Ist eine falsche Lohnabrechnung strafbar?

Arbeitgeberhaftung bei Fehlern in der Lohnabrechnung

Bei jedem Unternehmen kann es zu Fehlern in der Lohnabrechnung kommen. Aber was ist die Grenze zwischen einem Fehler und einer Straftat und wer haftet bei einer falschen Lohnabrechnung? Als Arbeitgeber fragen Sie sich zurecht, ab wann Sie sich durch eine falsche Lohnabrechnung strafbar machen.

Beginnen wir mit der wichtigsten Frage zuerst: Kann sich ein Arbeitgeber durch eine falsche Lohnabrechnung strafbar machen? Wenn die Fehler in der Lohnabrechnung unbeabsichtigt und ohne Vorsatz entstehen, ist es nicht strafbar. Da es sich bei der Lohnabrechnung jedoch um eine Urkunde handelt, ist bei vorsätzlicher Fälschung der Tatbestand der Urkundenfälschung (§ 267 StGB) erfüllt.  

Tritt ein Fehler in der Lohnabrechnung auf, kann dieser problemlos korrigiert werden, indem der Lohn nachgerechnet wird. In solchen Fällen trägt der Arbeitgeber die Verantwortung.

Die wichtigsten Informationen zum Thema Fehler in der Lohnabrechnung haben wir für Sie übersichtlich zusammengefasst.

Unterschiede zwischen Fehlern und Straftat bei der Lohnabrechnung

Lohnabrechnungen in Deutschland gehören zu den kompliziertesten weltweit. Somit sind sie besonders fehleranfällig und es ist wenig überraschend, dass Fehler in der Lohnabrechnung zu einem der häufigsten Beschwerden von Mitarbeitern führen. Für Unternehmen sind Lohnabrechnungen eine besondere Herausforderung, da ständig ändernde Vorschriften und Gesetzeslagen zu berücksichtigen sind. Des Weiteren erschweren Themen wie Globalisierung, manuelle Datenerfassung und Jobhopping das Erstellen von korrekten Lohnabrechnungen.

Fehler in der Lohnabrechnung, die versehentlich passieren, sind nicht strafbar und können rückwirkend korrigiert werden. Solche unbeabsichtigten Fehler entstehen oft durch komplexe Vorschriften oder menschliches Versäumnis und sind in der Regel kein Grund für rechtliche Konsequenzen. Arbeitgeber sind jedoch verpflichtet, diese Fehler zu berichtigen, sobald sie entdeckt werden, um die Korrektheit der Abrechnung sicherzustellen. Anders verhält es sich bei vorsätzlichen Fehlern, die absichtlich vorgenommen werden, um Abgaben oder Kosten zu sparen – solche Handlungen können als Straftat bewertet werden und rechtliche Schritte nach sich ziehen. Die klare Unterscheidung zwischen unbeabsichtigten Fehlern und vorsätzlichem Fehlverhalten ist daher entscheidend.

Häufige Fehler in der Lohnabrechnung

Aufgrund der Komplexität gibt es eine Vielzahl von möglichen Fehlerquellen in einer Lohnabrechnung. Die häufigsten Fehler jedoch entstehen bei der Verrechnung von:

• Steuerklasse
• Unvollständige oder fehlerhafte Angaben bei der Arbeitszeiterfassung
• Urlaubstag
• Krankengeld oder anderen Abwesenheitszeiten
• Zuschüssen und Boni
• Sozialversicherungsabgaben
• Geldwerte Vorteile oder Sachbezüge
• Falsche Stundenzahl durch den Arbeitgeber oder nicht eingetragene Arbeitszeiten durch den Arbeitnehmer
• Menschliche Fehler bei nicht-automatisierten Prozessen wie Dreher in Zahlen oder zu viel oder wenig berechnetes Gehalt.

Viele dieser Fehler können durch die Automatisierung von Prozessen und die Verwendung moderner Lohnabrechnungs-Software vermieden werden.

Wann ist eine falsche Lohnabrechnung strafbar?

Unternehmer machen sich strafbar, wenn sie die Lohnabrechnungen ihrer Mitarbeiter vorsätzlich fehlerhaft ausstellen, um so Gehaltskosten zu sparen oder die Lohnnebenkosten zu senken.

