Best Practice ERP-Einführung Teil 3: Positives Gesamtfeedback trotz verspätetem Go-live

Man sagt, der Mensch sei ein Gewohnheitstier. Wir beobachten jedoch auch, mit welch großer Flexibilität die Gesellschaft und jeder einzelne sich im letzten halben Jahr auf immer neue Herausforderungen eingestellt hat. Es sind positive Tendenzen entstanden, die in Zukunft kaum aus dem privaten und beruflichen Alltag wegzudenken sind. Ein Stichwort ist Achtsamkeit – gegenüber sich selbst, den Mitmenschen und der Umwelt. Kaum denkbar, dass man in Zukunft mit einer dicken Erkältung im Büro die Kollegen ansteckt. Stattdessen nutzt man die neuen, smart und häufig auf schnellem Dienstweg entstandenen Strukturen wie Homeoffice oder generell mobiles Arbeiten. Digitale Strategien haben Einzug gehalten und sollen weiter ausgebaut werden, sowohl im Kultur- und Bildungsbereich als auch in der Wirtschaft. So gibt es für kleine und mittlere Unternehmen in Berlin jetzt sogar eine „Digitalprämie“, mit der Digitalisierungsvorhaben unbürokratisch gefördert werden.

Erster Sage X3 Rollout ohne Präsenztermine

In diesem Beitrag berichten wir zum dritten Mal über ein mittelständisches Unternehmen, das sehr flexibel auf alle mit der Krise einhergehenden Herausforderungen reagiert hat und sich sogar in Sachen Digitalisierung weiterentwickelt hat. Beim deutschen Vertriebsstandort des spanischen Pumpenherstellers ESPA ist der ERP-Rollout bis hin zum Go-live vollständig remote abgelaufen. Eine kleine Besonderheit, denn es ist weltweit das erste Sage X3 Projekt, das auf diese Weise abgewickelt wurde.

Die Sage Projektmanagerin Gabriele Rödel ist zufrieden mit dem Projektverlauf. „Zu Anfang waren wir unsicher, wie das Ganze ablaufen würde, denn es gehören normalerweise schon einige Präsenztermine dazu. Aber es hat relativ reibungslos geklappt, nicht zuletzt, weil auf Seiten des Kunden viel Verständnis da war und alle mitgearbeitet haben. Auch unsere Consultants haben sich sehr gut mit der neuen Arbeitsweise arrangiert und standen wie immer mit Rat und Tat zur Seite – nur eben digital. So ganz ungewohnt ist das virtuelle Arbeiten ja ohnehin nicht für uns. Auch unter normalen Bedingungen werden Arbeiten wie Installation oder technischer Support unter Fernzugriff abgewickelt. Die Termine vor Ort beim Kunden sind dann Meetings, Workshops oder Schulungen. Dieser kommunikative Teil fand in diesem Fall komplett online statt.“

Auch auf Seiten des Kunden hat man sich schnell auf die digitale Arbeitsweise eingestellt. Madeleine Boost, Office-Managerin bei der ESPA Deutschland GmbH, ist sogar der Meinung, dass sie diese Arbeitsweise jederzeit vorziehen würde: „Einerseits spart dies Kosten und andererseits lassen die flexibleren Zeiten zwischen den Terminen Raum für eine ausführlichere Vor- und Nachbereitung der Termine.“

Besondere Anforderungen durch die Krise

Während des gesamten Projektverlaufs musste sich das Unternehmen immer wieder flexibel an aktuelle Zeitressourcen anpassen, die durch die Krise vorgegeben wurden. Durch den Produktionsstopp im Frühjahr und den Wegfall des Tagesgeschäftes konnte die freigewordene Zeit in die Analyse-Phase des Projektes investiert werden. Als das Tagesgeschäft wieder urplötzlich losging, kam man bei ESPA kaum mit den Aufträgen hinterher und so stockte auch das ERP-Projekt. Frau Boost: „Wir haben uns entschlossen, es ordentlich umzusetzen und uns die nötige Zeit für die Aufarbeitung der Daten zu nehmen. Den Go-live haben wir um zwei Monate verschoben, das war auch eine gute Entscheidung.“

Erste Schritte mit dem neuen System

Kurz nach dem Go-live zieht Madeleine Boost bereits ein positives Gesamtfeedback: „Seit September arbeiten wir im Live-Betrieb mit Sage X3. Es gibt natürlich noch Kinderkrankheiten, aber im Großen und Ganzen läuft schon alles: Bestellungen und Wareneingänge können im System generiert werden. Angebote, Lieferscheine, Rechnungen und Kommissionierscheine stehen uns zur Verfügung.“

Frau Boost rechnet mit einer erheblichen Zeitersparnis durch das neue ERP-System: „Die Automatisierung unterschiedlicher Bereiche kann viel Zeit einsparen, wie zum Beispiel beim Kontoabgleich. Da fallen bisher täglich 20 bis 30 Minuten für den händischen Kontoabgleich an. Oder auch die jährliche Konsolidierung mit dem spanischen Mutterkonzern – dieser Bereich wird mit dem neuen System einfacher und transparenter.“

In der Produktion und im Lager werden derzeit intern noch Anforderungen umgesetzt: „Wir installieren derzeit die nötige Hardware wie Touch-Monitore in der Produktion oder Tablets im Wareneingang. Wenn alles installiert ist und läuft, gilt es, die Mitarbeiter abzuholen und an die neuen, digitalen Prozesse zu gewöhnen – nicht jeder arbeitet 24/7 am Computer. Doch die Vorteile liegen auf der Hand. Das Arbeiten wird papierloser, wenn die Produktionsaufträge direkt am Monitor erscheinen. Im Bereich Wareneingang entfallen doppelte Eingaben, wenn man die Ware direkt im Tablet aufnimmt und genauso ins Regal stellen kann. Das reduziert Fehler und spart insgesamt ebenfalls Zeit.“

Digitalstrategien für zukunftsfähige Unternehmen

Gabriele Rödel sieht die Arbeit bei ESPA exemplarisch für zukünftige Projekte: „Sicherlich werden wir einen Teil der Präsenztermine auch in Zukunft digital abhalten. Ich bin jedoch der Meinung, dass man sich persönlich kennenlernen sollte. Meetings bestehen ja nicht nur aus gemeinsamer Arbeit, sondern auch aus gemeinsamen Pausen und einem netten Gespräch beim Kaffee. So bekommt man doch ein anderes Gefühl füreinander.“ Generell empfiehlt sie Unternehmen, die derzeit mit der Entscheidung für ein ERP-Rollout hadern: „Auch jetzt gibt es vielleicht wieder eine Zeit, in der Teile der Wirtschaft ruhiger laufen. Ich rate Unternehmen, diese Zeit in Zukunftsprojekte zu investieren, auch wenn alle ein wenig krisenmüde geworden sind. Natürlich sind damit auch erst einmal Kosten verbunden. Doch die Gelegenheit, Prozesse deutlich zu verbessern und sich damit zukunftsfähig aufzustellen, ist nicht zu unterschätzen. Die Zeit zu nutzen kann wirklich auch entscheidend sein, wie wettbewerbsfähig das Unternehmen nach der Krise sein wird.“

Lesen Sie auch Teil 1 und Teil 2 unserer Beitragsreihe:

• Best Practise ERP-Einführung remote: Mit frei gewordenen Zeit­ressourcen den Digitalen Wandel anstoßen
• Best Practise ERP-Einführung bei Pumpenhersteller – Teil 2: Das Tagesgeschäft läuft wieder an