Wie formuliert man eine Gutschrift?

Grundsätzlich gibt es zwei Formen von Gutschriften: zum einen die umsatzsteuerliche Gutschrift, zum anderen die kaufmännische Gutschrift. Bei letzterer handelt es sich um eine Rechnung mit negativem Betrag, die eine vorherige Rechnung korrigiert – der falsch berechnete Betrag wird also „gutgeschrieben”. In der Regel nennt man solche kaufmännischen Gutschriften auch Storno- oder Korrekturrechnung.

Gutschrift

Rechnungen stellt fast jeder aus – es gibt teilweise jedoch erhebliche Unsicherheiten, was den Begriff der Gutschrift betrifft. Wir wollen Licht ins Dunkel der Ungewissheit bringen.

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Im ersten Fall, der umsatzsteuerlichen Gutschrift, handelt es sich um eine Gutschrift im eigentlichen Sinn. Sie bezeichnet einen Beleg, bei dem der Leistungsempfänger (Kunde) für den Leistungserbringer (Lieferant) eine „Gutschrift” oder eine „Belastung” erstellt. Diese Rechnungen müssen seit dem 01. Januar 2014 vom Gesetzgeber aus zwingend das Wort „Gutschrift” enthalten; diese Form der Abrechnungsmöglichkeit muss zudem zuvor zwischen den Parteien eindeutig abgesprochen und vereinbart werden. Diese Vereinbarung sollte daher mit einem Satz in der Rechnung erwähnt werden. Anwendungsfälle aus der Praxis für die Rechnungsstellung via Gutschrift sind beispielsweise Provisionsabrechnungen von Handelsvertretern oder Leistungserbringungen von Freelancern.

Die zwingende Nennung des Wortes „Gutschrift” hat einen ernsten Hintergrund für den Aussteller solcher Rechnungen: Wird diese Pflichtangabe nicht gemacht, läuft der Aussteller Gefahr, keinen Vorsteuerabzug geltend machen zu können. Ansonsten muss auch eine Gutschrift alle klassischen Elemente einer Rechnung enthalten, um volle Gültigkeit beanspruchen zu können.