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Neue Regelung zur Ver­jährung und dem Verfall von Urlaubs­ansprüchen

HR-Management und Payroll

Neue Regelung zur Ver­jährung und dem Verfall von Urlaubs­ansprüchen

Der Verfall sowie die Verjährung von Urlaubsansprüchen können für Sie, als Arbeitgeber, finanziell erhebliche Auswirkungen haben. Denn das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 20. Dezember 2022 zwei Grundsatzurteile erlassen, die möglicherweise auch für Arbeitgeber einen dringenden Handlungsbedarf erfordern.

Rechtslage davor – der Grundsatz

Beginnen wir von vorne: Um irgendwann einen Rechtsabschluss und eine Rechtssicherheit zu gewährleisten, gibt es im Recht das Prinzip der Verjährung. Die Verjährung folgt dem Prinzip: „Irgendwann muss einmal Ruhe herrschen“.  Insbesondere bei Ansprüchen muss irgendwann feststehen, dass diese nicht mehr geltend gemacht werden können.

Verfällt jedoch ein Anspruch, hilft auch die Verjährung nichts mehr. Ein Verfallen oder auch Erlöschen des Anspruchs entsteht durch verschiedene Gründe, man spricht in diesem Fall von der Einrede der Verjährung. Ein Erlöschen kann beispielsweise dadurch eintreten, dass:

  • der Anspruch erfüllt wird,
  • der Schuldner nicht im Stande ist, den Anspruch zu erfüllen (Unmöglichkeit),
  • im Gesetz eine Regelung zutrifft usw.

Das Arbeitsrecht, bedient sich bekanntlich unterschiedlicher Gesetze. Aus diesem Grund sind auch die allgemeinen Regelungen der Verjährung aus dem BGB für den Urlaubsanspruch maßgebend, §214 (1), §195, §194 (1) BGB. Die Verjährungsfrist des Urlaubsanspruches für den Mindesturlaub beträgt demnach drei Jahre. Der Beginn der Verjährungsfrist regelt sich in §199 (1) BGB.

In §7 (3) BurlG wird wiederum das Erlöschen des Urlaubsanspruchs geregelt. Der Urlaubsanspruch erlischt durch:

  • Erfüllung durch Inanspruchnahme des Urlaubs,
  • Abgeltung,
  • Ende der Befristung, bis wann der Urlaub in Anspruch genommen werden muss.

Diese Frist beträgt bis zu drei Monate des folgenden Kalenderjahres, in dem der Urlaub gewährt wurde. Jedoch mit einer großen Ausnahme. Das Ganze gilt nur ab dem Zeitpunkt, ab dem Sie, als Arbeitgeber, den Arbeitnehmer deutlich und rechtzeitig darüber informieren, dass der Urlaub verfallen wird, sofern er ihn nicht nimmt gemäß BAG Urteil 19.2.2019 – 9 AZR 541/1.

Ist der Arbeitnehmer gesundheitlich an der Wahrnehmung seines Urlaubs gehindert, erlischt der Urlaubsanspruch erst 15 Monate nach dem Urlaubsjahr gemäß BAG vom 7.8.2012 – 9 AZR 343/10.

Urteile

Nach der Einleitung sind Sie nun fit für die beiden aktuellen Urteile des BAG:

Wann erlöschen Urlaubsansprüche?
Urteil vom 22. Dezember 2022, Az.9 AZR 245/19

Der beklagte Arbeitgeber hatte einen anerkannten schwerbehinderten Frachtfahrer in seiner Flughafengesellschaft beschäftigt. Von Dezember 2014 bis mindestens August 2019 konnte der Frachtfahrer wegen voller Erwerbsminderung aus gesundheitlichen Gründen seine Arbeitsleistung nicht erbringen. In der Folge konnte er somit auch seinen Urlaub nicht nehmen. Der Frachtfahrer wollte mit seiner Klage den Resturlaub aus 2014 geltend machen.

Spätestens seit dem vorherigen Absatz wissen wir nun, es gilt aufgrund der Erkrankung des Arbeitnehmers eine 15-monatige Frist, bis der Urlaub in diesem Fall verfallen würde. Der Resturlaub aus dem Jahre 2014 wäre somit erloschen gewesen.

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In seiner Urteilsfindung hat der BAG die Rechtsprechung der angesprochenen 15-monatigen Frist weiterentwickelt. Der BGH unterschied dabei, ob nun der Arbeitgeber entweder durchgehend seit Beginn des Urlaubsjahres 2014 bereits komplett bis zum zweiten auf das Urlaubsjahr folgenden Kalenderjahres 2016 aus gesundheitlichen Gründen gehindert war, seinen Urlaub anzutreten oder nicht.

Glück für den Arbeitnehmer, denn er hat noch bis November 2014 seine Arbeit verrichtet. So blieb ihm sein Urlaubsanspruch erhalten.

