Früher wurde eine Mahnung verschickt, um den Kunden in Verzug zu setzen. Erst wenn der Verzug eingesetzt hat, kann der Verzugsschaden geltend gemacht und die Forderung betrieben werden. Damit diese Wirkung eintritt, muss der Kunde in der Mahnung ausdrücklich darauf hingewiesen werden.
Dank einiger Gesetzesänderungen geraten Geschäftskunden heute automatisch spätestens 30 Tage nach dem Zugang der Rechnung und deren Fälligkeit in Verzug. Werden Verbraucher in der Rechnung ausdrücklich auf diese 30-Tages-Frist sowie den dann eintretenden Verzug hingewiesen, tritt er auch bei ihnen automatisch ein. Fehlt dieser Hinweis, muss der Kunde durch eine Mahnung in Verzug gesetzt werden. Mit beiden Zielgruppen kann ein früherer Verzug vereinbart werden.
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Außergerichtliches Mahnverfahren
In vielen Unternehmen ist es bis heute üblich, eine Zahlungserinnerung sowie bis zu drei Mahnungen zu versenden, ehe weitere Schritte eingeleitet werden. Es gibt für dieses Mahnwesen allerdings keine Verpflichtung. Befindet sich der Kunde bereits im Verzug, könnte bei Bedarf sofort das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet werden. Sinnvoller ist es jedoch, dem Kunden wenigstens mit einer einzigen Mahnung die Möglichkeit zu geben, eine übersehene Zahlung nachzuholen.
Gerichtliches Mahnverfahren
Bringt die außergerichtliche Mahnung keinen Erfolg, kann das gerichtliche Mahnverfahren in Gang gesetzt werden:
1. Schritt: Vordruck aus dem Schreibwarenhandel ausfüllen und beim zuständigen zentralen Mahngericht einreichen oder Online-Mahnantrag verwenden
2. Schritt: Mahnbescheid wird erlassen
3. Schritt: 14 Tage Widerspruchsfrist für den Kunden, im Falle eines Widerspruchs muss der Weg einer Zivilklage beschritten werden
4. Schritt: Nach Ablauf der Widerspruchsfrist Vollstreckungsbescheid erwirken
5. Schritt: Zwangsvollstreckung beauftragen
Das gerichtliche Mahnverfahren kann direkt nach Eintreten des Verzugs angestrengt werden. Die dafür anfallenden Kosten trägt der Schuldner.
Mahnkosten – der Kunde trägt den Verzugsschaden
Der Kunde muss dem Gläubiger alle Kosten ersetzen, die infolge des Verzugs eingetreten sind. Hierzu gehören:
- Gerichtskosten
- Mahngebühren
- Verzugszinsen
Gerichtskosten für das Mahnverfahren
Die Gerichtskosten richten sich nach der Höhe der Forderung und sind im Gerichtskostengesetz verankert und gestaffelt. Ein Auszug:
| Forderungshöhe | Gerichtskosten |
|---|---|
| bis 1.000 Euro | 32 Euro |
| bis 2.500 Euro | 54 Euro |
| bis 5.000 Euro | 73 Euro |
| bis 10.000 Euro | 120,50 Euro |
Gebühren im Mahnwesen
Seit im Jahr 2014 das Gesetz zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr eingeführt wurde, dürfen Unternehmer bei Geschäftskunden im Verzug stets eine Mahnpauschale in Höhe von 40 Euro ansetzen, je nach tatsächlichen Aufwendungen gegebenenfalls auch mehr.
Bei Privatpersonen ist diese Mahnpauschale nicht zulässig. Zur Höhe der Mahngebühren gibt es keine konkreten Vorgaben. Laut Gesetzgeber müssen sie „angemessen“ sein. Die Gebühren umfassen lediglich die Kosten für den Druck und den Versand der Mahnung – per E-Mail verursacht sie demnach überhaupt keine Mahngebühren. Personal- und Verwaltungskosten dürfen nicht auf die Mahnung umgelegt werden.
Verzugszinsen ab dem Zeitpunkt des Verzugs
Die Verzugszinsen liegen im Mahnwesen bei Geschäftskunden 9 Prozentpunkte, bei Verbrauchern 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank.
Berechnungsbeispiel:
Rechnungsbetrag (Verbraucher): 2.000 Euro
Verzugszeitraum: 15. Juli bis 21. Oktober (109 Verzugstage)
Basiszinssatz: -0,88 Prozent
Verzugszinssatz: -0,88 + 5 = 4,12 Prozent
Zinsformel: (Forderung x Zinssatz x Verzugstage) : (100 x 365)
Verzugszinsen = (2.000 Euro x 4,12 x 109) : (100 x 366) = 24,54 Euro
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