Wichtige Dokumente für Arbeitgeber und Arbeitnehmer in der Lohnabrechnung

Der Einsatz einer Lohnabrechnungssoftware stellt sicher, dass die Verwaltung von Lohndokumenten und Bescheinigungen reibungslos abläuft. Diese Software automatisiert den gesamten Prozess, angefangen bei der Erstellung bis hin zur sicheren Aufbewahrung der relevanten Dokumente. Zu diesen zählen unter anderem die Gehaltsabrechnungen, analoge und elektronische Lohnsteuerbescheinigungen, Beitragsnachweise, um nur die wichtigsten zu nennen.

Dank der Automatisierung erübrigen sich Eingaben von Hand weitestgehend. Dadurch reduziert sich zugleich die Fehlerquote und verbessert sich die Qualität der Dokumentation. Ferner sorgt die Software dafür, dass Sie die Dokumente rechtskonform, insbesondere entsprechend den Datenschutzrichtlinien, erstellen und verwalten. Rechtlichen Schwierigkeiten können Sie so erfolgreich aus dem Weg gehen.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Sie die Dokumente zentral, sicher und entsprechend den gesetzlichen Vorgaben aufbewahren. Die digitale Archivierung ermöglicht es Ihnen, einfach auf die benötigten Informationen zuzugreifen. Bei Bedarf können Ihre Mitarbeiter ihre eigenen Dokumente einsehen und herunterladen. Das erhöht die Transparenz und hilft dabei, die Kommunikation zwischen der Personalabteilung und den Mitarbeitern zu verbessern.

Arbeitgeber sind in Deutschland dazu verpflichtet, gesetzlich gültige Aufbewahrungspflichten einzuhalten. Es gibt jedoch unterschiedliche Vorschriften, je nachdem, ob man das Steuerrecht oder das Sozialversicherungsrecht betrachtet.

Lohn- und Gehaltsabrechnung
Alle steuerrechtlichen Unterlagen muss das Unternehmen gemäß § 41 EstG sechs Jahre lang aufbewahren. Zu diesen Unterlagen zählen die Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerkarten sowie alle anderen Belege für den Lohnsteuerabzug. Hinzu kommen Belege über den Bezug von Krankengeld oder Mutterschaftsgeld. Die Aufbewahrungspflicht beginnt am 1. Januar des Folgejahres der zuletzt eingetragenen Entgeltzahlung und endet 6 Jahre später am 31. Dezember.

Sozialversicherungsrechtliche Dokumente
Im Sozialrecht müssen die Unterlagen zum Ende des Kalenderjahres aufbewahrt werden, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt. Dies regelt der § 28f Abs. 1 SGB IV (Sozialgesetzbuch IV). Zu den Dokumenten zählen die Entgeltunterlagen, Beitragsabrechnungen, Beitragsnachweise sowie Bescheinigungen für die Arbeitnehmer.
Die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht für Unternehmen ist in § 147 AO (Abgabenordnung) geregelt. Demnach sind sozialversicherungsrechtliche Dokumente wie Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung zusammen mit den dazugehörigen Belegen 10 Jahre lang aufzubewahren.

Die Buchungsbelege in der Lohnabrechnung haben gleich mehrere Aufgaben. Erstens dokumentieren sie die finanziellen Transaktionen und Buchungen, die im Kontext mit den Löhnen und Gehältern der Mitarbeiter stehen. Denn mit ihrer Hilfe ist es möglich, die finanziellen Transaktionen nachzuvollziehen und die Richtigkeit der Lohnabrechnung zu überprüfen. Zweitens unterstützen Sie die Buchhaltung des Unternehmens bei der ordnungsgemäßen Verbuchung der Lohnkosten. Und drittens dienen sie als Nachweis für Steuerbehörden oder bei Betriebsprüfungen. Die sorgfältige Aufbewahrung dieser Belege ist daher wichtig, um die Finanzen jederzeit transparent und genau darzustellen zu können.

Typische Buchungsbelege in der Lohnabrechnung sind unter anderem die Folgenden:

Lohn- und Gehaltsabrechnungen: Diese schlüsseln detailliert die Entlohnung eines Mitarbeiters für einen bestimmten Abrechnungszeitraum auf. Aufgeführt sind neben dem Grundgehalt oder Basislohn zusätzliche Leistungen des Arbeitgebers, wie Boni und Zulagen. Auch Abzüge wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge sind hier aufgelistet. Somit steht hier das Brutto- (Gehalt vor den Abzügen) sowie das Nettogehalt, also das Gehalt nach den Abzügen.

