Digitalisierungsprojekte im Mittelstand richtig angehen

Machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft und nutzen Sie die Cloud als kostengünstige Alternative zur Kompletterneuerung.

Die Pandemie hat noch einmal mehr verdeutlicht, wie wichtig digitale Technologien für Wirtschaft, Verwaltung und Gesellschaft sind. Dem Branchenverband Bitkom zufolge hat Corona die Digitalisierung auch in zahlreichen Unternehmen beschleunigt. Das zeigt sich vor allem an den Erfolgen mit Home Office und virtueller Zusammenarbeit.

Digitalisierung im Mittelstand kommt langsam voran

Jetzt müssen die Unternehmen ihre Digitalisierung aber auch weiter vorantreiben, fordert die KfW in ihrem Digitalisierungsbericht 2019, der im Mai 2020 vor dem Hintergrund der Pandemie aktualisiert wurde. Demnach nimmt der Mittelstand zwar in zunehmendem Maße Digitalisierungsprojekte in Angriff. Im Zeitraum 20016–2018 haben 40 Prozent der mittelständischen Unternehmen mindestens ein Digitalisierungsvorhaben abgeschlossen. Das sind gegenüber der Vorperiode 2015–2017 zehn Prozentpunkte mehr. Das bedeutet aber auch, dass knapp zwei Drittel der Betriebe entsprechende Projekte noch nicht in Angriff genommen haben.

Digitale Projekte ganzheitlich denken

Zudem sind im Vergleich zu anderen Investitionsfeldern diese Ausgaben seit Jahren niedrig und beschränken sich vorwiegend auf den Einsatz von Collaboration-Tools und die Automatisierung von Prozessen – beispielsweise in den Bereichen Lager und Logistik, Kundendienst, Personalwesen sowie E-Commerce. Entscheidend ist jedoch eine ganzheitliche Digitalisierung, warnen die Autoren der Studie. Hierzu gehört beispielsweise auch die Entwicklung neuer digitaler Geschäftsmodelle, Dienstleistungen und Produkte

Sorge vor hohen Kosten

Der Grund, weshalb kleine und mittlere Unternehmen Digitalisierungsprojekte nicht so schnell oder umfassend angehen, wie dies möglich wäre, ist in diesem Zusammenhang relativ klar zu benennen: Sie scheuen die hohen Investitionskosten und den großen zeitlichen Aufwand bei Auswahl und Implementierung der digitalen Systeme.

Cloud als günstige Alternative

Der Umstieg auf Cloud-basierte Lösungen kann helfen, da etwa die Kosten entfallen, die bei On-Premise-Lösungen für die firmeninterne Administration und Wartung anfallen. Zum anderen können Sie als Anwender je nach Anforderung flexibel Module und Anwendungen hinzubuchen oder herausnehmen – Sie zahlen also nur für die Funktionen, die sie zum jeweiligen Zeitpunkt benötigen, was bei stationären Systemen nicht möglich ist.

Externe Partner helfen bei technischen Herausforderungen

Die technische Komplexität von Digitalisierungsprojekten ist häufig ein weiterer Stolperstein. Nicht immer ist die benötigte Expertise in Sachen Systemintegration für Umsetzung und Implementierungsarbeiten bereits inhouse vorhanden. Daher empfehlen wir insbesondere kleinen und mittelständischen Betrieben, sich für entsprechende Projekte externe IT-Berater an die Seite zu holen.

Branchenexpertise als wichtiges Kriterium

Ein erfahrener Implementierungspartner ist ein wichtiger Faktor, damit die digitale Transformation gelingt. Bei der Auswahl des richtigen Partners ist dessen Branchenexpertise ein entscheidendes Kriterium, damit gewährleistet ist, dass dieser Sie und Ihr Unternehmen auch auf Augenhöhe unterstützen kann. So sollte beispielsweise ein Unternehmen aus dem Handelsumfeld auf einen Berater mit Retail-Expertise oder ein Betrieb aus der Automobilzuliefererbranche auf Know-how in eben diesem Gebiet setzen. Dadurch können Sie als Entscheider gewährleisten, dass Ihr Digitalisierungsprojekt auch auf die Marktanforderungen Ihres Unternehmens optimal einzahlt.

Strategische Beratungskompetenz nutzen

Branchenkenntnisse sind aber nur ein wichtiges Kriterium. Ebenso wichtig ist auch die strategische Beratungskompetenz, also Kenntnisse zu Prozessorganisation und -strukturierung, um die Analyse- und Planungsphase erfolgreich zu meistern. Der kompetente Blick von außen auf die Kernprozesse sowie die vor- und nachgelagerten Abläufe inklusive der bislang eingesetzten Systeme und Lösungen ist für Sie ein wichtiger Erfolgsfaktor in der Planungs- und Konzeptphase.

