Personalkosten

Lohnnebenkosten für Arbeitgeber

Beim Einsatz von Arbeitnehmern entstehen einem Unternehmen Kosten, wie beispielsweise Lohn und Gehalt sowie die Lohnnebenkosten. Letztere werden häufig auch als indirekte Arbeitskosten bezeichnet und zusätzlich zum Arbeitnehmer-Bruttolohn entrichtet. Insbesondere für die Lohnabrechnung und die Personalplanung ist es von Vorteil, die Lohnnebenkostenhöhe und deren Zusammensetzung genau zu kennen.

In diesem Artikel erfahren Sie deshalb, was genau Lohnnebenkosten sind, welche Arten es gibt und welche Sozialleistungen und Versicherungen Arbeitgeber übernehmen müssen. Darüber hinaus lernen Sie, wie hoch die einzelnen Beträge sind und wie die Höhe der Lohnnebenkosten für Arbeitgeber berechnet wird.

Überblick

Was sind Lohnnebenkosten (in Deutschland)?

Lohnnebenkosten sind die Kosten, die über den reinen Bruttolohn hinausgehen und die ein Arbeitgeber für die Beschäftigung eines Arbeitnehmers in Deutschland zu tragen hat. Dazu gehören bspw. Sozialversicherungsbeiträge, gesetzlich festgelegte Umlagen und weitere Abgaben. Die Beiträge zur Sozialversicherung machen dabei den größten Kostenblock aus.

Diese Kosten sind zwar immer an die Höhe der Löhne und Gehälter der Arbeitnehmer gekoppelt, werden jedoch nicht an die Beschäftigten ausgezahlt. Stattdessen werden sie direkt an den entsprechenden Träger der Versicherung abgeführt. Eine Unterscheidung zwischen Lohn und Gehalt wird bei den Lohnnebenkosten im Übrigen nicht gemacht – die Beträge sind immer identisch, egal welches Vergütungsmodell vorliegt.

Welche Arten von Lohnnebenkosten gibt es?

Im Allgemeinen gehören zu den Personalkosten für Arbeitgeber alle direkten und indirekten Kosten, die durch den Einsatz von Arbeitnehmern in einem Betrieb anfallen. Die direkten Personalkosten bestehen vor allem aus Lohn und Gehalt sowie deren variablen Bestandteilen.

Die indirekten Personalkosten, auch Lohnnebenkosten genannt, entstehen dagegen durch gesetzliche oder tarifliche Vorschriften. Dazu gehören vor allem:

• Sozialversicherungsbeiträge (KV, PV, RV und AV)
• Unfallversicherung (je nach Branche)
• Umlagen U1 – U3 (Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Mutterschutz und Insolvenzgeld)
• Spezielle Steuern auf die Lohnsumme
• Sonstige Aufwendungen

Doch auch freiwillige Leistungen des Arbeitgebers wie Weihnachts- und Urlaubsgeld, Zuschüsse für die Kinderbetreuung oder Aufwendungen für die Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern gehören zu den indirekten Personalkosten bzw. Personalzusatzkosten.

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Welche Sozialleistungen Arbeitgeber zahlen müssen

Bei den Sozialabgaben unterscheidet man im Allgemeinen zwischen der Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Unfallversicherung. Abgesehen von der Unfallversicherung werden alle Versicherungsbeiträge zur Hälfte von den Arbeitnehmern sowie den Arbeitgebern getragen und an die entsprechenden Versicherungsunternehmen verteilt.

Im Gegensatz dazu ist die gesetzliche Unfallversicherung, mit der Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten versichern, vollständig vom Arbeitgeber zu tragen und an die jeweilige Berufsgenossenschaft zu überweisen. Diese Unfallversicherung ist allerdings nicht mit einer privaten Unfallversicherung zu verwechseln, die Arbeitnehmer für sich selbst abschließen können. Die Höhe der Beitragszahlungen der Arbeitgeber hängt dabei in der Regel von der Gefahrenklasse des jeweiligen Berufs ab.

Exkurs: Welche Versicherungen Arbeitgeber zahlen müssen

Obligatorische Versicherungen für Arbeitgeber sind die gerade beschriebenen Versicherungen. Neben den genannten Beiträgen zur Sozialversicherung gibt es jedoch auch noch einige weitere Versicherungen, die Unternehmen in Betracht ziehen können (auch wenn diese nicht direkt zu den Lohnnebenkosten für Arbeitgeber gehören), um im Fall der Fälle auf der sicheren Seite zu sein.

Wichtige Versicherungen können zum Beispiel eine Betriebshaftpflicht inklusive Vermögensschadenversicherung sowie eine Rechtsschutzversicherung sein. Diese beiden Versicherungen sind zwar nur optional, können jedoch Schäden in Millionenhöhe abwenden, wenn es zu einem Schadensfall oder Rechtsstreit kommt. In diesem Zusammenhang sollten Sie sich Gedanken darüber machen, welchem Risiko Sie ihr Unternehmen aussetzen wollen und ob sie etwaige Probleme auch ohne die zusätzlichen Versicherungen finanziell bewältigen können.