§ 266a StGB – Vorenthalten und Veruntreuen von Arbeitsentgelt

Im deutschen Strafrecht nimmt der § 266a StGB eine zentrale Rolle ein, wenn es um die Verantwortlichkeit von Arbeitgebern geht. Diese Vorschrift bezieht sich auf Fälle, in denen Arbeitgeber ihrer Pflicht nicht nachkommen, Sozialversicherungsbeiträge ordnungsgemäß abzuführen oder notwendige Angaben korrekt und vollständig zu übermitteln. Auch die einbehaltenen Bestandteile des Lohns müssen ordnungsgemäß weitergeleitet werden – geschieht dies nicht, können rechtliche Konsequenzen folgen.

Interessanterweise spielt es dabei keine Rolle, ob der Lohn tatsächlich ausgezahlt wurde. Entscheidend ist allein, dass die Abführung unterlassen wurde. In besonders schweren Fällen, beispielsweise wenn absichtlich gefälschte Belege erstellt oder erhebliche Summen vorenthalten werden, kann das Strafmaß bis zu zehn Jahre Haft betragen. Die Strafe fällt milder aus, wenn Arbeitgeber die zuständigen Sozialversicherungsträger rechtzeitig über die Zahlungsausfälle informieren und eine plausible Begründung liefern. Oft ist dies auch mit der Einleitung eines Insolvenzantrags verbunden, um weiteren rechtlichen Problemen wie einer Anklage wegen Insolvenzverschleppung vorzubeugen. Im Falle einer Insolvenz jedoch ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Beiträge weiterhin zu überweisen. Der Schutz der Insolvenzmasse greift in diesem Fall nicht.

BGH, 2.12.2008 – 1 StR 416/08 – Beitragsvorenthaltung bei Schwarzarbeit

Beitragsvorenthaltung ist ein zentrales Thema bei Schwarzarbeit, insbesondere auch bei der Beschäftigung von Scheinselbstständigen. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass der gezahlte Schwarzlohn als Nettolohn anzusehen ist (BGH, Urteil vom 2.12.2008 – 1 StR 416/08). Das bedeutet, dass bei der Berechnung der vorenthaltenen Sozialversicherungsbeiträge der Schwarzlohn auf einen fiktiven Bruttobetrag hochgerechnet wird. Diese Methode stellt sicher, dass das tatsächliche Ausmaß des Schadens, der durch das Vorenthalten der Beiträge entsteht, korrekt erfasst wird. Dadurch beeinflusst sie nicht nur die Schwere der Tat, sondern auch das Strafmaß.

Ergänzend ist zu beachten, dass die vorenthaltenen Beiträge sowohl in der strafrechtlichen als auch in der zivilrechtlichen Betrachtung eine Rolle spielen. Denn neben möglichen strafrechtlichen Sanktionen können auch Nachzahlungen und Zinsen seitens der Sozialversicherungsträger gefordert werden.

§ 370 AO – Lohnsteuerhinterziehung 

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die auf den gezahlten Lohn anfallende Lohnsteuer korrekt anzumelden und abzuführen (§ 41a EStG). Bei vorsätzlicher Missachtung dieser Pflicht droht eine Strafanzeige wegen Steuerhinterziehung gemäß § 370 AO. Die Konsequenzen reichen von Geldstrafen bis hin zu Haftstrafen von bis zu fünf Jahren; in schweren Fällen, wie bei systematischem Fehlverhalten oder erheblichem Ausmaß, kann das Strafmaß sogar auf bis zu zehn Jahre steigen.

Nach höchstrichterlicher Rechtsprechung wird Schwarzlohn bei der Berechnung der hinterzogenen Lohnsteuer als Nettolohn behandelt. Darauf aufbauend wird mithilfe der Steuerklasse VI – die bei fehlenden elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen gilt – die entsprechende Lohnsteuer ermittelt.

Dies führt oft zu deutlich höheren Nachzahlungsbeträgen, da die Steuerklasse VI einen höheren Abzugsbetrag vorsieht. Dadurch wird die Tat nicht nur als schwerwiegender eingestuft, sondern die Nachforderungen fallen auch erheblich aus.

