Was ist eine Aufrollungsdifferenz?

Die Aufrollungsdifferenz – Der Korrekturlauf in der Lohnabrechnung

Fehler in der Lohnabrechnung kommen vor und müssen in den folgenden Monaten korrigiert werden. Die Korrektur einer Lohnabrechnung geschieht durch die Aufrollungsdifferenz. Sie ist die Aufrollung und Richtigstellung von bereits abgerechneten Gehältern. Wir haben alles relevante zu diesem Prozess für Sie in diesem Beitrag zusammengefasst. 

Was ist eine Aufrollungsdifferenz?

Eine Aufrollungsdifferenz ist eine rückwirkende Korrektur einer Gehaltsabrechnung. Sie wird genutzt, um Änderungen der Gehaltsbestandteile von bereits abgerechneten Monaten rückwirkend zu ändern und dient der Nachverrechnung aus dem Vormonat oder den Vormonaten.

Die Aufrollung ist immer dann notwendig, wenn bisher nicht erfasste Änderungen wie zum Beispiel nachträgliche Abwesenheiten oder Gehaltsänderungen erfasst werden müssen. Die Aufrollungsdifferenz ist die Entgeltdifferenz, welche sich aus der Differenz des ursprünglichen Auszahlungsbetrags und dem korrigierten Auszahlungsbetrag ergibt.

Für Unternehmen ist dies von großer Wichtigkeit, da korrekt durchgeführte Aufrollungen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gewährleisten, finanzielle Risiken minimieren und Transparenz sowohl für Mitarbeiter als auch für Behörden sicherstellen.   

Wann wird eine Aufrollung durchgeführt?

Eine Aufrollung muss immer bei einer rückwirkenden Korrektur durchgeführt werden. Es genügt leider nicht, den Differenzbetrag im folgenden Monat einfach zu berechnen.

Dies liegt an den Vorlagen zur Steuer-und Beitragsberechnung. Die Lohnabrechnung besitzt eine wichtige dokumentarische Funktion. Aus diesem Grund dürfen falsche Lohnabrechnungen weder ersetzt noch gelöscht werden. Stattdessen dienen Korrekturen dazu, die Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten zu gewährleisten. Eine fehlerfreie Abrechnung ist essenziell, da sie unter anderem als Grundlage für Sozialleistungen und als Einkommensnachweis, etwa bei Bankgeschäften, genutzt wird.

Weiterhin ist eine Aufrollung nötig, da in der Sozialversicherung das sogenannte Entstehungsprinzip gilt. Dieses fordert, dass die Beitragspflichten exakt dem Zeitraum zugeordnet werden, in dem sie entstehen. Daher müssen Anpassungen immer auf den entsprechenden Zeitraum zurückgeführt werden, was gegebenenfalls eine detaillierte Neuberechnung der betroffenen Zeiträume erfordert.

Was kann zu einer Aufrollungsdifferenz führen

Eine Vielzahl von Ursachen kann zu einer Aufrollungsdifferenz führen. In einer falschen Lohnabrechnung kann zu wenig Gehalt, aber auch zu viel Gehalt bezahlt worden sein. Folgende Beispiele gehören den häufigsten Ursachen, können eine Aufrollung veranlassen:

• Fehlerhafte oder fehlende Eingaben: Bei fehlerhaften oder fehlenden Eingaben, beispielsweise bezüglich Zuschlägen, Überstunden oder anderer Entgeltbestandteile, kann eine Korrektur der ursprünglich erfassten Daten erforderlich sein.
• Steuerliche Korrekturen: Änderungen, welche sich aus Anpassungen der Steuerklassen, Freibeträge oder anderer steuerlicher Gegebenheiten ergeben.
• Anpassungen der Sozialversicherungsbeiträge: Diese entstehen, wenn sich nachträglich Änderungen bezüglich der Beiträge zur Rentenversicherung, Krankenversicherung, Pflegeversicherung oder Arbeitslosenversicherung ergeben.
• Nachträgliche Zulagen oder Prämien: Sofern Zulagen, Bonuszahlungen oder sonstige zusätzliche Vergütungen mit rückwirkender Geltung gewährt werden.
• Berichtigungen der Arbeitszeit: Sofern Arbeitszeiten oder Schichtpläne im Nachhinein angepasst wurden, beispielsweise aufgrund der Korrektur fehlerhafter Erfassungen.
• Rückforderung bei falscher Lohnabrechnung: Überzahlungen durch Fehler in der Gehaltsabrechnung erfordern eine Anpassung und Rückforderung des zu viel gezahlten Betrags.

Aufrollungsdifferenz anhand von Beispielen einfach erklärt

Eine Aufrollungsdifferenz kann sowohl negativ als auch positiv für den Arbeitnehmer ausfallen. Sollte die Aufrollungsdifferenz positiv ausfallen, muss der Arbeitgeber den Betrag nachzahlen. Sollte  die Aufrollungsdifferenz negativ ausfallen,  muss der Mitarbeiter eine Rückzahlung leisten. Dieser Betrag wird vom Arbeitgeber in der aktuellen Lohnabrechnung einbehalten. 

Tipp: Nutzen Sie eine automatisierte Aufrollung in einer modernen Lohnabrechnungssoftware

Beispielrechnung für eine positive Aufrollungsdifferenz

Ein Mitarbeiter war im die ersten zehn Tagen im Januar 2025 krank und hatte Anspruch auf Krankengeld, da die Entgeltfortzahlungspflicht des Arbeitgebers bereits über die letzten sechs Wochen des Jahres 2024 erfüllt wurde. Das Unternehmen hat jedoch irrtümlich das volle Gehalt ausgezahlt, ohne die Krankengeldtage zu berücksichtigen. Dies wird im Februar 2025 entdeckt und eine rückwirkende Korrektur der Lohnabrechnung erfolgt.