Wichtig für Sie, als Arbeitgeber:

Der BAG begründet sein Urteil mit der Mitwirkungsobliegenheit. In diesem Fall ist es die Mitwirkung, die Ihnen als Arbeitgeber obliegt, den Arbeitgeber ausreichend über seinen Urlaubsanspruch und den Verfall zu informieren. Die entscheidende Frage ist damit: Wann begründet sich diese Pflicht für Sie als Arbeitgeber und wann nicht?

Der BAG sagt Folgendes:

Als Arbeitgeber müssen Sie den Arbeitnehmer im Urlaubsjahr über seinen Urlaubsanspruch und Verfall informieren. Erst dann läuft die Frist zum Verfall des Urlaubs.

Ist Ihr Arbeitnehmer jedoch von Beginn an im Urlaubsjahr krank, können Sie dieser Pflicht nicht nachkommen – und diese kann auch nicht gegen Sie gelten. Warum? Weil es Ihnen dann nicht möglich ist, diese zu erfüllen.

Wann verjähren Urlaubsansprüche?
Urteil vom 20. Dezember 2022, 9 AZR 266/20

In diesem Urteil war die Klägerin von November 1996 bis einschließlich Juli 2017 eine Steuerfachangestellte und Bilanzbuchhalterin des beklagten Arbeitgebers gewesen. Der Arbeitgeber zahlte ihr zur Abgeltung des Resturlaubs am Ende ihres Arbeitsverhältnisses 14 Tage Urlaub aus. Die Klägerin hingegen hatte jedoch eine Auszahlung des Resturlaubs von 101 Tagen zur Abgeltung gefordert, da sie die Verjährung der Urlaubsjahre nicht anerkannte.

Dreh- und Angelpunkt der Entscheidung des BAG ist also die 3-jährige Verjährung des Urlaubsanspruchs der Klägerin gewesen. Noch bedeutender in diesem Fall war die Frage, wann die Verjährungsfrist begann.

Wichtig für Sie, als Arbeitgeber:

Der BAG entschied, dass die Verjährungsfrist mit Schluss des Jahres beginnt, in dem der Arbeitgeber den Arbeitnehmer über seinen konkreten Urlaubsanspruch und seine Verfallsfristen belehrt und der Arbeitnehmer trotz Belehrung aus freien Stücken seinen Urlaub nicht genommen hat. Das alles in Auslegung des oben erwähnten §199 (1) BGB, der den Beginn der Verjährung regelt.

Dreimal dürfen Sie jetzt raten, was passierte. Richtig! – Der Arbeitgeber hatte versäumt, seine Angestellte darüber zu informieren. De facto konnte der größte Teil des Urlaubs nicht verjähren, und die Klägerin konnte noch ihren Anspruch erheben. Der Klägerin wurden noch weitere 76 Tage Urlaubsanspruch zugesprochen.

Der BAG spricht von der Erfüllung von Aufforderungs- und Hinweisobliegenheiten. Sind diese nicht erfüllt, kann der Arbeitnehmer gar nicht in die Lage versetzt werden, seinen Urlaub zu nehmen, mangels Kenntnis des Arbeitnehmers.

Orientierungspunkt für diese Entscheidung ist der EUGH. Ziel des EUGH ist es, dass Rechtssicherheit für den Arbeitnehmer gewährleistet werden muss. Denn die Gesundheit des Arbeitnehmers gilt es durch die Inanspruchnahme seines Urlaubs zu schützen. Damit liegt die Plicht bei Ihnen, als Arbeitgeber! Diese Sicherheit steht vor der eigentlichen Regelung der Verjährung im BGB.

Bei der für Sie als Arbeitgeber nachteiligen Entscheidung, gibt es jedoch zwei abmildernde Punkte, die Sie auf jeden Fall beachten sollten:

  1. Die Frist können Sie jederzeit in Gang setzen, da Sie die Belehrung an Ihren Arbeitnehmer nachholen können.
  2. Endet das Arbeitsverhältnis, beginnt die Verjährungsfrist für den Urlaubsanspruch am Ende des Kalenderjahres nach dem Ausscheiden automatisch.

Die Rechtsprechung richtet sich mittlerweile nach der des EUGH, so ist es nicht verwunderlich, dass nun auch dieses Grundsatzurteil gesprochen wurde.

Handeln Sie kurzfristig!

Da der Arbeitnehmer rechtzeitig informiert werden muss, damit Sie Ihre Obliegenheitspflichten erfüllen, sind folgende Handlungen zu empfehlen:

  • Infomieren Sie jetzt Ihre Arbeitnehmer einzeln für 2023 und am Anfang jeden Urlaubsjahres über:  
    • den konkreten Urlaubsanspruch,
    • die Verfallsfristen und
    • die Verjährung.
  • Informieren Sie schriftlich, um einen Nachweis zu führen.
  • Prüfen Sie, ob Sie Fristversäumnisse der Vorjahre nachholen müssen.

Haben Sie eine eine gute Personalsoftware, können Sie sich alle Angaben zum Resturlaub schnell und problemlos aus dem System holen.