Auf ausreichend Flexibilität beim Partner achten

Um Kommunikation und Absprachen zu vereinfachen, sollten Sie zudem auf Standortnähe und die Größe des Implementierungspartners achten: Kann der Anbieter etwa flexibel und modular – je nach Projektgröße und Implementierungsphase – seine Fachkräfte aufstocken? Aspekte wie diese sollten ebenfalls Bestandteil Ihrer Auswahlkriterien sein.

Digitalstrategie als entscheidende Planungsgrundlage

Sobald die Grundsatzentscheidung gefallen ist, das Thema Digitalisierung in Ihrem Unternehmen anzugehen, ist neben der Wahl des passenden Implementierungspartners und Systemintegrators zu Beginn eines derartigen Projekts auch wichtig zu definieren, welche Anwendungen sich am ehesten als Kandidaten für die Digitalisierung Ihrer Prozesse eignen. Dies hängt zum einen von der jeweiligen Branche und konkreten Geschäftstätigkeit ab. Zum anderen vom Status quo der Prozesse. Eine valide Entscheidung über die Auswahl und Reihenfolge setzt folglich voraus, dass Sie im Vorfeld eine übergeordnete Digitalstrategie erarbeitet haben. Die Ausarbeitung einer solchen Strategie bietet Ihnen dabei die Gelegenheit, das bisherige Ablaufgefüge kritisch zu überprüfen und gegebenenfalls zu optimieren.

Bestehende Abläufe grundlegend analysieren

Wir empfehlen, dass Sie als Ausgangspunkt für die Strategieentwicklung Ihre jeweiligen Unternehmensziele und die wesentlichen Markttrends Ihrer Branche ins Auge fassen. Im produzierenden Gewerbe steht derzeit bei vielen Betrieben beispielsweise eine verbesserte Integration von Geschäfts- und Produktionsprozessen ganz oben auf der Agenda. Das Ziel: durchgängige Transparenz vom Auftragseingang über den Shop-Floor bis zum Warenausgang für volle Lieferfähigkeit bei gleichzeitig minimalen Lagerbeständen, um unnötige Kapitalbindungen zu vermeiden.

Zentrale Prozesse integrieren

In der anschließenden Konzeptphase lässt sich dann festlegen, welche Funktionen das neue System beinhalten sollte und welche Module benötigt werden. Beispiel ERP-System: Hier können bislang getrennt voneinander gesteuerte Arbeitsbereiche wie Produktion, Warenwirtschaft oder Finanzbuchhaltung unter dem Dach einer integrierten Lösung zusammengeführt werden.

Change Management: Mitarbeiter auf die Reise mitnehmen

Abschließend sollten Sie im Rahmen der Einführungsvorbereitung auch weiche Faktoren mit berücksichtigen. Dazu gehört nicht nur ein unternehmensweites Change-Management, welches alle von der Neueinführung des Systems Betroffenen frühzeitig kommunikativ abholt und auf dem Weg hin zur finalen Inbetriebnahme kontinuierlich, etwa durch Schulungen, begleitet. Bevor Sie hier auf externe Schulungsdienstleister zugehen empfehlen wir Ihnen, dass Sie die Branchenerfahrung und das Know-how Ihrer Mitarbeiter gezielt für diese Zwecke nutzen. Für betriebsinternen Wissenstransfer sind beispielsweise sogenannte People-train-People-Programme sehr gut geeignet.

Fazit: Digitalisierung ist keine Mammutaufgabe

Die Digitalisierung eines Betriebs muss keine Mammutaufgabe sein. Eine gründliche Analyse der bestehenden Prozesse schafft erste Klarheit, in welchem Bereich die Digitalisierung ansetzen sollte – nämlich bei den Kernprozessen des Unternehmens. Zeitlicher, finanzieller und personeller Aufwand lassen sich durch die Aufteilung des Masterplans ,Digitalisierung‘ in kleine Schritte besser einschätzen sowie Ressourcen besser planen.

Falsche Priorisierungen lassen sich leicht vermeiden

Denn: Ein häufiger Stolperstein bei Modernisierungsprojekten ist eine fehlende Priorisierung der Abläufe, an denen die Digitalisierung ansetzen soll. Die Gefahr, die sich daraus ergibt, ist, dass bei der Auswahl der benötigten Software-Module Anwendungsbereiche von geringer strategischer oder geschäftlicher Relevanz unverhältnismäßig stark berücksichtigt werden, was sich negativ auf den zu erwartenden Return on Investment auswirkt. Wenn jedoch bereits in der Planungsphase klar definiert ist, was die Kernprozesse sind, auf denen in der Umsetzungsphase ein besonderer Fokus liegen soll, dann lassen sich Friktionen wie diese gezielt vermeiden.