Reaktionen in Echtzeit: Wie die Digitalisierung den Einkauf verändert

Serie „Digitalisierung im Unternehmen“ Teil 4:

„Das Internet der Dinge bietet dem Einkauf enorme Chancen. Er kann als zentrale Schnittstelle zu internen und externen Partnern in der Wertschöpfungskette Industrie 4.0 den Weg ebnen“, meint Prof. Dr. Michael Henke, Leiter des Fraunhofer-Instituts für Materialfluss und Logistik IML. Denn ohne digitales Procurement und ohne Optimierung der Lieferkette werde die vierte industrielle Revolution in Deutschland nicht stattfinden.

Schon heute ist es möglich, den gesamten Beschaffungsprozess zu automatisieren. Daten zu Qualitätskontrolle, Bedarfserfassung und Preisgestaltung werden digitalisiert, vernetzt und effizient genutzt. Erst die Digitalisierung der operativen Einkaufs-Prozesse schafft die Voraussetzung, künftig in Echtzeit agieren zu können mithilfe einer Einkaufssoftware. Dabei spielt mehr als in anderen Geschäftsbereichen die externe Vernetzung gerade im Einkauf eine besondere Rolle. Der schnelle Informationsaustausch und Datenabgleich mit Lieferanten und Geschäftspartnern gewährleisten, dass relevante Nachrichten sofort übermittelt werden und an der richtigen, entscheidenden Stelle im Unternehmen ankommen. Damit verbunden ist ein klarer Wettbewerbsvorteil, den Sie nutzen sollten. Beispielsweise, um so früh wie möglich Preistrends zu erkennen. Mit diesem Wissen fällt es wesentlich leichter, den geeigneten Zeitpunkt für einen Einkauf einzuschätzen.

So zeitaufwendig ist analog

Fortschrittliche Technologien und E-Lösungen übernehmen viele Abläufe in Einkauf und Beschaffung . Trotzdem gehört das Arbeiten nach klassischen, analogen Methoden bei vielen Unternehmen noch zum alltäglichen Standard. Die Bestellungen erfolgen via Fax, Telefon oder E-Mail – manchmal auch direkt vor Ort im Geschäft. Wareneingänge werden zumeist auf Papier dokumentiert.

Praktisch könnte das so aussehen: Ihr Mitarbeiter erhält vom System einen Bestellvorschlag, den er über die SCM-Anbindung bei seinem Lieferanten platziert. Sobald der LKW mit der bestellten Ware eintrifft, muss der Sachbearbeiter die Ladung kontrollieren, manuell scannen und einbuchen. Vorgänge, die gewöhnlich auf analogem Wege erledigt werden. Dies gilt auch, wenn die Bestellung eines Kunden beispielsweise per Fax auf Ihren Schreibtisch kommt. Stattdessen wird erst einmal ins Lager gelaufen, um festzustellen, ob die gewünschte Ware vorrätig ist, bevor Sie den Auftrag ins System tippen und bearbeiten.

Dieser ganz normale Praxisfall zeigt, wie zeitraubend und aufwendig analoge Arbeitsweisen sind. Dabei geht es viel schneller, komfortabler und kostengünstiger.

Unterstützung durch ein starkes Programm

Mit der passenden ERP-Software behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Einkäufe und haben jederzeit den aktuellen Stand der Dinge in der Auftragsbearbeitung, im Bestellwesen und in der Lagerwirtschaft im Blick. Routineabläufe wie Artikeldispositionen, das Erstellen von Bestellvorschlägen und Preisanfragen, aber auch Buchungen von Lagerbeständen, Zugängen und Entnahmen erledigt das Programm automatisch. Darüber hinaus werden Sie über die aktuellen und disponierten Bestände informiert und erhalten konfigurierbar Belege für Ein- und Verkäufe. Ein- und Ausgangsbücher für Waren und Rechnungen zählen ebenfalls zu den nützlichen Softwarefunktionen.

