Die Angebotskalkulation dient der Ermittlung eines Verkaufspreises, zu dem ein Unternehmen seine Produkte oder Dienstleistungen auf dem Markt anbietet. Im Vordergrund steht das Erzielen eines Gewinns, der sich aus dem Verkaufspreis nach Abzug aller Kosten ergibt. Diese Kosten werden im Rahmen einer Angebotskalkulation auch Selbstkosten genannt. Die Betriebswirtschaft unterscheidet zwischen sogenannter Vorwärts- und Rückwärtskalkulation. Handelt es sich um einen Markt, in dem die Verkaufspreise bereits feststehen, steht die Kostenoptimierung im Vordergrund. Das Angebot wird also ausgehend vom Listenpreis, zum Beispiel eines Handelskunden, zurückgerechnet. Der erwartete Gewinn ergibt sich in diesem Fall aus der Minimierung der Selbstkosten, zu denen das Unternehmen das Produkt herstellen bzw. bereitstellen oder liefern kann.
Angebote unkompliziert nach Zeitaufwand kalkulieren
Für kleine und mittelständische Unternehmen stellt die Vorwärtskalkulation die gängige Praxis dar. Dabei ist in den meisten Fällen das klassische Modell einer Angebotskalkulation auf der Basis von Zeitstunden relevant. Sowohl für viele Handwerksbetriebe als auch für Dienstleister mit beratendem Schwerpunkt stellen diese Kalkulationsmodelle auf Stundensatzbasis die allgemein übliche Vorgehensweise dar, zumal sich aus den verrechneten Zeitstunden auch die eigentliche Wertschöpfung ergibt.
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Basis der Angebotskalkulation nach Zeitstunden: der kostendeckende Stundensatz
Wenn eine Firma ihre Angebote nach Stundensätzen kalkuliert, sollte sie darauf achten, dass ein Stundensatz zunächst alle Kostenfaktoren einschließt.
Beispiel: In einer Dienstleistungsfirma arbeiten zehn Mitarbeiter, bestehend aus einem Geschäftsführer, einem Vertriebsprofi, einer Verwaltungsfachkraft und sieben Beratern. Um einen angemessenen Stundensatz zu kalkulieren, sind mehrere Schritte notwendig.
- Ermittlung der Personalkosten: Diese belaufen sich in einem Wirtschaftsjahr auf 400.000 € inklusive aller Personalnebenkosten.
- Bei 220 Arbeitstagen im Jahr und einer angenommenen effektiven Produktivität von 6,5 Stunden täglich kostet eine Zeitstunde pro Mitarbeiter durchschnittlich knapp 30,00 €.
- In der Beispielfirma sind nicht alle zehn, sondern lediglich sieben Mitarbeiter mit der direkten Leistungserbringung beschäftigt. Aus den Erlösen ihrer Leistungen müssen also auch die Kosten für den Geschäftsführer, für den Vertrieb und für die Verwaltung gedeckt werden.
- Dadurch ergibt sich eine Kalkulationsbasis von 40,00 statt 30,00 € pro angebotener Zeitstunde.
- Die anbietende Firma wendet zudem 24.000 € jährlich für Raummiete auf. Hinzu kommen jährlich ca. weitere 50.000 € für sonstige Betriebsausgaben, Gemeinkosten und geplante Investitionen. Damit erhöht sich eine durchschnittliche Arbeitsstunde um weitere fast 7,40 € je Mitarbeiter. Auch in diesem Falle müssen die sieben Berater mit ihren jeweiligen Stundensätzen für die gesamte Kostendeckung sorgen. In der Addition ergibt das eine Zwischensumme von 47,40 €, zu der das Beispielunternehmen eine Beratungsstunde mindestens anbieten muss, um wenigstens die Kosten decken zu können.
Der kalkulatorische Gewinn einer berechneten Zeitstunde
Der letzte Schritt zur Festlegung eines Stundensatzes besteht darin, nun den selbst erwarteten kalkulatorischen Gewinn auf den bisher errechneten Stundensatz aufzuschlagen. Hier hat jedes Unternehmen einen Spielraum, den Wert einer angebotenen Leistung nach Maßgabe von Angebot und Nachfrage zu beziffern. In der Regel nehmen die meisten Firmen im Rahmen der Angebotskalkulation dann Bezug auf marktübliche Stundensätze. Akzeptiert der Markt einen Stundensatz von 60,00 €, würde dieser gemäß des Fallbeispiels einen kalkulatorischen Gewinn von 12,60 € beinhalten, was einem durchaus üblichen Gewinnaufschlag von ca. 20 % entspricht.