Ein interessanter Zusatz: Laut eines Urteils vom BGH vom 2.12.2008 – 1StR 416/08 entfällt die pauschale Anwendung der Steuerklasse VI auf die gesamte Summe, wenn ein Teil des Arbeitslohns ordnungsgemäß versteuert wurde. Dies kann das Strafmaß und die Höhe der Nachzahlungen entsprechend mildern

Tipp: Vermeiden Sie Fehler bei der Lohnabrechnung mit moderner Lohnabrechnungs-Software von Sage

Arbeitgeberpflichten und Rechte

Im Falle einer falschen Lohnabrechnung durch den Arbeitgeber steht dieser vor der Herausforderung, die Situation zeitnah und ordnungsgemäß zu klären. Während er gesetzlich verpflichtet ist, Fehler rückwirkend zu korrigieren und eventuelle Schäden zu vermeiden, besitzt er auch bestimmte Rechte, um sich gegen ungerechtfertigte Ansprüche zu schützen. Des Weiteren hat der Arbeitgeber das Recht, eine Rückforderung bei Fehlern in der Gehaltsabrechnung zu stellen, sollte dem Mitarbeiter zu viel Gehalt überwiesen worden sein.

Pflichten des Arbeitgebers:

• Erstellung einer Lohnabrechnung

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, eine präzise und übersichtliche Lohnabrechnung für jeden Mitarbeiter zu erstellen und bereitzustellen.

• Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers ordnungsgemäß abzuführen.

• Einhalten von Widerspruchsfristen

Der Arbeitnehmer hat das Recht, einen Widerspruch mit einer angemessenen Frist zu versehen, innerhalb derer der Arbeitgeber auf den Widerspruch zu reagieren hat.

• Rückwirkende Korrektur von Fehlern

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, seine Fehler rückwirkend zu korrigieren. Hat der Arbeitgeber beispielsweise eine falsche Lohnabrechnung erstellt und zu wenig Gehalt überwiesen, muss er diesen Fehler auch in den folgenden Monaten korrigieren. Dies geschieht durch eine Aufrollung, in welcher die Aufrollungsdifferenz berechnet wird. Der in der Lohn-Nachberechnung ermittelte Betrag wird im aktuellen Abrechnungsmonat verrechnet.

Des Weiteren kann der Arbeitgeber für die Kosten haftbar gemacht werden, die dem Arbeitnehmer durch die fehlerhafte Lohnabrechnung entstanden sind. Hierzu gehören zum Beispiel Kosten durch Zinsen für ein überzogenes Konto oder Mahnkosten. Der Arbeitgeber ist hier in der Pflicht, den Mitarbeiter für diese entstehenden Kosten zu entschädigen.

Rechte des Arbeitgebers:

Rückforderung von zu viel gezahltem Gehalt

Der Arbeitgeber hat das Recht, überzahltes Gehalt zurückzufordern, wenn versehentlich ein höherer Betrag als vereinbart überwiesen wurde. Auch hier wird eine Aufrollung durchgeführt und die Differenz wird in der folgenden Lohnabrechnung vom Nettobetrag einbehalten.

Rückforderung von zu viel abgeführter Lohnsteuer

Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, die Lohnsteuer seiner Mitarbeiter korrekt zu berechnen und abzuführen (§ 42d EStG). Wenn dabei ein Fehler unterläuft und eine überhöhte Lohnsteuer abgeführt wird, hat der Arbeitgeber das Recht, diesen Betrag innerhalb einer Frist von drei Jahren vom Arbeitnehmer zurückzufordern. Dieses Rückforderungsrecht ist von besonderer Bedeutung, da es Ihnen erlaubt, finanzielle Verluste auszugleichen, die durch Überzahlungen entstanden sind.

Darüber hinaus haftet der Arbeitgeber gemäß § 42d EStG für die korrekte Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer. Sollte das Finanzamt eine Nachforderung aufgrund zu geringer Einbehaltung geltend machen, kann der Arbeitgeber ebenfalls sein Rückgriffsrecht auf den Arbeitnehmer ausüben. Dies ergibt sich aus der rechtlichen Grundlage, dass der Arbeitnehmer stets als Steuerschuldner gilt, auch wenn der Arbeitgeber für die Abwicklung verantwortlich ist.

