Wozu brauche ich Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Lästig, aufwendig, aber trotzdem unumgänglich: Das Erstellen der monatlichen Entgeltabrechnung für die Angestellten ist keineswegs ein überflüssiger bürokratischer Akt, sondern eine sinnvolle Maßnahme zum Nachweis, dass alle erforderlichen Vorgaben korrekt erfüllt wurden.

Doch die Einsicht in die Notwendigkeit macht die Sache gerade für Startups ebenso wie für viele kleine und mittelständische Unternehmen nicht leichter. Da neben Veränderungen im Privatleben der Mitarbeiter immer wieder neue gesetzliche Vorschriften berücksichtigt werden müssen, bleibt die Materie komplex und zeitintensiv. Denn die Arbeit lässt sich aus den genannten Gründen kaum in standardisierten Prozessabläufen erledigen. Dies geht zu Lasten der Effizienz. Gleichzeitig steigt das Fehlerrisiko mit unangenehmen Folgen für alle Beteiligten.

Aufgaben sind eindeutig festgelegt

Die Pflichten des Arbeitgebers bei der Abrechnung von Lohn und Gehalt sind nach § 108 Gewerbeordnung klar geregelt. Demnach hat jeder Mitarbeiter bei der Zahlung seines Arbeitsentgelts Anspruch auf eine schriftliche Auskunft in Textform. Dieses Dokument muss mindestens Angaben über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Entgelts enthalten. Hinzu kommen Informationen über Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen und sonstigen Vergütungen sowie Abzügen, Abschlagzahlungen und Vorschüssen. Außerdem gehören in das Schriftstück Name und Anschrift der Arbeitgebers und Arbeitnehmers, dessen Geburtsdatum, Versicherungs- und Steueridentifikationsnummer, die Lohnsteuerklasse, der Beitragsgruppenschlüssel und die zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag.

Anhand dieses individuellen Papiers hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, die Abrechnung auf Richtigkeit zu überprüfen. Dabei erhält er einen genauen Überblick darüber, wie viel Geld beispielsweise Monat für Monat an die Krankenkasse und in die Kasse des Finanzamts fließt. Eine wichtige Erkenntnis um nachzuvollziehen, warum so wenig Netto vom Brutto bleibt.

Es gibt viel zu tun

Mit der Anfertigung der monatlichen Abrechnung ist Ihre Aufgabe jedoch noch nicht beendet. Als Arbeitgeber müssen Sie zudem die Meldepflichten gegenüber den gesetzlichen Krankenkassen, den Sozialversicherungsträgern, gegenüber den Finanzämtern und der gesetzlichen Unfallversicherung wahrnehmen. Darüber hinaus sind Sie verpflichtet, sämtliche Abgaben wie etwa die Lohnsteuer fristgerecht abzuführen, entsprechende Bescheinigungen auszustellen und die vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer einzuhalten.

Fehler können teuer werden

Übrigens sollten Sie sich in diesem sensiblen Bereich keine Nachlässigkeiten leisten. Auch Fehler sind tunlichst zu vermeiden, denn beides kann für Sie teuer werden. Zwar können Sie sich zu viel gezahlte Lohnsteuer von dem betreffenden Mitarbeiter zurückholen, doch bei den Sozialabgaben funktioniert das nicht ohne weiteres. Falls Sie einmal vergessen haben, die fälligen Beiträge für die Renten- und Krankenkasse sowie für Pflege- und Arbeitslosenversicherung zu überweisen, dürfen Sie den fehlenden Betrag nur innerhalb der folgenden drei Lohnzahlungen nachträglich einbehalten. Deshalb: Nehmen Sie die auferlegten Pflichten ernst, achten Sie auf ein fehlerfreies Ergebnis und liefern Sie in jedem Fall Sie pünktlich.

Outsourcing als vorteilhafte Alternative

Leichter gesagt als getan? Verständlich, denn oft verfügen Unternehmen nicht über das erforderliche Know-how und die Zeit, sich um die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung zu kümmern. In dieser Situation macht es Sinn, die Arbeiten an einen kompetenten Dienstleister zu übertragen. Das Outsourcing bringt überzeugende Vorteile. Denn ab sofort stehen Sie auf der sicheren Seite, müssen sich nicht mehr mit Gesetzesänderungen beschäftigen, können sich auf Ihr eigentliches Geschäft konzentrieren statt kostbare Zeit mit Fortbildungskursen zum Thema Buchhaltung zu verlieren und sparen zudem das Geld für die Anschaffung geeigneter Entgeltabrechnungs-Software.

Hilfestellung von qualifizierten Experten

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