Sie werden bald feststellen: Intelligente Anwendungslösungen auf digitaler Basis machen den Arbeitsalltag spürbar leichter und rationeller. Das beginnt mit der automatisierten Generierung von Bestellvorschlägen über die automatische Platzierung beim Zulieferer bis hin zur automatischen Übermittlung sämtlicher Belege von Kunden und Lieferanten über EDI. So lässt sich der gesamte Bestellvorgang automatisieren und elektronisch abwickeln.

Einkaufssoftware: So haben Sie stets die richtigen Mengen parat

Der Einkäufer vor neuen Herausforderungen

Fazit: Der digitale Fortschrift macht den Einkauf leistungsfähiger und entlastet Ihre Mitarbeiter. Aber: Experten prognostizieren, dass in 15 bis 20 Jahren die Hälfte der Arbeit automatisiert ist. Befürworter dieser Entwicklung argumentieren, dass den Menschen damit mehr Freiräume für Kreativität und persönliche Qualifizierung bleiben. Viele stellen sich jedoch die bange Frage: Was wird aus meinem Job, wenn mir der Computer noch mehr Arbeit abnimmt?

Auf den Einkäufer von morgen werden neue Herausforderungen zukommen. Seine Aufgabe besteht dann darin, Prozesse strategisch zu planen und zu kontrollieren. Falls erforderlich, muss er auch in die Abläufe eingreifen, um Fehlentwicklungen zu vermeiden. Mit dieser neuen Funktion eines digitalen Schnittstellen-Managers sowohl nach innen als auch nach außen wächst der Stellenwert Ihres Mitarbeiters im Einkauf beachtlich. Eines steht aber bereits heute fest: Digitalisierung kann keine persönlichen Beziehungen im Business ersetzen. Vor allem im Einkauf hat der Face-to-Face-Kontakt zu Lieferanten und firmeninternen Abnehmern nach wie vor eine außerordentlich große Bedeutung.

Tipp

Die Digitalisierung betrifft jede Branche und jeden Unternehmensbereich. Je eher Sie die Potentiale dieser Entwicklung nutzen, desto besser und effizienter laufen die Geschäftsprozesse. Daher stellt sich die Frage: Wie kann die Digitalisierung im Einkauf und anderen Unternehmensbereichen gelingen?

Im Gasometer veranstalten wir einen außergewöhnlichen Business-Kongress, der sich exklusiv an Entscheider in kleinen und mittleren Unternehmen richtet. Unter dem Motto „Digitale Transformation ist heute – sichern Sie sich Ihren Wissensvorsprung“ laden wir Sie dazu ein, sich von hochkarätigen Referenten aus Wirtschaft und Wissenschaft neue Impulse geben zu lassen, Kontakte zu knüpfen und sich mit anderen Unternehmern über aktuelle Entwicklungen auszutauschen. Mehr zum Programm auf diesem Unternehmerkongress finden Sie hier. Wir freuen uns auf Sie!

Serie Digitalisierung im Unternehmen:

In unserer Serie informieren wir Sie darüber, wie sich Digitalisierung innerhalb der Unternehmensbereiche vollzieht, wie sich bereichsübergreifende Prozesse optimieren lassen und wie Sie Ihr Unternehmen zukunftsfähig machen können, erfahren Sie in unserer kommenden Serie „Von der Bestellung zum Kunden: Digitalisierung im Unternehmen“.

• Warum Sie die Digitalisierung nicht verschlafen sollten
• Digitalisierung im Verkauf und im Bestellprozess
• So digital sind deutsche Unternehmensbereiche (Infografik)
• Digitalisierung in der Produktion (Interview)
• Digitalisierung in Lagerhaltung und Kommissionierung

Zu jedem Thema geben wir Ihnen nützliche Helfer und Checklisten zu den wichtigsten Themen und To Dos in Sachen Digitalisierung an die Hand. Wenn Sie nichts verpassen wollen, tragen Sie sich einfach in unserem Newsfeed ein und folgen unserer Serie.