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Bezahlvorgang: 3 Dinge, die Ihnen und Ihren Kunden das Leben erleichtern

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Personen im Büro

Stellen Sie sich vor, Sie betreten einen Laden und nehmen etwas aus dem Regal. Doch es gibt eine kleine Herausforderung: Sie können kein Preisschild finden. Okay, denken Sie, nicht so schlimm. Denn Sie können den Preis, der vermutlich nicht so hoch sein wird, schätzen. Doch dann gibt es eine weitere Herausforderung – beim Bezahlvorgang: Denn eine Kasse ist nirgends zu sehen.

Sie laufen durch sämtliche Gänge und erst nach einigen Minuten finden Sie die Kasse schließlich in einer dunklen Ecke im hintersten Teil des Ladens. Sie ist nicht besetzt. Nachdem Sie eine Weile ungeduldig gewartet haben, kommt schließlich ein Mitarbeiter schleppenden Ganges und mit mürrischer Miene zur Kasse.

Es ist kaum zu glauben: Es gibt schon wieder ein Problem! Sie sagen, Sie würden gern mit Karte bezahlen. Der übellaunige Mitarbeiter schüttelt langsam den Kopf und deutet auf ein Schild hinter sich, das Sie bis zu diesem Zeitpunkt nicht wahrgenommen hatten: „NUR BARZAHLUNG“.

Sie kramen vergeblich in Ihren Hosentaschen. Dann laufen Sie schnell zum Auto, in dem etwas Kleingeld liegt. Es reicht gerade. Sie kehren zurück und bezahlen.

Der Mitarbeiter schlurft langsam davon.

Halt! Was ist mit dem Beleg? Der Mitarbeiter seufzt, kehrt zurück, versetzt der Kasse einen unsanften Stoß und reicht Ihnen einen Beleg.

Bereits beim Hinausgehen ist Ihnen klar, keine zehn Pferde werden Sie noch einmal in diesen Laden bringen. Schließlich wollten Sie einfach nur eine Kleinigkeit kaufen. Stattdessen fanden Sie sich plötzlich inmitten eines anstrengenden, zeitraubenden Minidramas wieder.

Doch was ist, wenn Ihre Kunden mit Ihrem Unternehmen Ähnliches erleben?

Bezahlvorgang – mehr als nur Kundenservice

Die meisten Menschen denken im Zusammenhang mit Kundenservice lediglich an Produktauswahl, Einkauf und Support. Fakturierung und Bezahlvorgang sind höchstens Randthemen. Das Wichtigste ist schließlich, dass Sie Ihr Geld bekommen, nicht wahr?

Nicht ganz. Die Kundenzufriedenheit ist ebenso entscheidend. Wenn Ihre Kunden ihre Rechnungen schnell und einfach bezahlen können, sind sie zufriedener und kommen mit höherer Wahrscheinlichkeit wieder. Und noch wichtiger: Sie erhalten Ihr Geld potenziell schneller. Das wirkt sich natürlich positiv auf den Cashflow aus.

Hinzu kommt, dass der Bezahlvorgang in kleinen Unternehmen oft durch ineffiziente Abläufe geprägt ist, die unmerklich zu einem Zeitfresser werden. Tatsächlich macht die Erstellung von Rechnungen nach den neuesten Untersuchungen von Sage im Durchschnitt 14,2 % des Verwaltungsaufwands eines Unternehmens aus. Berücksichtigt man zusätzlich den Rechnungsversand, die Prüfung des Zahlungseingangs und das Nachfassen bei den 45 % der Rechnungen, die nicht innerhalb von 30 Tagen beglichen werden, so nimmt dieser Prozentsatz noch weiter zu.

Im Folgenden geben wir Ihnen Tipps, wie Sie Ihre und die Zufriedenheit Ihrer Kunden mit einem optimalen Bezahlvorgang steigern können.

1. Mehrere Zahlungsoptionen beim Bezahlvorgang

Wenn Kunden ihre Rechnungen auf eine Art und Weise bezahlen müssen, die sie nicht gewohnt sind, kann es zu Zahlungsverzögerungen kommen. Sie nehmen sich vor, sich damit zu beschäftigen, sobald sie etwas Ruhe haben … und allzu oft gerät die Rechnung dann in Vergessenheit.

