Die GoBD schreiben keine besondere Form für das Kassenbuch vor. Die gewählte Methode muss lediglich sicherstellen, dass nachträglich keine Änderungen an den Daten vorgenommen werden können. Deshalb entscheiden sich viele Unternehmer für ein elektronisches Kassenbuch.
Vorteile eines elektronischen Kassenbuchs
Ein elektronisches Kassenbuch ermöglicht Unternehmern eine enorme Zeitersparnis, da Summen und Überträge automatisch ermittelt werden und der Soll-Ist-Abgleich der Kassenbestände effizienter gestaltet werden kann. Zudem sind Erfassungs- und Rechenfehler bei dieser Variante unwahrscheinlicher.
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Elektronisches Kassenbuch: Die Arten im Überblick
Es lassen sich mehrere Arten von elektronischen Kassenbüchern unterscheiden:
- Online-Kassenbuch: Ein elektronisches Kassenbuch lässt sich auch über Cloud-Dienste abbilden. Die Systeme zeichnen sich meist durch die einfache Bedienung, sinnvolle Auswertungen und eine manipulationssichere Dokumentation der Geschäftsvorfälle aus.
- PC-Software: Wird eine Software lokal installiert, ist der Bediener von einer Internetverbindung unabhängig. Solche Programme bieten meist weiterführende Funktionen oder sind gar in ein Buchhaltungsprogramm integriert. Je nach Software ist es beispielsweise möglich, mehrere Kassenbücher parallel zu führen, mehrere Währungen und Mehrwertsteuersätze zu nutzen, die Einnahmen und Betriebsausgaben direkt Buchführungskonten zuzuordnen oder umfangreichere Auswertungen durchzuführen.
- Kassenbuch in Excel: Da die Software auf den meisten Rechnern vorinstalliert ist, ist es naheliegend, ein elektronisches Kassenbuch mithilfe von Excel zu führen. Dies ist allerdings nicht erlaubt, da die nachträgliche Änderung der Daten möglich ist. Es ist umstritten, ob es ausreichend sein kann, die in Excel erstellten Protokolle auszudrucken, zu unterschreiben und abzulegen.
Lokal installierte Software spielt vor allem dann ihre Stärken aus, wenn es um die Archivierung digitaler Daten geht, die die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) sowie das BMF-Schreiben „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“ fordern.
Wichtig: Manipulationssichere Archivierung
Bereits im Jahr 2010 wurden die verschärften Anforderungen an die digitale Archivierung von steuerlich relevanten Unterlagen zu Bargeschäften bekanntgemacht. Bis zum 31. Dezember 2016 galt jedoch noch eine Übergangslösung und veraltete Systeme durften weiterhin eingesetzt werden. Seit dem 1. Januar 2017 muss ein elektronisches Kassenbuch nun zwingend in der Lage dazu sein, die gespeicherten Daten manipulationssicher zu archivieren. Gleichzeitig müssen sie zeitnah verfügbar und maschinell auswertbar sein. Verfügt ein elektronisches Kassenbuch nicht über diese Funktionen, so ist entweder ein Update oder der Umstieg auf ein leistungsfähigeres Programm erforderlich, um den GoBD zu entsprechen.
Für insgesamt zehn Jahre sind insbesondere das Kassenbuch selbst sowie die Belege zu den einzelnen Positionen aufbewahren. Hinzu kommen allerdings je nach eingesetztem Kassensystem unter Umständen auch weitere Unterlagen, beispielsweise Bedienungs- und Programmieranleitungen, nachträgliche Änderungen und ein Einrichtungsprotokoll.