Sozialversicherungsbeiträge vom Arbeitnehmer zurückzufordern

Der Arbeitgeber trägt die Verantwortung gegenüber den Sozialversicherungsträgern, die Sozialversicherungsbeiträge ordnungsgemäß abzuführen. Wird jedoch versäumt, die Arbeitnehmeranteile vom Arbeitsentgelt abzuziehen, hat der Arbeitgeber das Recht, diese Beträge nachträglich innerhalb der folgenden drei Gehaltszahlungen vom Arbeitnehmer zurückzufordern.

Der Anspruch auf Rückforderung erfolgt ausschließlich durch einen Abzug vom Arbeitsentgelt, und dies auch nur unter der Bedingung, dass dem Arbeitgeber kein eigenes Verschulden nachgewiesen werden kann. Sollten Sie die Frist von drei Gehaltsabrechnungen versäumen, besteht nur eine Möglichkeit, den Betrag zurückzufordern, wenn:

• Der Arbeitnehmer seinen Pflichten gemäß § 28o Abs. 1 SGB IV vorsätzlich oder grob fahrlässig nicht nachgekommen ist.
• Der Arbeitnehmer erhält nur Sachbezüge nach § 28g SGB IV
• Der Arbeitnehmer trägt den Gesamtsozialversicherungsbeitrag allein.

Kündigung von Mitarbeitern die Lohnabrechnungen fälschen

Die Fälschung einer Lohnabrechnung durch einen Mitarbeiter, beispielsweise zum Zwecke der Erlangung eines Baukredits bei einer Bank, berechtigt den Arbeitgeber zur fristlosen Kündigung. Auch wenn die strafbare Handlung außerhalb des Dienstes begangen wurde, kann dies das Arbeitsverhältnis beeinträchtigen, sofern bei objektiver Betrachtung begründete, ernsthafte Zweifel an der Eignung des Arbeitnehmers zur Erfüllung seiner arbeitsvertraglichen Pflichten bestehen.

Muss ein Arbeitnehmer seine Lohnabrechnung eigenständig prüfen?

Grundsätzlich ist ein Arbeitnehmer nicht verpflichtet, seine Lohnabrechnung auf Fehler zu überprüfen. Ist der vom Arbeitgeber überwiesene Betrag jedoch deutlich zu hoch und fällt ohne genaue Überprüfung auf, ist der Arbeitnehmer verpflichtet, dies seinem Arbeitgeber mitzuteilen. Laut einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG, 11.6.1980 – Az: 4 AZR 443/78) ist ein Arbeitnehmer verpflichtet, seinen Arbeitgeber über eine erhebliche Überzahlung zu informieren, wenn diese auffällt.

Fristen für Rückforderungen für Arbeitgeber

Allgemeine Fristen für eine Lohnnachberechnung

Wie lange ein Arbeitgeber eine Lohnabrechnung rückwirkend korrigieren kann, hängt von der Art des Fehlers ab. Allgemein gilt die im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) § 195 festgelegte Regelmäßige Verjährungsfrist von 3 Jahren. Innerhalb dieser Frist kann der Arbeitgeber zu viel gezahltes Gehalt oder Entgelt sowie so viel abgeführte Lohnsteuer zurückfordern.

Fristen für die Rückforderung für Arbeitnehmeranteile der Sozialversicherung

Der Arbeitgeber ist in der Verantwortung, fehlende Beträge für die Sozialversicherung nachzuzahlen. Hat der Arbeitgeber versäumt, die Arbeitnehmeranteile an den Sozialversicherungsbeiträgen einzubehalten, kann er diese Beiträge nur innerhalb der nächsten drei Gehaltsabrechnungen nachträglich abziehen.

Fristen der Berichtigung der Lohnsteuerbescheinigung

Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung muss bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres ans Finanzamt übermittelt werden. Fehlende Lohnsteuer kann der Arbeitgeber bei der nächsten Gehaltszahlung nachträglich einbehalten. Nach der Übermittlung ist eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs jedoch nicht mehr möglich.

Haftungsbefreiende Anzeige beim Finanzamt

Arbeitgeber sind nach 41c Absatz 4 EStG verpflichtet, Fälle von nicht nachträglich einbehaltener Lohnsteuer unverzüglich dem Betriebsstättenfinanzamt zu melden. Diese sogenannte haftungsbefreiende Anzeige ermöglicht es dem Finanzamt, die fehlende Lohnsteuer direkt beim Arbeitnehmer einzufordern.