Eine gute Softwarelösung bietet flexible Zahlungsoptionen, sodass jeder Kunde die Methode wählen kann, die für ihn am schnellsten, einfachsten und bequemsten ist. Das bedeutet für Sie: schnellere Zahlungseingänge, weniger vergessene Rechnungen und weniger Nachfasszeit für nicht eingegangene Zahlungen.

Einige Anbieter binden Ihre Rechnungen in Ihr Zahlungssystem ein, sodass Kunden direkt aus der Rechnung heraus mit nur wenigen Klicks per Kreditkarte oder Lastschrift zahlen können. Das mühsame Suchen nach Bankdaten und Ausfüllen von Überweisungsträgern gehört damit der Vergangenheit an.

Unsere Studie hat gezeigt, dass Kunden durchschnittlich 35 Tage benötigen, um Zahlungen per Überweisung vorzunehmen. Wenn Rechnungen eine Schaltfläche zum sofortigen Bezahlen enthalten oder eine Zahlung per Telefon möglich ist, verkürzt sich diese Zeit auf nur noch 20 Tage. Das bedeutet mehr Geld auf Ihrem Konto und weniger Zeitaufwand für unangenehme Zahlungserinnerungen.

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2. Automatisierung der Rechnungsverfolgung

Wenn Sie ein System einrichten, das Sie bei Rechnungs‑ und Zahlungseingängen automatisch benachrichtigt, wissen Sie genau, welche Zahlungen Sie anmahnen müssen. So vermeiden Sie unnötigen Aufwand für den Abgleich von Rechnungsnummern und Kontoauszügen.

Informationen zu Zahlungsmethoden, ‑zeitpunkten und ‑beträgen werden automatisch übertragen und lassen sich mithilfe der Buchhaltungssoftware nachvollziehen.

So können Sie Ausreden von Kunden jederzeit leicht entkräften. Wenn ein Kunde behauptet, eine Rechnung nicht erhalten zu haben (was tatsächlich häufig vorkommt), können Sie ihm das Datum und die Uhrzeit nennen, zu denen die Rechnung laut Buchhaltungssoftware geöffnet wurde.

Sie können sogar prognostizieren, welche Kunden mit hoher Wahrscheinlichkeit zu spät zahlen werden, und die Rechnungen entsprechend anpassen. Mithilfe von entsprechender Software lässt sich für jeden Kunden beim Erstkauf eine Risikobewertung vornehmen. Anhand dieser Daten lässt sich von Fall zu Fall entscheiden, welche Kredithöhe angeboten werden soll. Bei Zahlungsverzug werden automatisch Mahnungen versandt.

3. Korrekte Rechnungen

Es gibt kaum etwas Anstrengenderes und Zeitaufwendigeres, als mit Kunden über mögliche Fehler in Rechnungen zu diskutieren oder die tatsächlichen Fehler zu korrigieren, die bei manueller Bearbeitung unweigerlich entstehen. Dies hat zur Folge, dass die Kunden verärgert sind. Sie verärgert sind. Letztendlich beeinträchtigt es die Kundenbeziehung. Denn niemand will seine kostbare Zeit mit solchen Ärgernissen verschwenden.

Glücklicherweise lässt sich das Ganze mit einer Funktion der Buchhaltungssoftware, die aus einem Angebot automatisch eine Rechnung erstellt, leicht vermeiden. Wenn Ihre Lösung nicht über eine solche Funktion verfügt, kopieren Sie die Angaben im Angebot und fügen Sie sie direkt in das Rechnungsformular ein.

Wie bereits erwähnt, bestünde die optimale Lösung natürlich darin, dass die Außendienstmitarbeiter das Angebot direkt in eine Rechnung umwandeln und so der Aufwand für die Finanzabteilung entfällt. Aus diesem Grund ist es am besten, sich für eine Komplettlösung mit umfassender Funktionalität zu entscheiden. Wenn alle Mitarbeiter dieselbe Plattform nutzen, ist die Einführung solcher Workflows ein Kinderspiel und das ganze Unternehmen profitiert davon.

Fazit: Bezahlvorgang in Customer Journey einbinden

Es ist in jedem Fall vorteilhaft, die gesamte Customer Journey in Ihre Überlegungen einzubeziehen, einschließlich frühestmöglicher Zahlungen. Mit modernen Softwarelösungen lassen sich die entsprechenden Prozesse innerhalb weniger Stunden realisieren. Nutzen Sie intelligente IT‑Lösungen, um die Buchhaltung zu vereinfachen, den Arbeitsaufwand Ihrer Mitarbeiter zu verringern und Zeit und Geld zu sparen.

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