Entgelttransparenzgesetz: Was die neue Auskunftspflicht für Sie bedeutet!

Entlohnen Sie Ihr Personal gerecht? Bekommen Ihre Mitarbeiter gleichen Lohn für gleiche Arbeit – egal ob Frau oder Mann? Vermutlich gehen Sie ganz automatisch davon aus, dass Sie bei der Bezahlung keine geschlechtsspezifischen Unterschiede machen! Aber ob das auch tatsächlich so ist, das sollten Sie dringend prüfen! Denn mit dem neuen „Gesetz zur Förderung der Transparenz von Entgeltstrukturen“, das seit dem 6. Juli 2017 in Kraft getreten ist, können Sie ab sofort verpflichtet sein, zweifelnden Mitarbeitern Auskunft über das Lohngefälle zu geben.

Welche Unternehmen sind betroffen?

Frauen verdienen etwa ein Fünftel weniger als ihre männlichen Kollegen – und zwar auch dann, wenn sie die gleiche Tätigkeit ausüben und über dieselbe Qualifikation verfügen. Damit soll künftig Schluss sein: Im Sinne von Equal Pay sorgt das „Gesetz zur Förderung der Transparenz von Entgeltstrukturen“ für Lohntransparenz. Damit können Arbeitnehmer Auskunft über die Bezahlung einer so genannten Vergleichstätigkeit verlangen. Sie erfahren also nicht, was bei Kollege Meier auf dem Lohnzettel steht, sondern erhalten eine Information über das durchschnittliche Entgelt bei vergleichbaren Tätigkeiten. Daher gilt der Auskunftsanspruch auch erst für Unternehmen mit mehr als 200 Beschäftigten. Zudem müssen mindestens sechs Mitarbeiter des anderen Geschlechts eine entsprechende Tätigkeit ausüben. Nur so verfügt der Betrieb – laut Gesetzestext – über eine ausreichend große Vergleichsbasis.

Der Auskunftsanspruch besteht laut Angaben des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) aus mehreren Schritten: Zunächst muss der Arbeitnehmer eine Vergleichstätigkeit benennen. Für diese erfährt er im Anschluss, anhand welcher Verfahren das Entgelt definiert wird. Bis zu diesem Punkt ist es noch nicht relevant, ob der Betrieb über sechs Mitarbeiter mit einer ähnlichen Tätigkeit verfügt. Dieses Kriterium wird erst dann relevant, wenn die tatsächliche Höhe der Vergleichsentgelte beziffert wird.

In dem Zusammenhang stellt sich die Frage, was überhaupt unter einer vergleichbaren Tätigkeit zu verstehen ist. Bei tarifgebundenen Unternehmen ist die Lage verhältnismäßig einfach. Hier weist eine Sprecherin des BMFSFJ darauf hin, dass diejenigen Tätigkeiten als gleichwertig gelten, die in derselben Entgeltgruppe eingestuft sind. Ohne Tarifvertrag bzw. außertariflich sieht es etwas anders aus: Hier kommen in der Regel Grading-Systeme zum Einsatz. Auch summarische Bewertungsverfahren können herangezogen werden, so die Sprecherin weiter.

Wer ist im Unternehmen verantwortlich?

Zuständig für Anfragen ist der Betriebsrat, der das Gesuch an den Arbeitgeber weiterleitet und bei ihm die erforderlichen Informationen und Unterlagen sowie Einblick in die Gehaltslisten anfordert. Aus diesen Daten ermittelt der Betriebsrat anschließend das Durchschnittsgehalt und gibt diesen Betrag anonymisiert weiter. Gibt es in Ihrem Unternehmen keinen Betriebsrat, ist der Arbeitgeber selbst zuständig. Zwischen Antragstellung und der Auskunftserteilung dürfen – egal ob mit oder ohne Betriebsrat – maximal drei Monate liegen.

Eine Besonderheit hält das Gesetz noch für größere Unternehmen bereit: Kapitalgesellschaften mit über 500 Mitarbeitern müssen die Lohngleichheit ab 2018 als Teil des Lageberichts nachweisen.

Muss die Gehaltsangleichung automatisch erfolgen?

Mit der Auskunft ist dem Entgelttransparenz Genüge getan. Selbst dann, wenn sich daraus eine Ungleichbehandlung ergibt. Die betreffende Mitarbeiterin hat also keinen Anspruch auf automatische Lohnanpassung. Darüber muss sie im Folgenden eigeninitiativ mit ihrem Vorgesetzten verhandeln. Kommt es dabei zu keiner Einigung, kann sie sich auf das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz berufen und Lohngleichheit einklagen.

Was bedeutet das Gesetz für Unternehmen mit mehreren Standorten?

Doch was bedeutet das für Unternehmen mit mehreren Standorten? Die regionalen Unterschiede in der Entlohnung sind bekanntlich groß. Während insbesondere die süddeutschen Arbeitnehmer im Lohnvergleich häufig die Nase vorn haben, rangiert die Bezahlung im Osten oft auf den hinteren Rängen. Kommt damit für Unternehmen mit Niederlassungen in mehreren Landesteilen nun eine Klagewelle zu? Hier können Sie ganz entspannt durchatmen. In § 12 Abs. 2 ist eindeutig festgelegt, dass die Auskunftspflicht keine regional unterschiedlichen Entgeltregelungen bei demselben Arbeitgeber umfasst. Regional unterschiedliche Entlohnungen bleiben damit auch weiterhin zulässig.

Dabei ist unbedingt zu beachten, dass die Grundlage für den Auskunftsanspruch nicht das Unternehmen, sondern der Betrieb ist. Und dieser kann auch aus mehreren Betriebsstätten bestehen, die sich über verschiedene Standorte verteilen. So scheint im ersten Moment ein regionaler Vergleich doch möglich. Um dem entgegenzuwirken, ist in § 12 Entgelttransparenzgesetz ein überregionaler Vergleich aber ausgeschlossen. Auf Nachfrage beim BMFSFJ erklärte eine Sprecherin explizit: „Ein Vergleich zwischen Beschäftigten an einem Betriebsstandort München und Beschäftigten an einem Betriebsstandort Halle/Saale wäre aufgrund unterschiedlicher Tarifgebiete nicht möglich.“

Weniger Arbeit dank softwaregestützter Personalverwaltung

Anfragen gemäß dem Entgelttransparenzgesetz bedeuten für Unternehmen einen großen bürokratischen Aufwand. Prüfen Sie daher zunächst, ob Ihre Firma tatsächlich auskunftspflichtig ist. Wenn ja, sollten Sie sich umgehend auf die ersten Anfragen vorbereiten. Im Vorteil sind hier diejenigen Unternehmen, die ihre Personalunterlagen softwaregestützt verwalten. So haben Sie bei Fragen zur Lohngleichheit immer alle Dokumente zur Hand und können quasi auf Knopfdruck die richtigen Informationen zusammenstellen.

Das Entgelttransparenzgesetz ist allerdings nicht die einzige gesetzliche Änderung, mit der sich Arbeitgeber auseinandersetzen müssen. Seit Juli 2017 gelten neue Regelungen zu Mutterschutz, Leiharbeit und Co. Alle wichtigen Informationen und was die Neuerungen für Sie konkret bedeuten, finden Sie in unserem E-Book zu diesem Thema.