Spesenabrechnung

Spesenabrechnung: Alles Wichtige zusammengefasst

Als Teil der Geschäftswelt sind Mitarbeiter häufig auf Reisen, um Konferenzen zu besuchen, Kunden vor Ort zu betreuen oder neue Geschäftsmöglichkeiten zu erschließen. Dabei fallen in den allermeisten Fällen auch finanzielle Auslagen an, weshalb die Beschäftigten im Anschluss an die Geschäftsreise eine detaillierte Spesenabrechnung einreichen. Die privat vorgestreckten Kosten werden damit über das Unternehmen abgerechnet.

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Spesenabrechnung ist, wer sie einreichen kann und welche Spesenarten es gibt. Anschließend gehen wir darauf ein, wie eine Spesenabrechnung aussieht und funktioniert, welche Besonderheiten zu beachten sind und ob Spesen überhaupt erstattet werden müssen.

Überblick

Definition: Was ist eine Spesenabrechnung?

Eine Spesenabrechnung ist ein Instrument, mit dem Mitarbeiter die notwendigen Ausgaben, die ihnen im Zusammenhang mit ihrer Geschäftsreise entstanden sind, dokumentieren und zur Erstattung beim Arbeitgeber einreichen. Auf diese Weise können die zuständigen Buchhaltungs- oder Finanzabteilungen die privaten Vorauszahlungen der Beschäftigten ausgleichen. Durch diese Praxis soll gewährleistet werden, dass die Arbeitnehmer die Kosten der Geschäftsreise nicht selbst tragen müssen, zumal die Geschäftsreise in der Regel auf Weisung des Unternehmens stattgefunden hat.

Für Unternehmen sind Spesenabrechnungen hingegen ein wichtiges Tool, um die Geschäftsausgaben zu kontrollieren, Budgets transparent zu verwalten und Steuern korrekt zu behandeln.

Dabei zu beachten ist, dass in den eingereichten Spesenabrechnungen nur die direkt mit der geschäftlichen Tätigkeit zusammenhängenden Kosten geltend gemacht werden können. Private Aktivitäten wie etwa ein Kinobesuch sind nicht davon abgedeckt und daher nicht erstattbar. Vielmehr umfassen Spesen typischerweise Ausgaben wie Transport, Unterkunft, Verpflegung und andere mit der Dienstreise verbundenen Notwendigkeiten.

Wer kann Spesen abrechnen?

Normalerweise denkt man bei einer Spesenabrechnung direkt an die angestellten Mitarbeiter eines Unternehmens, die im Auftrag ihres Arbeitgebers reisen oder geschäftliche Ausgaben tätigen. In der Tat sind es häufig Vertreter/Außendienstmitarbeiter, Führungskräfte oder Mitarbeiter, die berechtigte Geschäftsreisen unternommen haben, die eine Spesenabrechnung bzw. eine Reisekostenabrechnung einreichen.

Dennoch können auch Selbstständige und Freiberufler eine Spesenabrechnung erstellen und so die mit ihrem eigenen Geld bezahlten Ausgaben zurückfordern. Oftmals erfassen diese ihre Spesen jedoch als betriebliche Ausgaben und rechnen diese in der Steuererklärung als Werbungskosten ab. Selbst wenn diese Personengruppen ihre Ausgaben aus eigener Tasche zahlen, ist dies wichtig, diese Ausgaben transparent zu dokumentieren, um dem Finanzamt gegenüber darlegen zu können, wofür das Geld ausgegeben wurde.

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Welche Spesenausgaben gibt es?

Mit einer Spesenabrechnung listen die unterwegs gewesenen Mitarbeiter detailliert auf, welche Kosten ihnen im Zuge der Geschäftsreise entstanden sind. In der Regel unterscheidet man dabei zwischen vier Ausgabenbereichen: Beförderung, Verpflegung, Unterkunft und sonstige Kosten.

Im Folgenden lernen Sie, welche Ausgaben zu den jeweiligen Spesenkategorien gehören und welche Kostenarten und Pauschalen dabei zu berücksichtigen sind:

Beförderung

Die Beförderungs- und Fahrtkosten sind ein wesentlicher Bestandteil der Spesenabrechnung. Die Einzelkosten umfassen sämtliche Aufwendungen für die während der geschäftlichen Aktivitäten genutzten Transportmittel, um vom Startpunkt zum jeweiligen Ziel zu gelangen. Dazu gehören beispielsweise Flugtickets, Bahn-, Bus- und Taxikosten sowie Ausgaben im Rahmen einer Mietwagenanmietung. Man spricht hierbei auch gerne von Fahrtkosten.

Zu beachten sind in diesem Zusammenhang Fahrten mit einem Firmenwagen und dem privaten PKW. Das Firmenauto gehört bereits dem Unternehmen, weshalb diese Kosten nicht in der Spesenabrechnung auftauchen. Unvorhergesehene Reparaturkosten können jedoch geltend gemacht werden, sofern keine Firmenkreditkarte vorhanden ist oder der Arbeitgeber die Reparatur nicht direkt selbst übernimmt.

Fahrten mit dem Privat-PKW müssen bspw. über ein Fahrtenbuch genau dokumentiert und mit Belegen nachgewiesen werden, um sie erstattet zu bekommen. Alternativ kann auch die Kilometerpauschale mit 30 Cent pro gefahrenem Kilometer angesetzt werden. Der getankte Sprit ist jedoch in beiden Fällen eine berechtigte Spesenausgabe und damit erstattbar.

