Digitalisierung der Warenwirtschaft: für mehr Schnelligkeit und Sicherheit im Pharma-Großhandel

Immer mehr Unternehmen spüren, dass sie sich den Ansprüchen des Marktes und vor allem der Kunden anpassen müssen, um erfolgreich zu sein. Eine gut durchdachte Logistik und eine optimierte Warenwirtschaft sind Voraussetzungen, um den Herausforderungen für moderne Handelsunternehmen zu begegnen.

Gerhard Hörl weiß, wie wichtig ein schneller Umschlag von Waren ist, denn ein Teil seiner Kunden erwartet eine regelmäßige Lieferung wichtiger Medikamente. Mit rund 37 Jahren Berufserfahrung ist er ein alter Hase im Bereich des Pharma-Großhandels und seit 2005 geschäftsführender Gesellschafter und Großhandelsbeauftragter bei der Medizone Germany GmbH. Das bei München ansässige Unternehmen ist spezialisiert auf die internationale Beschaffung von Medikamenten wie Vergleichspräparate für klinische Studien oder analytische Prüfmuster für Biosimilars. Im Interview erklärt Gerhard Hörl, welche speziellen Anforderungen es in seiner Branche gibt, wie er diese gemeistert hat und wie es gleichzeitig zu einer erheblichen Digitalisierung der Logistik-Prozesse kam.

Herr Hörl, was sind die größten Anforderungen für Ihr Unternehmen?

Besonders zwei Faktoren sind entscheidend für Medizone. Das ist erstens die Dringlichkeit. Teilweise warten Patienten auf lebenserhaltende Medikamente, die in ihrem Land womöglich noch keine Zulassung haben. Zweitens kommen immer mehr gesetzliche Vorgaben hinsichtlich der Medikamentensicherheit hinzu. Ein Hauptkriterium war hier die EU-Fälschungsrichtlinie.

Was beinhaltet diese EU-Fälschungsrichtlinie und welche Konsequenzen hat sie?

Seit Februar 2019 erhält jede einzelne Verpackung eines in Verkehr gebrachten, verschreibungspflichtigen Arzneimittels einen 2D-Datamatrix-Code und eine individuelle Seriennummer. Jede Verpackung wird über das zentrale SecurPharm-System verifiziert und kann so in der Vertriebskette jederzeit nachvollzogen werden – bis hin zur Ausbuchung in der Apotheke. Für uns Verbraucher ist das eine gute Nachricht. Sie bedeutet, dass keine gefälschten Medikamente in der Vertriebskette auftauchen. Das schafft Vertrauen, was gerade heute während der Pandemie besonders wichtig ist. Ohne dieses Vertrauen gehen die Menschen nicht zur Impfung oder zur Therapie. Für Unternehmen in der Branche bedeutet es allerdings einen sehr hohen Aufwand. Wenn wir von anderen Großhändlern zukaufen, müssen wir jede einzelne Packung verifizieren und prüfen, ob sie im SecurPharm-System ordnungsgemäß gelistet ist. Wenn man das nicht richtig organisiert, dann bedeutet es so viel mehr Arbeit, dass es das Geschäft praktisch unmöglich macht.

Wie haben Sie diesen Mehraufwand organisiert?

Im letzten Jahr haben wir unseren Einkaufsprozess dahingehend optimiert, dass wir aus der Not eine Tugend gemacht haben. Wir haben die SecurPharm-Abwicklung in den gesamten Wareneingangskontrollprozess integriert. Um die Verifizierung zu erleichtern, haben wir zunächst eine mobile Datenerfassung eingeführt. Mit Scannern erfassen wir nun jede einzelne Packung und verifizieren sie im SecurPharm-System. Das Ergebnis wird dann im Anschluss direkt in unser Warenwirtschaftssystem gebucht.

Außerdem haben wir den kumulierten Wareneingang eingeführt. Neben dem ganz normalen bestellbezogenen Prozess haben wir nun auch einen lieferscheinbezogenen Wareneingang. Der ist vor allem für diejenigen interessant, deren Lieferanten verschiedene Bestellungen in einem Lieferschein anliefern. Im Hintergrund werden die Bestellungen von unserem System automatisch zugeteilt.

Welche Vorteile haben Sie durch den optimierten Wareneingang?

Der größte Vorteil ist für uns die Genauigkeit des Systems. Es gibt heute keine Übertragungsfehler mehr, weil der Scanner den Code liest und ihn ins System überträgt. Das war in der Vergangenheit immer ein großes Problem. Fehler bedeuten in der Pharmabranche sehr viel Nacharbeit, Dokumentationen etc. – das fällt jetzt alles weg.

Und konnten Sie auch Zeit einsparen?

Speziell durch den kumulierten Wareneingang haben wir eine extreme Zeitersparnis erreicht. In der Vergangenheit war das alles sehr kompliziert, wir mussten immer schauen, welche Teile der Lieferscheine sich auf welche Bestellungen bezogen haben. In einem Lieferschein mussten wir teilweise drei, vier oder fünf Wareneingänge generieren, die dann alle wiederum getrennt abgearbeitet wurden. Heute ist es in einem Aufwasch erledigt.

Gibt es noch eine weitere Optimierung?

Auch im Bereich Reklamationsmanagement haben wir unsere Prozesse optimiert. Mitarbeiter im Lager sind nun mit Tablets ausgestattet und können Bilder von beschädigter Ware direkt im System dem Wareneingang zuordnen und so weiterverarbeiten lassen. Früher waren verschiedene Mitarbeiter immer wieder mit diesem Thema beschäftigt, mehrere Excel-Listen wurden dazu ausgefüllt. Mittlerweile ist das ein super durchorganisierter Prozess.

Welche branchenspezifischen Prozesse möchten Sie in der Zukunft noch verbessern?

Neben dem Einkaufsprozess betrachten wir im aktuellen Jahr auch den Verkaufsprozess. Auch hier gibt es aufgrund der EU-Fälschungsrichtlinie ein Spezialthema. Packungen müssen beim Export aus der EU ausgebucht werden. Ist die Ware einmal ausgebucht, hat man jedoch nur eine zehntägige Frist, um die Ware über die Grenze zu bringen. Wenn dann einmal ein Auftrag nachträglich ausfällt und wir die Ware ausgebucht haben, wird sie wertlos. Man kann sie nicht mehr weiterverwenden. Diese Ausbuchung möchten wir zukünftig in zwei Schritten bearbeiten. Bevor wir verpacken, wollen wir alles zu einem Lieferschein scannen und erst wenn die Ware über die Grenze ist, wollen wir die Ware ausbuchen. Von dieser Optimierung versprechen wir uns ebenfalls sehr viel.

Herr Hörl, vielen Dank für das Gespräch