HR-Management und Lohnbuchhaltung

EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Neue Pflichten für Unternehmen in Deutschland ab 2026

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie bringt ab 2026 neue Anforderungen an Gehaltsstrukturen und Berichtspflichten. Der Artikel zeigt praxisnah, was auf Unternehmen zukommt und wie sie die Vorgaben Schritt für Schritt umsetzen können. Zahlt Ihr Unternehmen wirklich faire und nachvollziehbare Löhne und Gehälter? Mit der bestehenden Entgelttransparenzregelung in Deutschland und der neuen EU-Entgelttransparenzrichtlinie stehen Arbeitgeber vor deutlich strengeren Vorgaben. […]

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie bringt ab 2026 neue Anforderungen an Gehaltsstrukturen und Berichtspflichten. Der Artikel zeigt praxisnah, was auf Unternehmen zukommt und wie sie die Vorgaben Schritt für Schritt umsetzen können.

Zahlt Ihr Unternehmen wirklich faire und nachvollziehbare Löhne und Gehälter? Mit der bestehenden Entgelttransparenzregelung in Deutschland und der neuen EU-Entgelttransparenzrichtlinie stehen Arbeitgeber vor deutlich strengeren Vorgaben. Künftig wird es nicht mehr genügen, interne Gehaltsstrukturen so „ungefähr“ im Blick zu haben. Unternehmen müssen ihr Lohngefälle systematisch prüfen, dokumentieren und in vielen Fällen auch offenlegen. Die EU verfolgt damit ein klares Ziel: den Gender-Pay-Gap wirksam zu reduzieren und eine transparente, diskriminierungsfreie Vergütungspraxis in allen Mitgliedstaaten zu verankern.

Für deutsche Unternehmen und ganz besonders den Mittelstand bedeutet das: neue Berichtspflichten, mehr Transparenz im Recruiting, verbindliche Gehaltsangaben in Stellenanzeigen und ein strukturiertes Monitoring der eigenen Vergütungssysteme. Wer diese Anforderungen ignoriert, riskiert Compliance-Verstöße und künftig auch finanzielle Sanktionen. Gleichzeitig bietet die Richtlinie die Chance, Vergütungsprozesse zu modernisieren, Vertrauen zu stärken und sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.

Was bedeutet die neue Entgelttransparenzrichtlinie für Arbeitgeber in Deutschland?

Die neue EU-Entgelttransparenzrichtlinie verpflichtet Arbeitgeber dazu, ihre Vergütungssysteme deutlich transparenter zu gestalten und geschlechtsbezogene Lohnunterschiede systematisch zu erfassen. Unternehmen müssen künftig nachweisen können, dass ihre Gehaltsstrukturen diskriminierungsfrei gestaltet sind, sowohl beim Einstieg des Mitarbeiters als auch während des gesamten Beschäftigungsverhältnisses. Dazu gehören verbindliche Gehaltsangaben in Stellenanzeigen, objektive Kriterien für Vergütungsentscheidungen sowie klare Informationen für Beschäftigte über Lohnbestandteile und Karrierewege.

Arbeitgeber müssen daher ihre Prozesse im Recruiting, in der internen Gehaltsentwicklung und in der Dokumentation anpassen. Die Kernbestandteile sind:

• Pay-Gap-Analysen und regelmäßige Prüfungen der internen Entgeltstrukturen
• Berichtspflichten für Unternehmen ab 100 Beschäftigten, inklusive der Veröffentlichung von Gender-Pay-Gap-Daten
• Transparenz im gesamten Bewerbungsverfahren (Gehaltsspannen, objektive Auswahlkriterien)
• Recht auf Information für Beschäftigte, z. B. über mediane Vergleichsentgelte.
  

Diese Anforderungen werden schrittweise ab 2026 wirksam und sollen eine einheitliche, EU-weite Grundlage für Lohngleichheit schaffen. Unternehmen erhalten damit die Chance, ihre Vergütungsprozesse klarer, nachvollziehbarer und moderner zu gestalten. Ein Vorteil für das Employer Branding und die Mitarbeiterbindung.

Wie sieht eine Pay-Gap-Analyse in 7 Schritten konkret aus?

