Rechnungsvorlage

Bereits seit Langem verwenden Firmen für ihre Korrespondenz und ihre Rechnungen vorgedruckte Formulare. Diese traditionell in Druckereien hergestellten Vordrucke bildeten den äußeren Rahmen der Rechnung. Sie galten ursprünglich als Rechnungsvorlage. Während die ersten Rechnungsvordrucke noch mithilfe von Kohlepapier mit einer Durchschrift geschrieben wurden, gab es seit den 1970er-Jahren Durchschreibesätze. Diese enthielten mehrere selbst durchschreibende Blätter in verschiedenen Farben. Dadurch konnte jedem Unternehmensbereich auf einen Blick seine Ausfertigung zugewiesen werden. Trotz dieser praktischen Entwicklungen musste jede Rechnung individuell mit der Schreibmaschine ausgefüllt werden. Tippfehler waren nicht auszuschließen und verursachten einen hohen Korrekturbedarf. Dank moderner Computertechnik und komfortabler Software gehört dieses Verfahren heute der Vergangenheit an.

Moderne Rechnungsvorlage mithilfe von Software

Jede gängige Textverarbeitungs-Software enthält mindestens eine Rechnungsvorlage. Diese können Unternehmen an ihre individuellen Anforderungen anpassen und immer wieder verwenden. Das gilt für Word ebenso wie für Open-Source-Programme. Für Freiberufler und Kleingewerbetreibende reichen die Vorlagen der Textverarbeitungsprogramme meist aus. Sobald eine Firma jedoch etwas größer wird, stellt sie weitere Anforderungen an ihre Rechnungsvorlage. Große Unternehmen beschäftigten eigene Mitarbeiter, die sich mit dem Auftritt des Unternehmens nach außen hin befassen. Vordrucke folgen dem einheitlichen Muster der Corporate Identity. Spezielle Unternehmenssoftware bietet zahlreiche Möglichkeiten, Rechnungsvorlagen und Formulare des Unternehmens nach eigenen Vorstellungen zu erstellen.

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Gleichzeitig stehen in leistungsstarken Programmen weitere komfortable Funktionen zur Verfügung. Sie vergeben automatisch die nächste Rechnungsnummer und übernehmen die Adresse aus der ebenfalls gespeicherten Kundendatei. Darüber hinaus ermitteln sie selbstständig die Mehrwertsteuer und errechnen den Rechnungsbetrag.

Rechnungsvorlage online erstellen

Weitere Möglichkeiten zur Erstellung einer eigenen Rechnungsvorlage bietet das Internet. Auf zahlreichen Seiten finden Kleinunternehmen, Freiberufler und mittelständische Firmen entsprechende Programme. Auch die Online-Programme bieten mehr als nur Unterstützung bei der kreativen Formulargestaltung. Hier werden im individuellen Kundenkonto eigene Daten und bereits erstellte Rechnungen und Angebote gespeichert. Daher lässt sich eine Rechnung aus dem bereits zuvor gespeicherten Angebot generieren. Ebenso wie eine Unternehmenssoftware bieten Online-Programme auch die Bearbeitung des Mahnwesens. Ein großer Vorteil der Online-Rechnungsvorlage ist die Flexibilität der Bearbeitungsmöglichkeiten. Auf das Kundenkonto im Internet besteht ortsunabhängiger Zugriff von jedem Computer, Laptop oder Tablet aus.

Wichtige Inhalte der Rechnungsvorlage

Freiberufler und Unternehmer müssen auf die notwendigen Inhalte einer geschäftlichen Rechnung in ihrer Rechnungsvorlage achten. Enthält die Rechnung nicht alle erforderlichen Angaben, verliert sie unter Umständen ihre rechtliche Gültigkeit. Zu den Pflichtinhalten gehören

• Absender mit Name und Adresse
• Empfänger mit Name und Adresse
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Tagesdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Beschreibung des Produktes und berechnete Menge
• Nettobetrag
• Mehrwertsteuer
• Brutto-Rechnungsbetrag
• Skonti und Rabatte
• Bankverbindung
• Zahlungsfrist

Darüber hinaus kann die Rechnungsvorlage die Kundennummer sowie den Lieferungs- oder Leistungszeitraum enthalten. Nicht vorsteuerabzugsberechtigte Kleinunternehmen und Freiberufler müssen in ihrer Rechnung darauf hinweisen, dass sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen und keine Umsatzsteuer erheben.

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