Abwesenheitsmanagement Software im Wachstum: Wie eFly mit Sage HR Kontrolle gewann und Kosten senkte
Wenn selbst einfache Fragen zu Urlaub oder Krankheit nur nach aufwendiger Suche beantwortet werden können, ist es Zeit für eine neue HR-Software. Mit der Einführung von Sage HR bekam der Amazon Advertising Agentur eFly die Kontrolle zurück und spart die Hälfte der Kosten ein.
Urlaubsanträge per E‑Mail, Krankmeldungen über Slack und Rückfragen, die nur mit aufwendiger Recherche beantwortet werden können – genau so fühlt sich fehlendes Abwesenheitsmanagement in vielen wachsenden Unternehmen an. Die Lösung: eine schlanke Abwesenheitsmanagement Software, die genau das abdeckt, was wirklich gebraucht wird.
Kontrollverlust durch Komplexität: Schnelles Wachstum stellt HR‑Strukturen auf die Probe
eFly ist eine auf Amazon Advertising spezialisierte Agentur. In den letzten sieben Jahren wuchs das Team von zwei Personen auf rund 65 Mitarbeitende an. Mit dem schnellen Wachstum nahm auch die Komplexität im HR‑Alltag deutlich zu, vor allem bei Urlaub, Krankheit und Abwesenheiten.
Vor allem das Abwesenheitsmanagement der damaligen HR-Lösung wurde für eFly zunehmend zum Problem. Die Einstellung der Regeln war zu granular und kompliziert und im Laufe der Zeit kaum noch zu überblicken. Philipp Müller, Head of People & Culture, beschreibt die damalige Situation so:
„Niemand hat mehr wirklich durchgeblickt, welche Regel für welche Person gilt. Teilweise mussten wir die letzten zwei Jahre zurückverfolgen.“
Die Folge: Das damalige HR-Tool nutzte man praktisch nicht mehr, während sich gleichzeitig der Preis nahezu verdoppelte. Philipp Müller kam zum Entschluss: „Am Ende haben wir für ein System bezahlt, das kaum noch genutzt wurde. Das macht einfach keinen Sinn.“
Eine schlanke Abwesenheits-management Software mit modularen Ergänzungsmöglich-keiten
Für Philipp Müller war klar: eFly brauchte keine komplexe All‑in‑One‑Suite, sondern eine schlanke, einfach bedienbare und bezahlbare Lösung, die genau zum Unternehmen passt.
„Wir sind extrem basic unterwegs. Uns war wichtig, nur das zu bezahlen, was wir wirklich brauchen – und bei Bedarf flexibel erweitern zu können.“
Seine Wahl fiel schnell auf Sage HR, wobei ausschlaggebend letztlich Preis-Leistungs-Verhältnis und Benutzerfreundlichkeit waren. Die HR-Software deckt seine wichtigsten Anforderungen bestens ab:
- Eine einfache, aber individualisierbare Abwesenheitserfassung
- Die klare Unterscheidung zwischen Mitarbeitenden mit und ohne Zeiterfassung (z. B. Werkstudierende)
- Ein übersichtliches Organigramm mit Zuständigkeiten
- Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender
- Eine zentrale Ablage für Verträge und wichtige Dokumente
- Transparenz bei Vergütungsentwicklungen zur Unterstützung von Feedback- und Führungsgesprächen
50 % geringere Kosten und deutlich weniger Verwaltungsaufwand
eFly nutzt Sage HR gezielt dort, wo der Mehrwert am größten ist: Abwesenheiten, Organigramm, Onboarding, zentrale Informationen sowie Erinnerungen an Geburtstage und Jubiläen.
Philipp Müller ist begeistert: „Die Kosten sind fast um die Hälfte geringer – für das Gleiche, was wir machen. Und alles ist deutlich einfacher und verständlicher.“
Der Unterschied machte sich schnell bemerkbar: Auch die Mitarbeitenden nutzen die HR-Lösung deutlich mehr. Und Philipp Müller fühlt sich deutlich entlastet: „Wenn eine Regel einmal sauber eingestellt ist, habe ich danach einen sehr geringen Verwaltungsaufwand – und kann meine Zeit in andere Aufgaben investieren.“
Fazit: Abwesenheitsmanagement Software, die mit dem Unternehmen mitwächst
Mit Sage HR hat eFly eine HR‑Lösung gefunden, die zum Unternehmen passt: schlank, leicht verständlich und wirtschaftlich. Philipp Müller verliert nun keine Zeit mehr mit Erklärungen und Nachverfolgung, sondern hat Freiraum gewonnen für Aufgaben, die wirklich zählen und eFly in seinem Erfolg unterstützen.
„Die Kosten sind unschlagbar. Und die Mischung aus geringem Einstiegspreis und der Möglichkeit, später flexibel zu erweitern, ist für mich der größte Vorteil von Sage HR.“
Interesse an weiteren Tipps & Insights zu den Themen HR und Lohnbuchhaltung?
…mit unserem Newsletter 1x im Monat
- Neue Trends aus der Arbeitswelt
- Aktuelle Urteile verständlich erklärt
- Tipps zu HR & Lohnbuchhaltung
- Experten-Interviews, Studien u.v.m
Hier finden Sie weitere Themen aus diesem Artikel
Mehr Wissen und Inspiration
Digitalisierung im Tourismus: Wie Philipps Bike Team mit Sage Active Ordnung ins Wachstum brachte
Vom Firmensitz in Vaihingen/Enz aus organisiert Philipps Bike Team Radsportreisen und -events in Deutschland und auf Mallorca – ein Geschäftsmodell mit internationaler Struktur und hohem organisatorischem Aufwand. Das Wachstum hatte eine Komplexität erreicht, die mit manuellen oder fragmentierten Strukturen nicht mehr beherrschbar war.