1. Schritt: Datensammlung (Grundlage aller Analysen)

Das Unternehmen sammelt alle relevanten Vergütungsdaten:

• Bruttoentgelt (fix + variable Bestandteile)
• Funktionen, Stellenlevel, Verantwortungsgrade
• Berufserfahrung, Betriebszugehörigkeit
• Arbeitszeitmodelle (Vollzeit, Teilzeit, Elternzeit)
• Zulagen, Boni, Sachbezüge
• Geschlecht

Achtung: Ohne saubere Datenqualität ist keine rechtssichere Analyse möglich.

2. Schritt: Vergleichbarkeit herstellen (Job-Clustering)

Anschließend werden die Mitarbeiter in vergleichbare Gruppen eingeteilt.

Beispiele:

• gleiche Funktion (z. B. „Fachberater Vertrieb“)
• gleiche Job-Family (z. B. „Marketing“)
• gleiche Hierarchieebene
• ähnliche Berufserfahrung/Verantwortung
  

3. Schritt: Berechnung des Gender Pay Gaps

Typische Kennzahlen:

• Unbereinigter Gender Pay Gap
  = durchschnittliches Gehalt von Frauen vs. Männern über alle Mitarbeitenden
• Bereinigter Gender Pay Gap
  = Unterschiede innerhalb vergleichbarer Funktionen/Level

Berechnungsbeispiel:

Pay Gap (%) = (Median Männer – Median Frauen) / Median Männer × 100

Die EU-Richtlinie arbeitet primär mit Median-Werten, weil sie verlässlicher sind als die Durchschnittswerte.

4. Schritt: Statistische Analyse der Ursachen (optional, aber empfohlen)

Hier wird geprüft, warum eventuelle Unterschiede bestehen:

• Handelt es sich um unterschiedliche Joblevel?
• Gibt es unterschiedliche Arbeitszeiten?
• Sind variable Vergütungen (Boni) ungleich verteilt?
• Wie sehen die Karrierepfade aus?
• Handelt es sich um systematische Verzerrungen (Bias)?

Empfehlenswert sind lineare Regressionsmodelle, um echte Diskriminierung von strukturellen Faktoren zu trennen.

5. Schritt: Ergebnisbericht (Pflicht ab 100 Mitarbeitern)

Der offizielle Report muss u. a. enthalten:

• die Pay-Gap-Werte gesamt und je Funktionsgruppe
• die Erklärung, wie Positionen bewertet wurden
• eine Ursachenanalyse (sofern vorhanden)
• die geplante Maßnahmen zur Schließung der Lücke

Der Report kann intern bleiben, muss aber auf Anfrage von Beschäftigten zugänglich sein und teilweise veröffentlicht werden.

6. Schritt: Maßnahmenplan zur Reduktion des Gaps

Wir geben folgende Empfehlungen: 

• transparente Gehaltsspannen definieren
• objektive Kriterien für Beförderungen schaffen
• jährliche Gehaltsüberprüfungen durchführen
• Bias-Trainings für Führungskräfte implementieren
• die Anpassung einzelner Gehälter, wenn notwendig.

7. Schritt:  Regelmäßige Wiederholung

Die EU-Richtlinie fordert Wiederholungen:

• alle 3 Jahre für Unternehmen mit 100–249 Mitarbeitenden
• jährlich für Unternehmen ab 250.

1. Übersicht der wichtigsten Kennzahlen

Analysebereich	Männer (Median)	Frauen (Median)	Differenz	Gender Pay Gap (%)
Gesamtbelegschaft	4.500 €	4.000 €	500 €	11,1 %
Führungsebene	6.800 €	6.200 €	600 €	8,8 %
Fachkräfte	4.200 €	3.900 €	300 €	7,1 %
Berufseinsteiger	3.200 €	3.150 €	50 €	1,6 %

2. Funktionsbasierte Detailanalyse

Funktionsgruppe	Männer (Median)	Frauen (Median)	Differenz	Pay Gap (%)	Bewertung
Vertrieb	5.100 €	4.500 €	600 €	11,8 %	kritisch
Marketing	4.400 €	4.300 €	100 €	2,3 %	prüfen
Personal	4.200 €	4.200 €	0 €	0 %	unauffällig
Produktion	3.800 €	3.600 €	200 €	5,2 %	prüfen

3. Ursachenanalyse

Analysefeld	Befund	Mögliche Ursache	Relevanz
Beförderungen	Lücke in Führungsebene	Frauenquote geringer	hoch
Variable Vergütung	Unterschiede im Vertrieb	Bonus an Zielerreichung	mittel
Teilzeitquote	Frauen häufiger Teilzeit	Familienphasen	mittel
Einstiegsgehälter	nahezu identisch	transparenter Prozess	gering

