weiteren Punkt auf der ohnehin überfrachteten To-do-Liste.

Diese Aufgabe müssen Sie aber nicht allein bewältigen. Wenn Ihre Buchhaltungslösung Compliance-Funktionen beinhaltet, können Sie bei vorgeschriebenen Prüfungen wie der Steuerberechnung auf Unterstützung zählen. Eine gute Software wird automatisch aktualisiert, um die neuesten Vorschriften zu berücksichtigen, sofern Sie die vorgeschlagenen Updates ausführen. Cloud-Software wird im Hintergrund aktualisiert, ohne dass Sie etwas tun müssen.

Und auch hier spielt Automatisierung eine wichtige Rolle. Ebenso wie andere Verwaltungsaufgaben ist der manuelle Abgleich von Banktransaktionen und Buchhaltungsposten zeitaufwendig, arbeitsintensiv und fehleranfällig.

Durch die Automatisierung dieses Prozesses entfallen die zeitlichen Verzögerungen zwischen den erfolgten Banktransaktionen und deren Erscheinen in Ihrer Buchhaltungssoftware. So sind Sie stets genauestens über die aktuelle Lage der Finanzen des Unternehmens informiert.

6. Automatisierter Bankdatenabgleich und Festlegung von Regeln hinsichtlich Ihrer Finanzen

Wäre es nicht äußerst praktisch, zeitnah verlässliche Daten zu den Finanzen des Unternehmens zu erhalten und sich den zeitaufwendigen manuellen Abgleich zu ersparen? Wenn Sie Ihr Geschäftskonto in eine moderne Buchhaltungssoftware einbinden, müssen Sie nie wieder Zahlungsein‑ und ‑ausgänge eintragen. Sämtliche Banktransaktionen werden sicher und automatisch mit der Buchhaltung synchronisiert. Sie bestätigen lediglich, welche Posten angezeigt werden sollen.

Statt stundenlang Bankdaten zu durchsuchen, können Sie Bankregeln definieren. Gemäß dieser Regeln werden die Einnahmen und Ausgaben kategorisiert und Banktransaktionen mit Rechnungen abgeglichen. Potenzielle Fehler wie Diskrepanzen zwischen Zahlungs‑ und Rechnungsbeträgen werden in der Buchhaltungslösung markiert. So lassen sich Probleme schneller als je zuvor identifizieren und beheben.

Unternehmen, in denen Bankdaten heute noch manuell abgeglichen werden, schmälern die Produktivität ihrer Mitarbeiter.

Fazit

Ein Unternehmen muss eine gewisse Offenheit an den Tag legen, und zwar in mehr als nur einer Hinsicht. Transparente Prozesse und Zugriffsrechte für ausgewählte Mitarbeiter und Daten ebnen den Weg für Wachstum und Fortschritt. Technik ist dabei nur ein Aspekt – allerdings ein wichtiger. Es ist nicht schwer, geeignete Tools zu finden, und es muss auch nicht teuer sein. Die einzige Voraussetzung ist, dass Sie offen für alle Möglichkeiten zur Optimierung der Geschäftsprozesse sind.

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