Fehlerfrei abrechnen: Richtigkeit und Vollständigkeit im Fokus

Die Stammdatenprüfung in der Lohnsoftware ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Echtabrechnung. Mithilfe dieser Prüfung stellen Sie sicher, dass alle grundlegenden, die Mitarbeiterdaten korrekt und vollständig vorliegen. Diese Informationen umfassen für jeden Beschäftigten etwa die persönlichen Daten, die Sozialversicherungsnummer, die Gehaltsdetails und Steuerinformationen. Die Prüfung stellt sicher, dass die Daten fehlerfrei sind, und bildet die Grundlage für eine reibungslose und genaue Lohnabrechnung.

Eine genaue und zuverlässige Stammdatenprüfung ist von entscheidender Bedeutung, da sie das Fundament für sämtliche Abrechnungsprozesse bildet. Fehlerhafte Stammdaten können zu ungenauen Gehaltsabrechnungen, steuerlichen Problemen und regulatorischen Verstößen führen. Eine gründliche Prüfung minimiert das Risiko von Fehlern und sorgt für eine reibungslose sowie rechtlich konforme Abrechnung.

Hier eine Übersicht der wichtigsten Daten, die im Rahmen der Stammdatenprüfung für die Lohnabrechnung überprüft werden:

Personalstammdaten umfassen Angaben wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Familienstand und andere persönliche Informationen zur Identifikation des jeweiligen Mitarbeiters.

Entlohnungsdaten geben Auskunft über die Lohn- und Gehaltskomponenten des Mitarbeiters. Hierzu zählen neben dem Grundgehalt weitere Verfügungsbestandteile, etwa Überstunden, Zulagen, Boni oder Provisionen.

Arbeitszeitdaten informieren über die Arbeitsstunden, die der Mitarbeiter geleistet hat. Hierzu zählen die regulären Stunden ebenso wie Überstunden oder Nachtarbeit. Weitere Informationen können Sonderregelungen oder Arbeitszeitmodelle sein.

Steuerlich relevante Daten sind unter anderem die Steuerklasse, Freibeträge sowie die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung.

Urlaubs- und Krankheitsdaten: Hier geht es etwa um Urlaubsansprüche, die genommenen Urlaubstage, Krankheitstage und Abwesenheiten.

Bankverbindungsdaten sind wichtig, damit der Arbeitgeber den Lohn oder das Gehalt auf das Bankkonto des Arbeitnehmers überweisen kann.

Die Lohnsoftware prüft automatisch, ob die eingegebenen Stammdaten korrekt, vollständig und konsistent sind. Die Software ist in der Lage, Fehler und Unstimmigkeiten zuverlässig zu identifizieren. In einem solchen Fall gibt das System eine entsprechende Warnmeldung an den Benutzer aus und zeigt mögliche Korrekturvorschläge an.

Ja, die Sage Business Cloud Lohnabrechnung ermöglicht es Ihnen, nach erfolgreich abgeschlossener Stammdatenprüfung eine Testabrechnung durchzuführen. Das bedeutet für Sie als Nutzer, dass Sie in einer geschützten Umgebung die Abrechnungsergebnisse überprüfen können. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alles korrekt ist, bevor Sie die endgültige Abrechnung durchführen. Dank dieses Schritts behalten Sie die volle Kontrolle und Sicherheit.

Die Stammdatenprüfung bietet Ihnen viele Vorteile, dies sind die wichtigsten:

• Sie gewährleistet die Genauigkeit und Vollständigkeit der Mitarbeiterdaten.
• Sie minimiert das Risiko für Fehler.
• Sie schützt vor den daraus resultierenden rechtlichen oder finanziellen Risiken.
• Sie schafft die perfekte Basis für effiziente und reibungslose Abrechnungsprozesse.
• Sie sorgt für Vertrauen in die Exaktheit der Abrechnungsergebnisse.

Es wird empfohlen, die Stammdatenprüfung regelmäßig durchzuführen, insbesondere vor jeder Lohnabrechnung oder wenn sich Mitarbeiterdaten ändern. Dadurch bleibt die Genauigkeit der Daten gewährleistet und mögliche Fehler lassen sich rechtzeitig erkennen und beheben.

Zwei Maßnahmen helfen dabei, sicherzustellen, dass Ihre Stammdaten immer korrekt und aktuell sind. Erstens empfiehlt es sich, regelmäßige Überprüfungen der Stammdaten direkt in der Software durchzuführen. Zweitens ist es wichtig, geänderte Daten zeitnah zu aktualisieren. Schulungen für Mitarbeiter, die sich mit der Dateneingabe befassen, können ebenfalls maßgeblich zur Verbesserung der Stammdatenqualität beitragen. Die Implementierung automatisierter Validierungen und Kontrollen stellt einen weiteren wichtigen Schritt dar, um die Integrität der Daten zu gewährleisten.