4. Maßnahmenplan

Maßnahme	Ziel	Verantwortlich	Zeitraum
Gehaltsspannen einführen	Transparenz verbessern	HR + Führung	ab Q3
Bonusmodelle prüfen	Ungleichheiten reduzieren	Management	Q4
Bias-Schulungen	Bewusstsein schärfen	HR	laufend
Beförderungskriterien standardisieren	Objektivität erhöhen	HR + Bereiche	ab Q1

5. Zusammenfassung der Pflichten gemäß EU-Richtlinie

Pflichtbestandteil	Status	Hinweis
Pay-Gap-Berechnung	erfüllt	Medianwerte genutzt
Vergleichbare Tätigkeiten	erfüllt	Job-Clustering
Ursachenanalyse	erfüllt	qualitativ & quantitativ
Maßnahmenplan	erfüllt	jährliche Überprüfung
Veröffentlichungspflichten	in Prüfung	abhängig von Größe

Änderungen im Recruiting: Mehr Transparenz bei Einstiegsgehältern

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie verlangt deutlich mehr Offenheit bei der Vergütung, und zwar schon im Bewerbungsprozess. Ziel ist es, geschlechtsbedingte Unterschiede bei Gehaltsverhandlungen zu vermeiden und allen Bewerbern dieselben Informationen zur Verfügung zu stellen. Unternehmen müssen daher künftig das Einstiegsgehalt oder die Gehaltsspanne für eine ausgeschriebene Position transparent machen. Das kann entweder direkt in der Stellenanzeige oder spätestens auf Anfrage der Bewerber passieren.

Muster-Stellenanzeige (EU-Entgelttransparenzrichtlinie-konform)

Position: Marketing Manager:in (m/w/d) – Vollzeit
Unternehmen: Beispiel GmbH
Standort: München / Hybrid

Über uns

Die Beispiel GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen im Bereich Software- und Servicelösungen. Wir wachsen kontinuierlich und möchten unser Marketing-Team verstärken. Wir setzen auf transparente Vergütungsstrukturen, faire Karrierewege und ein Arbeitsumfeld, das Leistung und Potenzial gleichermaßen fördert.

Ihre Aufgaben

• Planung, Umsetzung und Monitoring von Marketingkampagnen (online & offline)
• Entwicklung von Content-Strategien für Website, Social Media und Newsletter
• Zusammenarbeit mit Vertrieb, Produktmanagement und externen Agenturen
• Analyse von KPIs und Ableitung von Optimierungsmaßnahmen
• Betreuung von Messen, Events und Produktlaunches

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Marketing, Kommunikation o. Ä.
• 2–4 Jahre Berufserfahrung im operativen oder digitalen Marketing
• Erfahrung mit gängigen Tools (Google Analytics, CRM, CMS-Systeme)
• Kreativität, Textsicherheit und strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse

Vergütung & Gehaltsrahmen (gemäß EU-Entgelttransparenzrichtlinie)

Für diese Position beträgt das monatliche Bruttoentgelt:

👉 Gehaltsspanne: 3.800–4.600 € pro Monat (Vollzeit, 40 Stunden)

Diese Spanne richtet sich nach:

• relevanter Berufserfahrung
• fachlicher Qualifikation
• Verantwortungsumfang innerhalb des Teams

Darüber hinaus bietet die Beispiel GmbH:

• Leistungsprämien gemäß Zielvereinbarung
• 13. Monatsgehalt
• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• Weiterbildungsbudget pro Jahr
  

Wenn für diese Stelle ein Tarifvertrag gelten würde, müssen die Bewerber gemäß EU-Richtlinie über den entsprechenden Vergütungsrahmen informiert werden. (Aktuell nicht tarifgebunden.)

Warum wir?

