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Was steckt hinter dem E-Rechnungsgesetz und ändert sich bald?

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Mann und Frau im Büro

Im November 2018 trat das E-Rechnungsgesetz in Kraft. Es sieht vor, dass alle staatlichen Institutionen keine Rechnungen in Papierform mehr erhalten. Stattdessen sollen diese künftig elektronisch übermittelt werden. Für Unternehmen bedeutet dies, dass ab 27. November 2020 Rechnungen gegenüber öffentlichen Auftraggebern zwingend auf elektronischem Wege vorzunehmen sind.

Diese Veränderung wird viele Unternehmen vor eine Herausforderung stellen. Denn aktuell werden noch gut 80 % der elektronischen Rechnungen als PDF verschickt. In Zukunft wird das nicht mehr der Fall sein, da PDF-Rechnungen nicht mehr ausreichend sind. Es wird dann nur noch ein strukturierter Datensatz als elektronische Rechnung offiziell anerkannt. Auch werden reine Bildformate nicht mehr akzeptiert.

Im Detail bedeutet dies, dass Formate wie

  • reine Bilddateien,
  • reine PDF-Dateien ohne strukturierte Daten sowie
  • eingescannte Papierrechnungen

nicht als elektronische Rechnungen gelten, da sie nicht den Vorgaben der EU-Richtlinie entsprechen.

Nur Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten oder aus strukturierten Daten mit Bilddateien bestehen, sind zukünftig erlaubt.

Geeignet für Unternehmen sind Produkte, die die Möglichkeit bieten, über beispielsweise das hybride Rechnungsformat „ZUGFeRD“ strukturiert Rechnungsdaten eingebettet in einer XML.Datei als PDF/A-3.Datei, die die Sichtkomponente der Rechnung bildet, auszugeben. Somit können die strukturierten XML-Rechnungsdaten nach Versand vom Rechnungsempfänger ganz einfach ausgelesen und verarbeitet werden.

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Ausnahmen des E-Rechnungsgesetzes

Wie so häufig, gibt es auch hier ein Hintertürchen für bestimmte Gegebenheiten. Somit kann nämlich die Rechnungsstellung in den 3 nachfolgenden Ausnahmen, wie vorher, erfolgen:

  1. Der Auftragswert übersteigt 1.000 € (netto) nicht (Vgl. § 3 ERechV).
  2. Es handelt sich um sicherheitsrelevante Aufträge mit geheimhaltungsbedürftigen Rechnungsdaten.
  3. Es betrifft generell Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes.

Nach neuesten Schätzungen sind tatsächlich 50 % der deutschen Unternehmen betroffen. Dies hängt unter anderem damit zusammen, dass die Verpflichtung nicht nur die Ministerien und Behörden betrifft, sondern auch kommunale Krankenhäuser, Kitas, Sparkassen, Stadtwerke und ähnliche Einrichtungen.

Viele Vorteile für Staat, Unternehmen und Umwelt

  • Finanzielle Entlastung
    Das Einsparpotenzial für die öffentliche Hand (Zuteilung der Dokumente, Verarbeitung, Archivierung, etc.) ist enorm und beträgt rund 2 bis 5 Milliarden Euro bei einem jährlichen Rechnungsaufkommen von knapp 200 Millionen Rechnungen. Unternehmen sparen durch den Wegfall der Portokosten und die Verminderung des Arbeitsaufwands rund 11 Millionen Euro jährlich.
  • Entbürokratisierung
    Daher Unternehmen ihre Rechnungen direkt an die konkreten Empfänger in den staatlichen Behörden versenden, werden die Zahlungen der öffentlichen Hand beschleunigt.
  • Optimiertes Zeitmanagement
    Eine Umstellung auf die E-Rechnung kann die Bearbeitungsdauer einer Rechnung um über 50 % verkürzen.
  • Nachhaltiger Staat
    Aus ökologischer Sicht lässt sich zusätzlich eine Reduktion des durch den Rechnungsbearbeitungsprozess verursachten CO²-Ausstoßes, des sogenannten CO²-Fußabdruckes, um bis zu 50 % erreichen. Dies ist vor allem bedeutend vor dem Hintergrund der von der Bundesregierung in Zusammenarbeit mit der Europäischen Kommission geforderten nachhaltigen Entwicklung für Deutschland im Rahmen der Nachhaltigkeitsstrategie „Perspektiven für Deutschland“.

XRechnung – so hat alles angefangen

Das E-Rechnungsgesetz geht auf die Europäische Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 zurück.Diese Richtlinie schrieb vor, dass die Rechnungsstellung an öffentliche Behörden elektronisch und „technologieneutral“ zu erfolgen hat. Somit war Deutschland hiermit gefordert, einen allgemeingültigen Standard für elektronische Rechnungen einzuführen.

Dieser Standard sollte sowohl mit nationalen als auch internationalen Standards kompatibel sein. Er eignet sich, neben der Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen, auch für den einfachen, sicheren, schnellen und ressourcenschonenden Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen.

Abhilfe schafft nun die „XRechnung“ oder die hybride Form „ZUGFeRD“:

  • XRechnung
    Deutsches Standardformat, das auf der europäischen CEN 16931 basiert.
  • ZUGFeRD 2.0
    Hybrides Standardrechnungsformat, das den Standardisierungszielen auf europäischer Ebene entspricht. Es ist technisch identisch mit dem französischen Standard „Factur X“.

Um erfolgreich und zeitnah die unternehmensinternen Anpassungen vorzunehmen und konkurrenzfähig zu bleiben, sollten Sie prüfen, ob Ihre Rechnungslegung das Standardformat unterstützt. Ist dies nicht der Fall, sollten Sie Ihre Software rasch aufrüsten lassen oder auf moderne Buchhaltungssoftware umsteigen. Damit können Sie dann ganz einfach Ihre Rechnungen gemäß den Anforderungen versenden. Somit sind Sie auf der sicheren Seite und können wie gewohnt Ihre Geschäfte mit öffentlichen Institutionen fortführen – auch nach dem Stichtag.

E-Rechnungsgesetz – Fazit

Die Bundesregierung hat sich die flächendeckende Digitalisierung der Verwaltung zum erklärten Ziel gesetzt. Insbesondere durch die Pandemie bekam die Digitalisierung auf allen Ebenen einen immensen Schub.

Der „Innovative Staat“ ist in einer Digitalen Agenda verankert, die auf einer Digitalen Strategie bis 2025 fußt. Mit dem E-Government-Gesetz, daraus resultierend das E-Rechnungsgesetz, hat die Bundesregierung einen rechtlichen Rahmen für die Ausgestaltung des E-Government im Bund definiert. Das erklärte übergreifende Ziel sieht durchgängige, elektronisch vernetzte und zudem medienbruchfreie Prozessketten zwischen allen Verfahrensbeteiligten vor.

Der digitale Wandel lässt sich nicht aufhalten. Partizipieren auch Sie von den innovativen Entwicklungen in Deutschland.