Wenn hingegen zu viel Lohnsteuer einbehalten wurde, hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, die Differenz über eine Einkommensteuerveranlagung zurückzuerhalten.

Ausnahmen und Feinheiten beachten

In verschiedenen Ausnahmefällen ist es jedoch möglich, dass die Fristen für die Rückforderung kürzer ausfallen oder gar nicht gegeben sind.

Wusste der Arbeitgeber zum Beispiel, dass er zu viel Gehalt ausgezahlt hat, oder wenn er den Arbeitnehmer auf das zu viel überwiesene Gehalt angesprochen hat und signalisiert hat, dass keine Rückzahlung nötig sei, verfällt der Anspruch des Arbeitgebers auf Rückzahlung.

Umgekehrt ist der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber durch die Treuepflicht verpflichtet. Fällt dem Arbeitnehmer ein Fehler in der Lohnabrechnung auf, ist er verpflichtet, dies dem Arbeitgeber mitzuteilen. Bei Nichterfüllung seiner Treuepflicht kann dem Mitarbeiter fristlos gekündigt werden. In der Realität ist dieser Nachweis jedoch häufig schwierig, besonders wenn der monatliche Lohn schwankt und somit eine falsche Lohnabrechnung nicht sofort erkennbar ist.

Falsche Lohnabrechnung durch den Steuerberater

Besonderes Augenmerk liegt hierbei auf der Rolle von Steuerberatern oder leitenden Angestellten mit Personalverantwortung, die nach § 14 Abs. 2 StGB unter bestimmten Umständen als „Arbeitgeber“ im strafrechtlichen Sinne gelten. Sollten solche Personen fahrlässig oder vorsätzlich handeln, beispielsweise durch das Unterlassen notwendiger Abzüge, können sie nicht nur haftbar gemacht werden, sondern tragen auch die Verantwortung für die Einhaltung der Rückforderungsfristen.

Schadensersatz bei falscher Lohnabrechnung

Für einen Fehler in der Lohnabrechnung steht dem Arbeitnehmer noch kein Schadensersatz zu, da die Lohnabrechnung rückwirkend korrigiert werden kann. Erfolgt die Gehaltszahlung verspätet oder unterbleibt sie vollständig, hat der Arbeitnehmer in Deutschland seit 2016 Anspruch auf eine Pauschalentschädigung in Höhe von 40 €. Darüber hinaus kann der Arbeitgeber für ausbleibende Gehaltszahlungen haftbar gemacht werden, insbesondere für daraus resultierende Folgeschäden. Hierzu zählen beispielsweise Zinsen und Mahngebühren, aber auch substanzielle Schäden wie der Verlust des Eigenheims durch Zwangsversteigerung, sofern die Kreditraten aufgrund der Nichtzahlung des Gehalts nicht bedient werden konnten. (Landesarbeitsgericht Rheinland-Pfalz Az: 2 Sa 555/14)

Fazit

Fehler in der Lohnabrechnung sind nicht zwangsläufig strafbar, solange sie unbeabsichtigt und ohne Vorsatz entstehen. Arbeitgeber sind verpflichtet, solche Fehler umgehend zu korrigieren und eventuelle Schäden zu vermeiden. Anders verhält es sich bei vorsätzlichen Handlungen, beispielsweise wenn Sozialversicherungsbeiträge oder Lohnsteuer absichtlich nicht abgeführt werden, um Kosten zu sparen. Solche Praktiken stellen Straftatbestände dar, die mit empfindlichen Geld- oder Haftstrafen geahndet werden können.

Um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden, sollten Arbeitgeber stets genau arbeiten und gesetzliche Fristen und Vorschriften einhalten. Automatisierte Prozesse und professionelle Software können dabei helfen, die Fehlerquote zu minimieren. Zudem sollten rechtliche Fragen proaktiv geklärt werden, etwa durch eine haftungsbefreiende Anzeige beim Finanzamt.
Strafbarkeit wird also dann relevant, wenn Vorsatz und gezielte Täuschung im Spiel sind – eine klare Grenze, die Arbeitgeber nicht überschreiten sollten.