• Flexible Arbeitszeiten & Homeoffice-Regelung
• Moderne Arbeitsausstattung
• Weiterbildungsmöglichkeiten & Entwicklungspfade
• Offene Unternehmenskultur und transparente Entscheidungsprozesse
  

Ihre Bewerbung

Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen mit möglichem Eintrittstermin an:
[email protected]

Wenn für die Position ein Tarifvertrag gilt, haben alle Bewerber gleichermaßen das Recht, über den entsprechenden Vergütungsrahmen informiert zu werden. Diese Vorgaben schaffen klare Erwartungen für beide Seiten und reduzieren das Risiko ungleicher Verhandlungsergebnisse. Gleichzeitig bleibt es weiterhin möglich, sich im Laufe des Bewerbungsprozesses auf eine Vergütung außerhalb der angegebenen Spanne zu einigen, sofern dies sachlich begründet ist und diskriminierungsfrei erfolgt.

Für Arbeitgeber bedeutet das: Recruiting-Prozesse müssen überprüft und angepasst werden. Das gilt von der Formulierung der Stellenausschreibungen bis hin zu internen Abstimmungswegen und der Dokumentation von Gehaltsentscheidungen hin.

Erweiterter Entgelt-Auskunftsanspruch

Auch nach der Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie behalten Beschäftigte in Deutschland das Recht, Auskunft über ihre individuelle Vergütung im Vergleich zu medianen Entgelten vergleichbarer Tätigkeiten zu erhalten. Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeitenden mindestens einmal jährlich über dieses Auskunftsrecht informieren.

Auskunftsanspruch nach der EU-Entgelttransparenzrichtlinie (2026)
Kategorie	Inhalte
Wer hat Anspruch?	Beschäftigte in vergleichbaren Tätigkeiten; Teilzeitkräfte; Befristete
Was darf abgefragt werden?	Medianentgelte; Zulagen, Boni; Kriterien der Gehaltsentwicklung
Pflichten für Arbeitgeber	Jährliche Information; Schriftliche Auskunft; Dokumentation
Für wen gilt die Pflicht?	Unternehmen ab 100 Beschäftigten

Berichtspflicht über den Gender-Pay-Gap

Nach der EU-Entgelttransparenzrichtlinie müssen Arbeitgeber ab 100 Beschäftigten regelmäßig über das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle berichten. Die Berichte umfassen sowohl das allgemeine Gender-Pay-Gap als auch Unterschiede bei variablen Vergütungsbestandteilen wie Boni oder Zulagen.

Zeigt der Bericht, dass in einer Kategorie von Beschäftigten ein Gender-Pay-Gap von mehr als 5 % besteht, das sich dieser nicht mit objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien rechtfertigen lässt und innerhalb von sechs Monaten nicht korrigiert wird, ist eine gemeinsame Entgeltbewertung (Joint Pay Assessment) mit den Arbeitnehmervertretungen verpflichtend. Ziel ist es, die Ursachen zu analysieren und konkrete Maßnahmen zur Beseitigung der Lohnunterschiede festzulegen.

Stärkung der Rechte von Beschäftigten

Wenn Beschäftigte begründet vermuten, dass sie aufgrund ihres Geschlechts weniger verdienen als andere Kollegen in vergleichbarer Position, geht künftig die Beweispflicht auf den Arbeitgeber über, sofern die Auskunftspflichten oder Transparenzanforderungen nicht erfüllt sind. Wird eine geschlechtsspezifische Lohndifferenz festgestellt, haben Betroffene einen Anspruch auf Ausgleich- und Schadenersatz. Welche konkreten Sanktionen Arbeitgeber in Deutschland künftig bei Verstößen zu erwarten haben, hängt von der nationalen Gesetzgebung ab. Die EU-Richtlinie verpflichtet lediglich zur Einführung „wirksamer, verhältnismäßiger und abschreckender“ Maßnahmen.

Welche Unternehmen sind betroffen?

Unter dem derzeit geltenden Entgelttransparenzgesetz haben Beschäftigte in Deutschland einen individuellen Auskunftsanspruch auf den medianmäßigen Verdienst von vergleichbaren Tätigkeiten, sofern ihr Betrieb mindestens 200 Mitarbeitende beschäftigt. Zusätzlich ist, für Betriebe mit mehr als 500 Mitarbeitenden, eine Berichtspflicht über Entgeltgleichstellung vorgesehen. Mit der ab 7. Juni 2026 umzusetzenden EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz werden die Schwellen und Berichtspflichten deutlich ausgeweitet (z. B. ab 100 Mitarbeitenden), sodass auch mittelgroße Unternehmen künftig verstärkt zur Transparenz verpflichtet sein werden.

FAQ zur EU-Entgelttransparenzrichtlinie (2026)

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