Belege über sonstige Bezüge und Abzüge: Das können Belege über Sachleistungen oder Bonuszahlungen sein. Ebenfalls denkbar sind Abzüge für Krankheits- oder Urlaubstage sowie Beiträge zu einer betrieblichen Altersvorsorge durch das Unternehmen.

Sozialversicherungsmeldungen: Sie informieren darüber, welche Beiträge Arbeitgeber und Arbeitnehmer zur Renten-, Pflege-, Arbeitslosen- und Krankenversicherung geleistet haben.

Lohnsteueranmeldung (Lohnsteuerbescheinigung): Der Arbeitgeber erstellt und versendet dieses Dokument an das Finanzamt. Es enthält Informationen über die Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer, die er einbehalten und abgeführt hat.

Überweisungsbelege: Diese belegen, wie viel Geld der Arbeitgeber wann genau an welchen Mitarbeiter überwiesen hat.

Jahresabschlüsse und Lohnkonten: Diese enthalten eine Zusammenfassung aller Lohnabrechnungstransaktionen für ein bestimmtes Geschäftsjahr sowie die entsprechenden Buchungseinträge in den Büchern des Unternehmens.

Die EU hat die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Jahr 2018 ins Leben gerufen. Das Hauptziel lautete damals wie heute: Den Schutz der persönlichen Daten von EU-Bürgern zu verbessern und deren Rechte in Bezug auf ihre Daten zu stärken. Deshalb spielt die DSGVO auch im Hinblick auf die Dokumente in der Lohnabrechnung eine wichtige Rolle. Lohndokumente enthalten sensible Informationen wie etwa den Namen, die Gehaltsdaten und die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters. All diese Daten fallen unter den Schutz der DSGVO. Sie legt fest, dass die Verarbeitung solcher Daten auf rechtmäßigen Grundlagen beruhen muss. Deshalb gibt sie klare Regeln für die Verarbeitung, die Aufbewahrung und den Schutz der Daten vor.

Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, die Rechte Ihrer Mitarbeiter vollumfänglich zu wahren. Das gilt auch dann, wenn Sie die Lohnabrechnungen durchführen. Hier müssen Sie sicherstellen, dass ihre Prozesse und Systeme mit den Anforderungen der DSGVO im Einklang stehen. Dazu müssen Sie nicht nur die geeigneten Datenschutzrichtlinien und -verfahren implementieren. Sie sollten auch durch die Schulung der Mitarbeiter sicherzustellen, dass diese die Anforderungen der DSGVO verstehen und sie einhalten. Nur so können Sie den Schutz der Privatsphäre aller Beschäftigten gewährleisten und rechtliche Konsequenzen vermeiden.

Natürlich möchten Sie sich auf Ihre Lohnabrechnungssoftware verlassen können. Sie soll rund um Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekte Dokumente erstellen und stets den aktuellen gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Achten Sie deshalb bereits bei der Auswahl einer solchen Software darauf, dass sie die folgenden Aspekte erfüllt:

Regelmäßige Updates und Compliance-Überprüfungen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter die Lohnabrechnungssoftware regelmäßig aktualisiert. Mit Sage ist das kein Problem. Nur dann kann die Software stets den aktuellen Gesetzen, Vorschriften und steuerliche Bestimmungen entsprechen.

Testläufe und Überprüfungen: Bevor die Software in Betrieb geht, sollten Sie alle neuen Funktionen und Updates gründlich testen. Führen Sie Testläufen mit verschiedenen Szenarien und Mitarbeiterprofilen durch, um sicherzustellen, dass die erstellten Dokumente korrekt sind.

Automatisierte Prüfungen und Validierungen: Eine moderne Lohnabrechnungssoftware verfügt in der Regel über integrierte Funktionen, die die Daten automatisch prüfen und validieren. Stellen Sie sicher, dass diese Funktionen aktiviert und konfiguriert sind. So lassen sich Fehler vermeiden und die Genauigkeit der erstellten Dokumente verbessern.

Gut geschultes Personal: Ihre Mitarbeiter sollten mit den Funktionen und Einstellungen der Lohnabrechnungssoftware vertraut sein. Schulungen helfen dabei, dass die User die Software korrekt einsetzen und dabei fehlerfrei arbeiten.