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Angebot, Rechnung & Co. GoBD-konform erstellen und versenden

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Frau im Büro

Vom Kleinstbetrieb bis zum großen Konzern sind Unternehmen verpflichtet, gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung steuerrelevanter Dokumente zu beachten. Geregelt sind diese in der GoBD. Was erstmal kompliziert klingt, ist mit der richtigen Software jedoch ein Kinderspiel. Ein Angebot, eine Rechnung und alle anderen Korrespondenzen lassen sich damit im Handumdrehen GoBD-konform erstellen und versenden.

GoBD – was steckt hinter diesem Wortungetüm?

GoBD ist das Kürzel für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das bedeutet nichts anderes, als dass alle steuerrelevanten Dokumente von Betrieben aller Größen unveränderbar digital aufbewahrt werden müssen. Für bis zu zehn Jahre.

Diese Vorgabe gilt für die folgenden Dokumententypen:

  • Angebot
  • Auftragsbestätigung
  • Rechnung
  • Zahlungserinnerung
  • Mahnung

Bereits bei der Erstellung der Dokumente ist einiges zu beachten, um den Vorgaben der GoBD zu genügen. Das betrifft zum Beispiel die Vollständigkeit der Inhalte in den betreffenden Schreiben. Fehlerhafte oder fehlende Angaben in final abgelegten Rechnungen, Angeboten oder anderen geschäftlichen Korrespondenzen können bei einer Betriebsprüfung nämlich zu unangenehmen Nachfragen führen. – Im schlimmsten Fall sogar zu empfindlichen Steuernachforderungen. Daher ist äußerste Sorgfalt geboten.

Kaufmännische Software: Darauf sollten Sie beim Kauf achten

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Dokumente wie eine Rechnung rechtskonform erstellen

Eine Rechnung muss zum Beispiel den vollständigen Namen des Unternehmens und dessen Rechtsform beinhalten sowie die Anschrift. Außerdem muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen angegeben werden. Bei umsatzsteuerbefreiten Unternehmen ist hingegen die persönliche Steuernummer zu benennen.

Weitere relevante Angaben sind:

  • Das Rechnungsdatum
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • Name und Menge der Ware oder der erbrachten Dienstleistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder der Zeitraum der erbrachten Dienstleistung
  • Umsatzsteuersatz oder alternativ der Grund für eine Umsatzsteuerbefreiung

Ähnliche Punkte sind bei der Erstellung eines Angebots zu beachten. In das Dokument gehören:

  • Die exakte Bezeichnung der Dienstleistung oder des Produkts
  • Preis und Anzahl oder Dauer der Leistung
  • Datum des Angebots, sowie ein Gültigkeitsdatum
  • Liefertermin
  • Angebotsnummer
  • Ein Verweis auf die AGB
  • Zahlungsbedingungen
  • Erfüllungsort
  • Versandkosten und Dienstleistungspauschale

Bei einer Mahnung muss der Zahlungsverzug klar benannt werden und ein neues Zahlungsziel angegeben werden. Der Bezug zur ursprünglichen Rechnung sollte außerdem klar aus dem Dokument hervorgehen. Hier sind zum Beispiel Rechnungsnummer, ursprüngliches Fälligkeitsdatum und die offene Summe wichtige zu nennende Eckdaten.

Methoden, geschäftliche Briefe zu erstellen

Nun gibt es unterschiedliche Methoden, geschäftliche Dokumente zu erstellen. Soviel vorab: Nicht jede entspricht der GoBD. Verbreitet ist zum Beispiel das Verfassen kaufmännischer Schreiben mit Office-Programmen wie Word und Excel. Dagegen spricht grundsätzlich erstmal nichts. Hersteller Microsoft bietet hierfür auch eigens Vorlagen für geschäftliche Dokumente an. Auf diese Weise kann ein Anschreiben ohne Probleme erstellt werden.

Vorsicht ist allerdings bei der Erstellung von Dokumenten geboten, die nach den Regeln der GoBD abgelegt werden müssen. Hier enden die Möglichkeiten von Word, Excel und Co. Die entsprechenden Dateien lassen sich nämlich sehr leicht im Nachhinein ändern. Das ist nicht im Sinne des Gesetzgebers und gilt selbst dann, wenn Word- oder Exceldokumente zur Aufbewahrung und zum Versand als PDF-Dokument gespeichert werden. Für eine GoBD-konforme Speicherung reicht das PDF-Format nicht aus, da auch dieses im Nachhinein sehr leicht anpassbar ist.

