Sofortmeldungen: sofort sicherstellen – auch am Wochenende oder in der Nacht

Führen Sie ein Unternehmen in einer Branche mit häufig wechselnden Mitarbeitern? Sind Sie im Bau- oder Gastronomiegewerbe tätig, im Messebau oder in der Gebäudereinigung? Alle diese Wirtschaftsbereiche haben gemeinsam, dass Sie Sofortmeldungen abgeben müssen, sobald Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen. Das ist eine aufwendige Arbeit, die größte Sorgfalt und Pünktlichkeit erfordert.

Ungenauigkeiten oder Versäumnisse können Sie teuer zu stehen kommen. Wie wäre es, Sofortmeldungen wirklich sofort, z.B. online oder über eine App erledigen zu können? Eine gute Möglichkeit dafür sind Lohn-Onlineprogramme, die diese Aufgabe erledigen. Sie nehmen Ihnen einen erheblichen Teil der Meldearbeit ab – zu jeder Tages- und Nachtzeit und unabhängig, z.B. von den Öffnungszeiten eines Steuerberaters.

Spätestens zum Jobantritt müssen Sofortmeldungen sein

Mit der Pflicht zur Sofortmeldung will der Gesetzgeber Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung bekämpfen. Folglich müssen Sie als Unternehmer bestimmter Branchen spätestens dann eine Sofortmeldung an die Datenstelle der Rentenversicherung abgeben, wenn ein neuer Arbeitnehmer bei Ihnen seinen Job antritt. Dabei ist es dem Gesetzgeber egal, ob das am Abend, am Wochenende oder am Feiertag ist. Für ihn zählt nur das Ergebnis: die fristgerecht abgegebene Sofortmeldung.

Es drohen Bußgelder bis zu 25.000 Euro

Klingt streng, ist auch streng. Haben Sie die Sofortmeldung nicht abgegeben und werden kontrolliert, kann es sehr teuer werden. Die Unterlassung einer Sofortmeldung wird als Ordnungswidrigkeit eingestuft. Nach den Bußgeldvorschriften des Paragraphen 111 SGB IV kann sie mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro geahndet werden.

Kein lästiger Papierkram mehr

Aber: Eine Lohnabrechnungssoftware erledigt diese Aufgabe akkurat, eine Onlinelösung just in time für Sie. Sie bedeutet nur wenig Aufwand für Sie selbst – verglichen mit dem Papierkram, den Sie ohne Hilfe bei jeder neuen Anstellung bewältigen müssten. Erfreulich auch: Die Software entlastet außerdem Ihren Steuerberater, der in der Regel nicht 24 Stunden lang und sieben Tage die Woche erreichbar ist. Ihr Steuerberater kann so die Nebentätigkeit der Sofortmeldung abgeben und sich stattdessen darauf konzentrieren, Ihre Buchhaltung zu erledigen und Ihnen in allen Steuer- und Vermögensfragen zur Seite zu stehen.

Zehn Branchen mit Sofortmeldepflicht

Notwendig ist die Sofortmeldung übrigens nach Auskunft der Deutschen Rentenversicherung  in folgenden Wirtschaftsbereichen:

1. Baugewerbe
2. Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
3. Personenbeförderungsgewerbe
4. Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe
5. Schaustellergewerbe
6. Unternehmen der Forstwirtschaft
7. Gebäudereinigungsgewerbe
8. Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
9. Fleischwirtschaft
10. Prostitutionsgewerbe

Ein Online-Lohn sendet die Sofortmeldung in Sekundenschnelle an die zuständige Behörde – über sichere Datenverbindungen und mit größter Zuverlässigkeit. Die behördliche Rückmeldung zur Sozialversicherung ist anschließend ebenfalls per Software sofort verfügbar.

Nicht vergessen: Mitarbeiter informieren!

Übrigens: Ihre Arbeitnehmer sind verpflichtet, einen Pass, Personalausweis oder einen gleichwertigen Ersatz mit sich zu führen. Das verlangt das Gesetz, damit Ermittler im Zweifelsfall die Identität Ihrer Beschäftigten rasch feststellen können. Sie als Arbeitgeber müssen jeden einzelnen Ihrer Angestellten nachweislich und schriftlich auf diese Mitführungspflicht hinweisen.