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Steuerliche Bedeutung der Privatentnahme und -einlage

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Steuerliche Bedeutung der Privatentnahme und -einlage

Die meisten Freelancer arbeiten als Einzelunternehmer oder in Form einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) mit einem Kollegen. Sie sind zu Privatentnahmen und Privateinlagen berechtigt. In der Buchhaltung müssen Sie solche Entnahmen und Einlagen über ein sogenanntes Privatkonto führen. Wichtig zu wissen ist, dass sich Privatentnahmen von Bargeld oder vom Bankkonto nicht auf den Gewinn auswirken und umsatzsteuerfrei sind. Sie verändern zunächst lediglich Ihr Betriebsvermögen.

Kein Gehalt aber Lebensunterhalt

Anders als Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) zahlen Sie sich als Einzelunternehmer kein Gehalt, sondern bedienen sich aus dem Eigenkapital Ihrer Unternehmung. Damit bestreiten Sie Ihren Lebensunterhalt, soweit und sofern es Ihr Cashflow gestattet. Das Privatkonto ist in der Buchhaltung ein Unterkonto des Eigenkapitals auf der Passivseite. Unter die Privatentnahme fallen neben Geldentnahmen auch beispielsweise Waren, Erzeugnisse und die Nutzung von Geschäftsausstattung. Klassiker unter den Nutzungsentnahmen ist der Firmenwagen für private Zwecke. Er zählt auch meistens bei einer Gründung neben der ersten Büroausstattung zu den Privateinlagen.

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Nicht verwechseln: Gewinn ist nicht gleich Betriebsvermögen

Ein Gewinn entsteht aus der Summe von Erträgen und Aufwendungen, die Sie als Freelancer für die Aufrechterhaltung Ihres Unternehmens tätigen. Aufwendungen sind klassischer Weise Ihre Büromiete, Porto und Telekommunikationskosten sowie Wareneinkauf. Da Privatentnahmen buchhalterisch keine Aufwendungen darstellen, können Sie sie auch nicht unter Betriebsausgaben buchen. Sie wirken sich aber unmittelbar auf Ihr Betriebsvermögen aus. Darunter versteht man das Eigenkapital, das Anlage- und Umlaufvermögen genauso wie Ihre Verbindlichkeiten beispielsweise für offene Rechnungen. Nehmen Sie 10.000 Euro ein, geben aber gleichzeitig 1.000 Euro als Betriebsausgaben aus, machen Sie 9.000 Euro Gewinn, die das Betriebsvermögen um dieselbe Summe erhöhen. Nehmen Sie nun 3.000 Euro für Ihren Lebensunterhalt aus der Kasse, sinkt das Betriebsvermögen; der Gewinn aber bleibt gleich. Denn der Fiskus will Ihren Gewinn besteuern.

Privatentnahmen und Privateinlagen müssen Sie mit dem Teilwert verbuchen

Für die Bewertung von Entnahmen und Einlagen gilt in der Einkommensteuer der Teilwert zum Zeitpunkt der Entnahme oder Einlage. Bei einer Geldentnahme ist die Wertbestimmung unmissverständlich. Bei Gegenständen wird es dann doch etwas schwieriger. Der Teilwert ist der Wert den ein fiktiver Erwerber des ganzen Betriebs im Rahmen des Gesamtkaufpreises für das einzelne Wirtschaftsgut ansetzen würde; unter der Voraussetzung, dass der Erwerber den Betrieb fortführen würde“. In der Regel ist das der Martkpreis oder Verkehrswert.

Bei der privaten Nutzung des Firmenfahrzeugs hat der Gesetzgeber verschieden Möglichkeiten geschaffen. Am einfachsten ist es für die private Nutzung jeden Monat, neben den Familienheimfahrten, ein Prozent (bei Elektroautos bis 60.000Euro nur ein Viertel Prozentpunkt) des Listenneupreises als Nutzungsentnahme zu buchen. Die Fahrtenbuchmethode stellt eine weitere Möglichkeit da, die jedoch durch das Führen des Fahrtenbuchs mehr Aufwand ergibt.

Bringen Sie Ihr ehemals privates Fahrzeug in Ihr Unternehmen ein, so dass Sie die Kosten für das Fahrzeug künftig als betrieblichen Aufwand führen können, dürfen Sie es nur zu seinem Teilwert zum Zeitpunkt der Einlage und nicht zum Neupreis einbuchen.

Ausnahme stellen Einlagen innerhalb kurzer Zeit nach Anschaffung da. Der Gesetzgeber spricht mit „kurzer Zeit“ von einem drei Jahres Zeitraum.  (§6 (1) Nr. 5a EStG). Das würde beispielsweise bei einem PKW zutreffen, dessen Anschaffung weniger als drei Jahre vor der Einlage liegt. Demnach wäre der PKW höchstens mit den Anschaffungskosten abzüglich Abschreibungen des Zeitraums zwischen Anschaffung und Einlage, anzusetzen – mindestens jedoch mit dem Teilwert.

Idealerweise sollten Sie einen solchen Vorgang gut dokumentieren.

Achtung bei der Umsatz- und Vorsteuer

Besonders sensibel werden Sie Ihren Finanzbeamten erleben, wenn es um die Umsatzsteuer bei Privatentnahmen und Privateinlagen geht. Das Umsatzsteuerrecht spricht an dieser Stelle von „unentgeltlichen Wertabgaben“. Die Bemessungsgrundlage hierfür ergibt sich aus einer eigenen Norm im Umsatzsteuerrecht. Diese Norm ist notwendig, da es an einer Gegenleistung für die Wertabgabe fehlt, die eine Bemessungsgrundlage bilden würde. Der Gesetzgeber geht dann von einer fiktiven Lieferung an den Unternehmer aus.

Die Bemessungsgrundlage ergibt sich bei einer dieser fiktiven Lieferung an den Unternehmer aus dem Einkaufspreis eines gleichartigen Gegenstandes sowie den Nebenkosten zum Zeitpunkt der Entnahme. Fehlt der Einkaufspreis werden die Selbstkosten herangezogen.  (§10 (4) UStG).

Handelt es sich nicht um eine Lieferung, das heißt Sie entnehmen den Gegenstand nicht aus Ihrem Unternehmen, sondern nutzen ihn nur privat, werden zur sogenannte Mindestbemessungsgrundlage nur die Kosten berücksichtigt, die vorher auch zu einem Vorsteuerabzug geführt haben.

Wenn Sie sich unsicher sind, empfehlen wir die Rückfrage bei Ihrem Steuerberater.

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