Mit einer Tasse Kaffee zum Meeting nach Brasilien

Arbeiten in der digitalen Welt heißt, Daten über Internetverbindungen auf riesigen externen Servern abzulegen. Also in die „Cloud“ auszulagern, wie es inzwischen allgemein gängig verstanden wird. Mit den Sicherheitsbedürfnissen und -bedenken haben wir uns eingehend bereits hier im Blog beschäftigt. Darüber hinaus bietet die Wolke viele Annehmlichkeiten, denn sie macht Sie mobil und entschlackt Ihr Büro. Egal wo Sie sind, Sie haben überall Zugriff auf Ihre Daten – per Laptop, Smartphone oder Tablet. Gleichzeitig bietet die Cloud Ihnen ungeahnte Möglichkeiten der Arbeitserleichterung. Beinahe täglich kommen raffinierte und clevere Cloud-Dienste hinzu, die es Ihnen ermöglichen, sich auf Ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren und lästige Pflichtaufgaben ins Netz zu verlagern.

Was mit der Cloud alles möglich ist: 5 Punkte, die überzeugen

• Daten speichern – in unbegrenzter Größe

In der Cloud lassen sich problemlos größte Mengen an Daten speichern, was die eigenen Unternehmens-Computer enorm entlastet. Kollegen überall auf der Welt können zeitgleich mit den Clouddaten arbeiten und Datenpakete in Sekundenschnelle über die Cloud austauschen. Sehr nützlich: Die Clouddaten werden in der Wolke synchronisiert, so dass alle Nutzer stets auf dem gleichen Stand sind. Auch bei Kundenterminen o.ä. müssen Sie Ihre sensiblen Geschäftsdaten nicht überall mit hinnehmen. Und bei Verlust oder Diebstahl Ihres Notebooks oder Handys sind die Daten nicht verloren – der Cloud sei Dank.

Wie gut das System funktioniert, macht der Streamingdienst Netflix vor. Seit Anfang 2016 kommt der Online-Filmverleih ohne eigenes Rechenzentrum aus. Netflix operiert komplett in der Cloud und hat sämtliche Geschäftsprozesse dorthin übertragen. Fast an jedem Ort der Welt können Nutzer bei Netflix Filme und Fernsehsendungen abrufen, die in der Cloud gelagert und per Internet zur Verfügung gestellt werden. Das ist Datenspeicherung in einem Ausmaß, der bis zum Einsatz von Cloud-Diensten nicht denkbar war.

• Mit Kollegen virtuell Kaffee trinken

Sich mal eben mit den Experten in Brasilien zusammensetzen? Schnell den neuen Mitarbeiter am Standort in Hongkong kennenlernen? Die Cloud macht es möglich. Per Videokonferenz können Kollegen an verschiedenen Standorten miteinander von Angesicht zu Angesicht in Kontakt treten. Clouds wickeln die gesamte Kommunikation über das Internet ab. Das Voice over IP-System (VoIP) – also die Internet-Telefonie – funktioniert auch für Gruppenkonferenzen, SMS, Ereignislisten, Voicemail, Anrufmitschnitte und sogar die guten alten Faxe.

Welche Vorteile die Cloud-Kommunikation hat, verspüren beispielsweise Einzelhändler mit Filialen an mehreren Standorten. Eine cloudbasierte Telefonplattform sorgt dafür, dass Kunden unter der immer gleichen Servicenummer verlässlich auf einen Ansprechpartner treffen. Sie ändert sich auch bei Umzügen nicht. Und neue Filialen steigen direkt in die vorhandene Cloudkommunikation ein und müssen nicht aufwendig eigene Telefonanlagen aufbauen.

• Finanzen regeln – Buchhaltung erledigen

Ohne zuverlässige Buchhaltung geht es nicht. Doch die Zeit, die Unternehmer damit verbringen, würden viele lieber in spannende Zukunftsprojekte oder dringende Businessbelange stecken. Buchhaltungslösungen aus der Cloud übernehmen die zeitraubenden Aufgaben: Sie sind patente Alleskönner. Sie stellen Rechnungen, verschicken Angebote, schreiben Mahnungen, erfassen Belege, berechnen Steuern und regeln Finanzen.

Doch in der Cloud steckt beim Thema Buchhaltung noch viel mehr. Wer kluge Lösungen nutzt, wird ständig über wichtige Änderungen beim Datenschutz, beim Steuer- und Arbeitsrecht auf dem Laufenden gehalten. So besteht nicht die Gefahr, wichtige Gesetzesänderungen zu verpassen und dadurch in Schwierigkeiten zu geraten. Arbeitslast lässt sich zudem über die Online-Zusammenarbeit verteilen und regelmäßig Finanzdaten übergreifend aktualisieren. Das erleichtert den Verwaltungsaufwand in Spitzenzeiten, bspw. bei der Erstellung der Steuererklärung.

• IT-Systeme auf neuestem Stand halten

Was für Gesetze gilt, hat auch beim Thema IT seine Berechtigung: Dem Sturm der zahllosen Neuerungen Stand zu halten und bei allen technischen Entwicklungen immer up to date zu sein, ist für jedes Unternehmen schwierig. Hilfe kommt aus der Cloud. IT-Lösungen aus der Wolke halten die eigene Software auf dem neuesten Stand, sorgen für regelmäßige Sicherheits-Updates und aktualisieren Programme und Apps automatisch – ganz ohne Ihr Zutun. Und wenn es doch mal hakt, muss nicht die hauseigene IT auf mühsame Spurensuche gehen, sondern die IT-Experten des Cloud-Dienstes – die im besten Fall rund um die Uhr erreichbar sind.

• Wieder Zeit für Freizeit

Die Cloud verändert die Arbeitsweisen in Unternehmen. Smartphone und Co. werden zu vollwertigen Arbeitsplätzen, ganz ohne Büro. Egal wo, Sie können Ihre Daten produktiv managen und behalten jederzeit die dringend benötigte Übersicht. Zeitverschwendung ist mit der Cloud ein Wort von gestern – durch deutlich gesteigerte Effizienz holen Sie sich die Zeit für Freizeit zurück. Es profitiert also nicht nur das Unternehmen, sondern auch das Familienleben der Mitarbeiter.