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Vorlagen für alle geschäftlichen Korrespondenzen

Am besten gelingt eine gesetzeskonforme Ablage mit einer dedizierten Warenwirtschaftssoftware. Hier sind rechtssichere Dokumentenvorlagen und Serienbelege für alle geschäftlichen Korrespondenzen hinterlegt. Der entscheidende Vorteil für Anwender: Der Lösungsanbieter eines Warenwirtschaftssystems berücksichtigt in seinem System zuverlässig die aktuelle Gesetzgebung. Jedwede Neuerung oder Veränderung wird in der Software zuverlässig berücksichtigt und angewandt. Das betrifft auch die Regelungen der GoBD. Anwender können sich somit sicher sein, jederzeit auf der Höhe des Gesetzes zu agieren und haben eine Sorge weniger.

Die Handhabung einer Warenwirtschaftssoftware ist denkbar einfach und intuitiv. Bedeutet: Keine lange Einarbeitungszeit, keine aufwändigen Schulungen. Bei der Erstellung eines Dokuments leitet das Tool den Anwender Schritt für Schritt an und führt ihn gezielt durch den Prozess.

Alle gesetzlich vorgegebenen Einträge müssen nur in den vorgesehenen Pflichtfeldern hinterlegt werden. Hilfreich: Daten, die in allen Dokumenten gleich bleiben, die Unternehmensadresse etwa, müssen nicht mehrfach eingegeben werden. Sie werden von der Software automatisch in alle Dokumenttypen an der richtigen Stelle integriert. Das erspart jede Menge Zeit und verhilft zu größerer Effizienz.

Auch um fortlaufende Angaben wie die Rechnungsnummer und das Datum müssen sich Anwender keine Gedanken machen. Das Tool aktualisiert die Informationen automatisch und fügt sie in das jeweilige Dokument ein. So müssen pro Geschäftsvorgang nur wenige Inhalte neu eingegeben werden. Dies beschleunigt die Erstellung einer Rechnung, eines Angebots oder jedweder anderen Korrespondenz massiv.

Ein Angebot in eine Rechnung umwandeln

Damit aber nicht genug. Einmal angelegte Belege können schnell und leicht in andere Dokumenttypen umgewandelt werden. Binnen Sekunden übernehmen Nutzer beispielsweise ein im System hinterlegtes Angebot als Rechnung.

Das erspart lästiges Abtippen oder Hin- und Herkopieren von Daten von einem Dokument ins andere. So lassen sich Fehler vermeiden, die bei solchen Copy- und Paste-Manövern sehr häufig unterlaufen. Wie oft bleiben zum Beispiel Datenschnipsel auf der Strecke, die beim Kopieren eines Wortes oder einer Zahl aus Versehen nicht korrekt markiert wurden und so ihren Weg in das Zieldokument nicht finden?

Im Falle einer fehlerhaften Rechnung ziehen derartige Ungenauigkeiten jede Menge Aufwand nach sich, wenn sie überhaupt auffallen:

  • Die ursprüngliche Rechnung ist zu stornieren.
  • Die fehlerhafte Forderung ist als Storno zu kennzeichnen.
  • Es ist eine neue Rechnungsnummer zu vergeben.
  • Auf der alten Rechnung ist zu vermerken, dass die neue Rechnung die alte ersetzt.

Das lässt sich mit einer passgenauen Software vermeiden.

Eine Rechnung sicher versenden

Auch beim Versand von Dokumenten unterstützt eine Software für die Warenwirtschaft. Statt Rechnungen langwierig auszudrucken und zur Post zu geben, verschicken Sie diese einfach mit wenigen Klicks per Mail.

Erneut spart das Zeit, reduziert Kosten und auch die Umwelt sagt „danke“:

  • Die Dokumente werden schnell und sicher verschlüsselt an Kunden übertragen.
  • Rechnungen und andere Korrespondenz müssen Sie nicht mehr ausdrucken, frankieren und wenig umweltfreundlich versenden.

Vorbei: Aktenordnerberge in Büros

Für Anwender heißt all das: Vorbei die Zeiten, in denen sich in Büros Aktenordner an Aktenordner mit tausenden ausgedruckten Dokumenten reihte. Vorbei aber auch die Zeiten, in denen eine auf eigene Faust zusammengestellte digitale Dateiablage mit Office-Dokumenten, irgendwann zum Datenchaos führte. Etwa, weil die ein oder andere Rechnung jemand versehentlich in den falschen Ordner abgelegt hat. In einem Warenwirtschaftssystem ist hingegen alles nach einem klar strukturierten System auffindbar.

Unser Fazit

Warenwirtschaftssystem gut, alles gut. Eine moderne Software für Warenwirtschaft erleichtert die Erstellung geschäftlicher Dokumente immens und fördert die rechtskonforme Datenablage auf PC und Mac. Anwender erstellen zeitsparend Rechnungen, Angebote und alle weiteren kaufmännischen Schreiben per Software und stehen rechtlich immer auf der sicheren Seite. So können Sie der nächsten Betriebsprüfung mehr als entspannt entgegensehen.