Arbeitsorganisation

Arbeitsorganisation befasst sich mit der Gestaltung von Arbeitsabläufen. Ziel ist eine effiziente und effektive Strukturierung des Arbeitsalltags. Im Vordergrund steht die Erhaltung und Steigerung der Produktivität durch die bestmögliche Nutzung von verfügbaren Mitteln und Kompetenzen. Die Gestaltung der Arbeit bezieht sich dabei auf

• die Art der Tätigkeit,
• den Umfang der Aufgaben und
• die Arbeitsbedingungen.

Arbeitsorganisation hat den Zweck, die zielgerichtete Einwirkung auf den Gegenstand der Arbeit zu optimieren. Koordinierende Maßnahmen betreffen einerseits die zwischenmenschliche Zusammenarbeit. Andererseits regeln sie das Zusammenspiel zwischen Menschen und den Gegenständen, mit denen sie arbeiten. Dabei geht es um die Nutzung von Informations- und Betriebsmitteln. Wichtige Gesichtspunkte sind darüber hinaus die Planung der Arbeitsform und Arbeitszeit. Methoden der Arbeitsgestaltung setzen in der Organisation eines Betriebs an. Sie bieten aber auch Unterstützung bei der Strukturierung der Abläufe am individuellen Arbeitsplatz.

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Arbeitsorganisation im Unternehmen

Im Unternehmen koordiniert die Arbeitsorganisation räumliche und zeitliche Ressourcen. Sie plant darüber hinaus die personelle und materielle Ausstattung. Die bestmögliche Koordination zwischen Mensch, Maschine und Umwelt soll dabei die wirtschaftlichen Ziele des Unternehmens sichern. Die Gestaltung der Arbeit berücksichtigt unterschiedliche Gesichtspunkte.

• Voraussetzung für die sinnvolle Organisation der Arbeit ist die Erfassung aller anfallenden Aufgaben in Prozesslandkarten.
• Die Arbeitsorganisation ermittelt Funktionen im Unternehmen. Sie verbindet die Beschreibung einer Stelle mit den Aufgaben eines Mitarbeiters. Organigramme fassen die Zuständigkeiten und die Verteilung der Aufgaben zusammen.
• Die Gestaltung der Arbeit kümmert sich um die Arbeitsabläufe. Ein Modell der Prozesse zeigt, welche Schritte bei der Erledigung einer Aufgabe anfallen.
• Die Arbeitsorganisation legt die Arten der Zusammenarbeit fest. Mögliche Formen sind Job-Rotation, Job-Sharing oder Homeoffice. Wichtig ist darüber hinaus die Unterstützung der Information und Kommunikation im Unternehmen.
• Zur Arbeitsgestaltung gehört die Regelung der Arbeitszeiten und Pausen.
• Motivation der Mitarbeiter und Kontrolle der Leistung liegen ebenfalls in der Zuständigkeit der Arbeitsorganisation.

Individuelle Arbeitsorganisation

Neben einem unternehmerischen hat Arbeitsorganisation einen individuellen Aspekt. Eine strukturierte Arbeitsweise erhöht die Produktivität und beugt Stress am Arbeitsplatz vor.

• Ein täglicher Arbeitsplan fasst anstehende Aufgaben zusammen und legt Prioritäten fest.
• Ordnung auf dem Schreibtisch vermeidet zeitraubendes Suchen.
• Das sinnvolle Verteilen von Aufgaben und das Einbinden von Kollegen sorgen für Effizienz.
• Gezielte Rückfragen vermeiden Fehler durch Unklarheiten.
• Die Verwendung von Mustern und Checklisten beschleunigt den Arbeitsfortgang.
• Pünktlichkeit spart Zeit und unterstützt ein respektvolles Miteinander.
• Eine systematische und gebündelte Bearbeitung von E-Mails verhindert störende Unterbrechungen der Konzentration.
• Telefongespräche bringen gelegentlich schneller Klarheit als schriftlicher Austausch.

Individuelle Arbeitsorganisation ist an digital vernetzten Arbeitsplätzen besonders wichtig. Eine gute Planung entlastet den Alltag für Menschen, die auf unterschiedlichen Kanälen praktisch ununterbrochen ansprechbar sind.