Mitarbeiter von Anfang an begeistern: Onboarding in 5 Schritten

Fachkräftemangel und demografischer Wandel verlangen Unternehmen bei der Suche nach qualifizierten Mitarbeitern viel ab. Ist ein neuer Kollege gefunden, muss er auch „bei der Stange“ gehalten werden. Sonst besteht die Gefahr, dass es sich der zukünftige Mitarbeiter vielleicht noch einmal anders überlegt. Denn gute Fachkräfte sind heutzutage enorm umworben. Ein gezieltes und gut vorbereitetes Onboarding schafft dafür die Basis.

Onboarding: Mitarbeiterbindung vom ersten Tag an

Vertragsunterzeichnung und dann lange nichts – viele Bewerber machen diese Erfahrung. Kommt dann noch ein erster Arbeitstag dazu, an dem im Unternehmen niemand auf den neuen Kollegen vorbereitet ist, stehen die Vorzeichen für eine längerfristige Beziehung eher schlecht. So führt ein chaotischer, unorganisierter Arbeitsstart laut Human Capital Institut dazu, dass 15 Prozent der Neuankömmlinge bereits am ersten Arbeitstag an eine Kündigung denken. 77 Prozent aller neuen Mitarbeiter gehen an ihrem ersten Arbeitstag früher nach Hause, weil die Firma nicht entsprechend vorbereitet war.

Schritt für Schritt neue Mitarbeiter an Bord holen

Mit einer optimalen Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiters in Strukturen, Prozesse, Instrumente und die Kultur des Unternehmens lassen sich dagegen beste Voraussetzungen für eine langfristige Zusammenarbeit schaffen. Dabei gilt: Je früher Neulinge Kompetenzen übertragen bekommen und Verantwortung übernehmen können, umso besser. Trotzdem empfiehlt es sich, neue Mitarbeiter nicht sofort ins kalte Wasser zu werfen, sondern sie Stück für Stück „an Bord“ zu holen – und zwar in folgenden fünf Schritten:

Schritt 1: Kennenlernen

War die Entscheidung wirklich richtig? Gerade vor dem ersten Arbeitstag bekommen viele neu angeworbene Mitarbeiter kalte Füße. Fehlt dann der Kontakt zum zukünftigen Arbeitgeber, springen manche aufgrund ihrer Zweifel auch wieder ab – trotz Vertrag. Deshalb sollten Sie von Anfang an regelmäßig Kontakt zum Bewerber halten, z.B. durch die Zusendung weiterer Unterlagen, Benennung erster Ansprechpartner, einer Agenda für den ersten Arbeitstag.

Schritt 2: Vorbereitung erster Arbeitstag

Arbeitsplatz vorbereiten, Einarbeitungsplan erstellen, Gesprächstermine festlegen – mit den Vorbereitungen für den ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters sollten Sie spätestens einen Monat vor dem Termin anfangen. Vergessen Sie nicht, direkte zukünftige Kollegen einzubinden und zu informieren und ggf. einen Paten bzw. Coach für die Einarbeitungsphase festzulegen.

Schritt 3: Erster Arbeitstag

Zu einem gelungenen Einstand gehört die Begrüßung durch den Vorgesetzten ebenso wie die Vorstellung der Kollegen. Findet zudem gleich am ersten Tag ein ausführliches Mitarbeitergespräch statt, wissen beide Seiten direkt, woran sie sind. Last but not least freut sich garantiert jeder neue Kollege über ein Onboarding-Paket mit Einarbeitungsplan und persönlichen Unterlagen, Mitarbeiter-Tasse, Schlüsselanhänger, Notizbuch und Firmenkugelschreiber und Visitenkarten.

Schritt 4: Einarbeitung

In den ersten drei Monaten lernt der neue Mitarbeiter Prozesse, Arbeitsabläufe und das soziale Umfeld seines Arbeitgebers Stück für Stück kennen. Vergessen Sie in dieser Phase nicht, regelmäßig Feedback- bzw. Zwischengespräche durchzuführen. Nur so finden Sie heraus, ob es irgendwo hakt und können Hürden frühzeitig aus dem Weg räumen.

Schritt 5: Integration

Nach einem halben Jahr ist der neue Mitarbeiter richtig „angekommen“. Abläufe, Prozesse und fachspezifische Themen sind ihm vertraut. Zum Abschluss des Onboardings gehört unbedingt ein Feedbackgespräch.

HR-Fokus Mitarbeiter-Lebenszyklus

Die Customer Experience bestimmt über Loyalität und Zufriedenheit von Kunden. Gleiches gilt für die Mitarbeitererlebnisse. Und die sind im Kampf um gute Fachkräfte heute entscheidend. So individuell wie die Kunden sind auch Ihre Mitarbeiter. Das Konzept des „Mitarbeiter-Lebenszyklus“ ebnet als konsequente Personalisierung des Personalmanagements den Weg zu positiven Mitarbeitererlebnissen. Wir stellen das Konzept in unserem HR-Fokus vor und beleuchten verschiedene HR Aufgaben unter diesem Gesichtspunkt.

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