2023: Steuerliche Bedeutung von Privatentnahme und Privateinlage

Die meisten Freelancer arbeiten als Einzelunternehmer oder in Form einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) mit einem Kollegen. Sie sind als Kleinunternehmer zur Privatentnahme und Privateinlage berechtigt. In der Buchhaltung müssen sie solche Entnahmen und Einlagen über ein sogenanntes Privatkonto führen. Wichtig zu wissen ist, dass sich weder die Privatentnahme von Bargeld oder vom Bankkonto noch die Privateinlage auf den Gewinn auswirkt und umsatzsteuerfrei ist. Sie verändern zunächst lediglich Ihr Betriebsvermögen.

Was ist eine Privatentnahme? Was bedeutet sie für Einzelunternehmer?

Anders als Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) zahlen Sie sich als Einzelunternehmer kein Gehalt, sondern bedienen sich aus dem Eigenkapital Ihrer Unternehmung. Damit bestreiten Sie Ihren Lebensunterhalt, soweit und sofern es Ihr Cashflow gestattet.

Das Privatkonto ist in der Buchhaltung ein Unterkonto des Eigenkapitals auf der Passivseite. Unter die Privatentnahme fallen neben Geldentnahme auch beispielsweise Waren, Erzeugnisse und die Nutzung von Geschäftsausstattung. Klassiker unter den Nutzungsentnahmen ist der Firmenwagen für private Zwecke. Er zählt auch meistens bei einer Gründung neben der ersten Büroausstattung als Privateinlage.

Gewinn ist nicht gleich Betriebsvermögen

Ein Gewinn entsteht aus der Summe von Erträgen und Aufwendungen, die Sie als Freelancer für die Aufrechterhaltung Ihres Unternehmens tätigen. Aufwendungen sind klassischerweise:

• Ihre Büromiete,
• Porto und Telekommunikationskosten sowie
• Wareneinkauf.

Da eine Privatentnahme buchhalterisch keine Aufwendung darstellt, können Sie sie auch nicht unter Betriebsausgaben buchen. Sie wirkt sich aber unmittelbar auf Ihr Betriebsvermögen aus. Darunter versteht man das Eigenkapital, das Anlage- und Umlaufvermögen genauso wie Ihre Verbindlichkeiten beispielsweise für offene Rechnungen.

Praxis-Beispiel: Privatentnahme für Kleinunternehmer

Nehmen Sie, als Kleinunternehmer,  10.000 Euro ein, geben aber gleichzeitig 1.000 Euro als Betriebsausgaben aus, machen Sie 9.000 Euro Gewinn, die das Betriebsvermögen um dieselbe Summe erhöhen.

Nehmen Sie nun 3.000 Euro für Ihren Lebensunterhalt aus der Kasse, sinkt das Betriebsvermögen; der Gewinn aber bleibt gleich. Denn der Fiskus will Ihren Gewinn besteuern.

Wie sind Privatentnahme und Privateinlage mit dem Teilwert zu verbuchen?

Für die Bewertung von Privatentnahme und Privateinlage gilt in der Einkommensteuer der Teilwert zum Zeitpunkt der Entnahme oder Einlage. Bei einer Geldentnahme ist die Wertbestimmung unmissverständlich.

Bei Gegenständen wird es dann doch etwas schwieriger. Der Teilwert ist der Wert den ein fiktiver Erwerber des ganzen Betriebs im Rahmen des Gesamtkaufpreises für das einzelne Wirtschaftsgut ansetzen würde; unter der Voraussetzung, dass der Erwerber den Betrieb fortführen würde“. In der Regel ist das der Marktpreis oder Verkehrswert.

Bei der privaten Nutzung des Firmenfahrzeugs hat der Gesetzgeber verschiedene Möglichkeiten geschaffen. Am einfachsten ist es für die private Nutzung jeden Monat, neben den Familienheimfahrten, ein Prozent (bei Elektroautos bis 60.000 Euro nur ein Viertel Prozentpunkt) des Listenneupreises als Nutzungsentnahme zu buchen.

Übrigens: Bei Elektroautos mit Anschaffung ab dem 1. Januar 2020 und einem Bruttolistenpreis bis 60.000 Euro ist es nur ein Viertel Prozentpunkt. Beträgt der Bruttolistenpreis über 60.000 Euro ist es noch ein halber Prozentpunkt. Die Fahrtenbuchmethode stellt eine weitere Möglichkeit da, die jedoch durch das Führen des Fahrtenbuchs mehr Aufwand ergibt.

Bringen Sie Ihr ehemals privates Fahrzeug in Ihr Unternehmen ein, so dass Sie die Kosten für das Fahrzeug künftig als betrieblichen Aufwand führen können, dürfen Sie es nur zu seinem Teilwert zum Zeitpunkt der Einlage und nicht zum Neupreis einbuchen.

Ausnahme stellen Einlagen innerhalb kurzer Zeit nach Anschaffung da. Der Gesetzgeber spricht mit „kurzer Zeit“ von einem drei Jahres Zeitraum gemäß § 6 (1) Nr. 5a EStG. Das würde beispielsweise bei einem PKW zutreffen, dessen Anschaffung weniger als drei Jahre vor der Einlage liegt. Demnach wäre der PKW höchstens mit den Anschaffungskosten abzüglich Abschreibungen des Zeitraums zwischen Anschaffung und Einlage, anzusetzen – mindestens jedoch mit dem Teilwert.

Idealerweise sollten Sie einen solchen Vorgang gut dokumentieren. Weitere Infos rund um die Versteuerung von Elektroautos finden Sie hier: Steuerliche Vorteile für umweltfreundliche Firmenwagen mit der 0,25 Prozent-Regelung für Ihr Elektroauto.

Tipp

„So finden Sie die perfekte Software für Ihre Buchhaltung!“

Wie sind Privatentnahme und Privateinlage zu versteuern?

Besonders sensibel werden Sie Ihren Finanzbeamten erleben, wenn es um die Umsatzsteuer von Privatentnahme und Privateinlage geht. Das Umsatzsteuerrecht spricht an dieser Stelle von „unentgeltlichen Wertabgaben“. Die Bemessungsgrundlage hierfür ergibt sich aus einer eigenen Norm im Umsatzsteuerrecht. Diese Norm ist notwendig, da es an einer Gegenleistung für die Wertabgabe fehlt, die eine Bemessungsgrundlage bilden würde. Der Gesetzgeber geht dann von einer fiktiven Lieferung an den Unternehmer aus.

Die Bemessungsgrundlage ergibt sich bei einer dieser fiktiven Lieferung an den Unternehmer aus dem Einkaufspreis eines gleichartigen Gegenstandes sowie den Nebenkosten zum Zeitpunkt der Privatentnahme. Fehlt der Einkaufspreis werden die Selbstkosten herangezogen laut § 10 (4) UStG.

Handelt es sich nicht um eine Lieferung, das heißt Sie entnehmen den Gegenstand nicht aus Ihrem Unternehmen, sondern nutzen ihn nur privat, werden zur sogenannte Mindestbemessungsgrundlage nur die Kosten berücksichtigt, die vorher auch zu einem Vorsteuerabzug geführt haben.

Wenn Sie sich unsicher sind, empfehlen wir die Rückfrage bei einem Steuerberater.