In den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens werden täglich Leistungen erbracht. Allerdings entstehen dabei auch Kosten. Mit der Kostenstellenrechnung lassen sich Ertrag und Einsatz einzelner Abteilungen gegenüberstellen, um die Wirtschaftlichkeit der verschiedenen Unternehmensbereiche gezielt überprüfen zu können. Doch was genau ist eine Kostenstelle?
Egal ob Fertigung, Verwaltung oder Vertrieb – in einem Unternehmen müssen Geldmittel eingesetzt werden, um Arbeitsabläufe durchführen zu können und Kunden zu bedienen. Im Rechnungswesen werden die Kosten einzelner Bereiche oder Abteilungen gebündelt erfasst und per Kostenstellenrechnung mit den Erträgen gegengerechnet. So lässt sich leicht feststellen, welche Unternehmensbereiche lukrativ arbeiten und in welchen Verluste anfallen.
Kostenstellen werden dabei nach Kompetenzbereichen sowie räumlichen und funktionalen Gesichtspunkten gebildet. Beispiele für Kostenstellen sind:
- Produktion
- Verwaltung
- Vertrieb
- Logistik etc.
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Haupt-, Neben- und Hilfskostenstellen
Bei den obigen Beispielen handelt es sich um sogenannte Hauptkostenstellen eines Betriebs. Um aussagekräftige Zahlen zu erhalten, gliedern viele Unternehmen die Kostenstellen noch weiter auf. Es werden Nebenkostenstellen eingerichtet, die die Gewinn-und-Verlust-Rechnung eines Unternehmens noch transparenter machen. Beispiele für Nebenkostenstellen sind:
- Personalkosten einzelner Abteilungen
- Energiekosten
- Kosten für Marketing und Werbung
- Büromaterial etc.
Nebenkostenstellen werden auch als Hilfskostenstellen oder Vorkostenstellen bezeichnet. Die Gliederung in Haupt- und Nebenkostenstellen lässt sich mit einem praktischen Beispiel erläutern:
In der Einkaufsabteilung eines Großhändlers werden Waren von verschiedenen Herstellern bestellt, die anschließend eingelagert und weiterverkauft werden. Jeden Monat bestellen die Einkäufer Ware für 500.000 Euro. Dieser Wareneinsatz wird auf die Hauptkostenstelle Einkauf verbucht.
Gleichzeitig beziehen diese Einkaufssachbearbeiter für ihre tägliche Arbeit Löhne und Gehälter. Zudem benötigen sie Büromaterial und verbrauchen bei ihrer Arbeit Strom. Diese Ausgaben werden auf den verschiedenen Nebenkostenstellen verbucht.
In der Logistik sieht es ganz ähnlich aus. Die Lagerhaltung der bestellten Produkte kostet Geld – z. B. die Miete für Lagerräume sowie Instandhaltungskosten, Energiekosten, Versicherungsbeiträge. Auch die Versandkosten werden auf einer Nebenkostenstelle erfasst. Dank solchermaßen aufgeschlüsselter Buchhaltung ist es möglich, die Kosten für einzelne Unternehmensbereiche genau zu bestimmen.
Die einzelnen Haupt- und Nebenkostenstellen eines Unternehmens werden im Controlling in Kostenstellenplänen erfasst. Jede Kostenstelle erhält in der Buchhaltung eine definierte Identifikation – meist eine Nummer. Eingehende Rechnungen über Materialverbrauch, Portokosten, aber auch Personalkosten können so eindeutig gebucht werden.
Die Verantwortlichen der verschiedenen Kostenstellen – z. B. die Abteilungsleitung Einkauf – können so die entstehenden Kosten im Vorfeld budgetieren. Dank aussagekräftiger Kostenstellenrechnung werden die Ausgabebudgets für einzelne Unternehmensbereiche bereits zum Jahresanfang festgelegt. Somit ist sichergestellt, dass die Kosten für einzelne Abteilungen nicht aus dem Ruder laufen. Dank Kostenstellenrechnungen können Betriebe wirtschaftlich arbeiten und ihre Ausgaben besser planen.