Unterkunft

Bei mehrtägigen Geschäftsreisen ist ein weiterer großer Block der Spesenabrechnung die Unterbringung der Mitarbeiter. Dazu gehören die Kosten für ein Hotel, ein Airbnb, eine Pension oder eine Mietwohnung. Die Kosten dafür sind generell in voller Höhe zu erstatten.

Dennoch sollte darauf geachtet werden, dass etwaige Frühstückskosten, sofern ein Frühstück in Anspruch genommen wird, auf der Hotelrechnung separat ausgewiesen werden. Ist dies nicht der Fall, muss der zu erstattende Betrag pauschal um 20 % verringert und dem Verpflegungsmehraufwand zugerechnet werden.

Verpflegung vor Ort

Bei der Verpflegung geht es um klassische Ausgaben für Speisen und Getränke während einer dienstlichen Abwesenheit inklusive dem An- und Abreisetag. Um allen Beteiligten die Abrechnung leichter zu machen, wurden sogenannte Verpflegungspauschalen eingeführt. Diese sehen wie folgt aus:

• Reisedauer unter 8 Stunden: kein Verpflegungsmehraufwand
• Reisedauer zwischen 8 und 24 Stunden: 14 Euro
• Reisedauer über 24 Stunden: 28 Euro pro Tag

Hinweis: An- und Abreisetage werden ebenfalls mit der kleinen Spesenpauschale von 14 Euro pro Tag vergütet.

Sonstige Spesen

Neben diesen offensichtlichen Ausgaben fallen bei Geschäftsreisen jedoch häufig auch viele kleinere Ausgaben an. Alles, was nicht den drei genannten Kategorien zuzuordnen ist, wird in der Spesenabrechnung dieser Kostenart zugeschlagen.

Zu diesen Ausgaben können die Beschaffung von notwendigen Arbeitsmaterialien, Telefonanrufe, Internetgebühren (bspw. im Hotel), Portokosten für den Versand wichtiger Dokumente und Pakete sowie Park- und Toilettengebühren gehören. Doch auch Eintritte zu Konferenzen und Messen werden hier einkategorisiert. Damit die Beträge erstattbar sind, müssen hier ebenfalls Belege, Quittungen oder Rechnungen zusammen mit der Spesenabrechnung vorgelegt werden.

Wie funktioniert eine Spesenabrechnung?

Um das Konzept der Spesenabrechnung übersichtlicher dazustellen, haben wir nachfolgend ein Beispiel vorbereitet.

Beispiel einer Spesenabrechnung:

Die Mitarbeiterin ist von Dienstag bis Donnerstag für ihren Arbeitgeber auf einer Messe in Berlin unterwegs. Das Zugticket zum Veranstaltungsort und wieder zurück kostet sie 68 Euro, die Übernachtung in einem Hotel für zwei Nächte 300 Euro und der Messeintritt 90 Euro. Ihre Verpflegung hat sie selbst bezahlt.

Daraus ergibt sich folgende Spesenabrechnung:

Bei dieser Geschäftsreise können somit Ausgaben in Höhe von 514 Euro in der Spesenabrechnung geltend gemacht werden.

Besonderheiten

Bei einer Spesenabrechnung gibt es jedoch auch ein paar wichtige Punkte zu beachten:

• Die oben genannten Verpflegungspauschalen gelten nur für das Inland. Für betrieblich und beruflich veranlasste Auslandsreisen müssen die für das jeweilige Land festgelegten Pauschalen berücksichtigt werden. Dazu hat das Bundesfinanzministerium eine entsprechende Tabelle veröffentlicht.
• Angestellte müssen eine vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Unterkunft nutzen und können dann nicht eigenständig ein Hotel buchen. Übernachtungen bei Freunden oder der Familie können pauschal mit 20 Euro abgerechnet werden.
• Firmenkantinen müssen gegenüber anderen Essensmöglichkeiten bevorzugt werden.
• Die Kürzungen für Mittag- und Abendessen betragen jeweils 11,20 Euro (40 %), während es beim Frühstück nur 5,60 Euro (20 %) sind.

Spesen und Steuern

Wenn der Arbeitgeber die Spesenabrechnung erstattet, dann ist diese Erstattung für den Arbeitnehmer steuerfrei. Schließlich wurden die Ausgaben mit dem bereits versteuerten Einkommen ausgelegt. Nichtsdestotrotz sollte die Spesenabrechnung der Steuererklärung beigelegt werden.

Sollte der Arbeitgeber die Reisekostenabrechnung jedoch nicht übernehmen, können betroffene Beschäftigte die Auslagen in ihrer Steuererklärung geltend machen. Dies geschieht dann bei den Werbungskosten. Auch hier empfiehlt es sich, jede Reise lückenlos zu dokumentieren.

Müssen Spesen erstattet werden?

Mitarbeiter, die ihre Spesen erstattet haben möchten, sind dazu verpflichtet, eine korrekte, lückenlose und vollständige Spesenabrechnung einzureichen. Versäumen die Beschäftigten es jedoch, diesen Schritt zu unternehmen, muss der Arbeitgeber die privat getragenen Kosten nicht erstatten.

Im Umkehrschluss heißt das aber auch, dass sobald ein Beschäftigter eine ordnungsgemäße Reisekosten- bzw. Spesenabrechnung innerhalb der gesetzlichen Frist von drei Jahren einreicht, das Unternehmen durch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) dazu verpflichtet ist, die geltend gemachten Ausgaben zu erstatten. Zwar kann die Frist in den Reiserichtlinien des Unternehmens verkürzt werden, die Mindestfrist beträgt jedoch drei Monate.

Hinweis: Eine Spesenabrechnung mit zu hohen/falschen Beträgen, mit denen sich der Mitarbeiter am Unternehmen bereichern will, ist ein Grund für eine fristlose Kündigung.

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