Gehaltsdetails:

• Monatliches Bruttogehalt des Mitarbeiters: 3.000€
• Krankengeld für zehn Tage (durch die Krankenkasse berechnet): 1.000€

Berechnung der Aufrollungsdifferenz:

1. Falsch ausgezahlter Betrag: Das Unternehmen zahlte das vollständige Gehalt von 3.000€ aus
2. Richtig zu zahlender Betrag: 3.000€ – 1.000€ (Krankengeldanteil) = 2.000€
3. Aufrollungsdifferenz: 3.000€ (gezahlter Betrag) – 2.000€ (Richtig zu zahlender Betrag)  =  1.000€  Differenz

Der Arbeitnehmer muss rückwirkend 1.000€ an das Unternehmen zurückzahlen, da dieser Betrag zu Unrecht als Krankengeld durch den Arbeitgeber überwiesen wurde, obwohl er von der Krankenkasse hätte übernommen werden sollen.

Bei Arbeitnehmern führt dieser Schritt häufig zu Verwirrung, da eine positive Aufrollungsdifferenz in der Lohnabrechnung oft als Abzug dargestellt wird. Um Missverständnisse zu vermeiden, ist es wichtig, dass Unternehmen proaktiv und transparent kommunizieren. Eine klare Erklärung der Korrektur hilft den Mitarbeitern, die Änderungen nachzuvollziehen und fördert das Vertrauen      

Die Sozialversicherungsvorschriften besagen, dass alle Entgeltkorrekturen dem Entstehungszeitraum zugeordnet werden müssen. Aus diesem Grund wurde der Zeitraum Januar durch eine Aufrollung korrigiert, und die Aufrollungsdifferenz wurde auf der neuen Gehaltsabrechnung für Februar berücksichtigt.

Beispielrechnung für eine negative Aufrollungsdifferenz

Ein Mitarbeiter hat im Februar 2025 Überstunden geleistet, die ursprünglich nicht erfasst wurden. Dies wird im März 2025 bemerkt, und die Korrektur erfolgt rückwirkend.

Gehaltsdetails:

• Bruttogehalt des Mitarbeiters: 2.500€
• Überstunden: 10 Stunden
• Stundensatz: 20€
• Zuschlag für Überstunden (25 %): 5€ pro Stunde
• Gesamtbetrag für Überstunden: 10 Stunden × (20€ + 5€) = 250€

Berechnung der Aufrollungsdifferenz:

1. Ursprünglich ausgezahltes Gehalt (Februar): 2.500€
2. Richtig zu zahlender Betrag: 2.000€ + 250€ = 2.750€
3. Aufrollungsdifferenz:) 2.500€ (gezahlter Betrag) – 2.750€  (Richtig zu zahlender Betrag = – 250€

Der Mitarbeiter erhält eine Nachzahlung von 250 €, da die Überstunden im Februar nicht berücksichtigt wurden. Die Aufrollung stellt sicher, dass die Korrektur dem ursprünglichen Abrechnungszeitraum (Februar) zugeordnet wird. Die Nachzahlung erfolgt in der Gehaltsabrechnung für März und wird in den entsprechenden Dokumenten vermerkt.

Aufrollungsdifferenz in der Lohnabrechnungssoftware

Die Aufrollung in einer modernen Lohnabrechnungssoftware ist ein automatisierter Prozess, der die rückwirkende Korrekturen der Gehaltsabrechnung stark vereinfacht. Hier ist eine Übersicht, wie dieser Prozess funktioniert:

1. Erkennung von Änderungen: Sobald eine Änderung an bereits abgerechneten Zeiträumen vorgenommen wird, erkennt die Software selbsttätig die Notwendigkeit einer Aufrollung.
2. Automatische Berechnung: Die Software nimmt eine Neuberechnung der relevanten Zeiträume unter Berücksichtigung der aktuellen Daten und gesetzlichen Bestimmungen vor. Dabei wird das Entstehungsprinzip berücksichtigt, das sicherstellt, dass Beiträge und Steuerberechnungen dem ursprünglichen Zeitraum zugeordnet werden.
3. Erstellung einer Korrekturabrechnung: Nach der Berechnung erstellt die Software eine neue Abrechnung, die die Änderungen dokumentiert und die Differenzen ausweist. Diese Korrekturabrechnung wird in der laufenden Abrechnung berücksichtigt.
4. Dokumentation: Alle Änderungen und Korrekturen werden im Lohnkonto des Mitarbeiters festgehalten, um die Nachvollziehbarkeit und Transparenz zu gewährleisten.
5. Integration und Anpassung: Die Software ist darauf ausgelegt, sich flexibel an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anzupassen und dabei gesetzliche Vorgaben einzuhalten.

Fazit

Die Aufrollungsdifferenz ist ein essenzielles Werkzeug in der Lohnabrechnung, um rückwirkende Korrekturen transparent und gesetzeskonform umzusetzen. Sie gewährleistet die präzise Zuordnung von Anpassungen zu den ursprünglichen Abrechnungszeiträumen und sorgt damit für eine korrekte Berechnung von Gehaltsbestandteilen, Steuerlasten und Sozialversicherungsbeiträgen. Mit der Integration von automatisierten Prozessen in moderner Lohnbuchhaltungssoftware wird der Aufwand reduziert, während die Dokumentation der Änderungen für alle Beteiligten nachvollziehbar bleibt. Fehler in der Lohnabrechnung können somit effizient behoben werden, ohne die Funktion der Gehaltsabrechnung als Dokumentationsgrundlage zu beeinträchtigen. Eine sorgfältige Anwendung der Aufrollungsdifferenz stärkt die Vertrauensbasis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.