So berechnen Sie die Höhe der Lohnnebenkosten

Bei der Berechnung der Personalkosten, die in einem Betrieb anfallen, ist es notwendig, zwischen regelmäßigen (monatlichen) Personalkosten wie Lohn und Gehalt und zusätzlichen Leistungen zu unterscheiden. Urlaubs- oder Krankengeld, die zu einem bestimmten Zeitpunkt fällig werden, werden bei der Berechnung beispielsweise auf alle Abrechnungszeiträume innerhalb des Jahrs verteilt, um die realen (monatlichen) Personalkosten zu erhalten.

Um die Lohnnebenkosten entsprechend berechnen zu können, benötigen Arbeitgeber darüber hinaus die genauen Werte der entsprechenden Kostenblöcke. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die jeweiligen Punkte:

• Krankenversicherung: 14,6 % (7,3 % für den Arbeitgeber) – Individuelle Zusatzbeiträge der Krankenkassen nicht vergessen
• Pflegeversicherung: 3,4 % (1,7 % für den Arbeitgeber 1,2 % in Sachsen)
• Rentenversicherung: 18,6 % (9,3 % für den Arbeitgeber)
• Arbeitslosenversicherung: 2,6 % (1,3 % für den Arbeitgeber)
• Unfallversicherung: 1,2 % bis 1,6 % je nach Gefahrenklasse
• Umlage U1 (Lohnfortzahlung im Krankheitsfall): zwischen 1 % und 4 %
• Umlage U2 (Mutterschutz): zwischen 0,2 % und 1 %
• Umlage U3 (Insolvenzgeld): zwischen 0,06 % und 0,15 %

Die gesamten Personalkosten errechnen sich somit aus dem Bruttogehalt, den gesetzlichen Sozialabgaben, Zahlungen zur U1-, U2- und U3-Umlage, den Beiträgen zur Berufsgenossenschaft, den Zusatzleistungen wie Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld sowie den Kosten für Entgeltfortzahlungen (unter Berücksichtigung etwaiger Rückerstattungen aufgrund der U1- oder U2-Umlage). Zieht man von diesem finalen Betrag nun den Bruttolohn ab, erhält man die reinen Lohnnebenkosten.

Dazu kommen dann noch alle Kosten, die ein Unternehmen zur Ausbildung oder Fort- und Weiterbildung eines Mitarbeiters aufwendet, sowie Reise- oder Verpflegungskosten, sofern der Mitarbeiter Kundentermine wahrnimmt.

Ferner können auch Personalrabatte, eine betriebliche Altersvorsorge oder andere besondere Leistungen des Unternehmens an die Mitarbeiter bei der Kalkulation berücksichtigt werden.

In einigen Fällen werden auch die Kosten für die Ausstattung eines Arbeitsplatzes oder Anschaffung von Arbeitsmaterialien und -geräten für den Mitarbeiter als indirekte Personalkosten oder Personalzusatzkosten bezeichnet.

Beispielrechnung:
Gehen wir nun von folgendem Beispiel aus: Unser Arbeitnehmer verdient bei einer 40h-Woche 4.500 Euro brutto, ist über 23 Jahre alt und es fällt keine Kirchensteuer an.

In unserem Fall betragen die Lohnnebenkosten somit 1.631,08 Euro. In der Regel müssen Arbeitgeber mit Lohnnebenkosten in Höhe von etwa 22-23 % des Bruttogehalts eines voll sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmers rechnen.

Welche Rolle spielen Lohnnebenkosten fürs Business?

Lohnnebenkosten spielen wie auch die gezahlten Gehälter eine wichtige Rolle, wenn es um die Betrachtung der finanziellen Situation eines Unternehmens geht.

Mit der Berechnung der Lohnnebenkosten sowie der Gesamtpersonalkosten lassen sich nämlich eindeutige Rückschlüsse auf die Wirtschaftlichkeit eines Betriebes ziehen. Dabei wird den Ausgaben für Personal gegenübergestellt, wie viel Umsatz oder Gewinn durch die entsprechenden Arbeitnehmer gemeinsam oder im Einzelnen erwirtschaftet wird.

Daher sollten vor allem Personalverantwortliche, die für das Einstellen neuer Kollegen verantwortlich sind, mit diesen Zahlen vertraut sein. Denn nur wenn sie wissen, welche Lohnnebenkosten und sonstigen betriebsinternen Aufwendungen zusätzlich zum Bruttogehalt zu zahlen sind, können die entsprechenden maximal zahlbaren Brutto-Jahresgehälter festgelegt werden.

Ein nicht berücksichtigter finanzieller Mehraufwand von mindestens 22 % kann schließlich erhebliche negative Auswirkungen auf das Florieren eines Unternehmens haben. Daher lohnt es sich auf alle Fälle, sich vor dem Anwerben neuer Mitarbeiter mit den Lohnnebenkosten auseinanderzusetzen.

Können Arbeitgeber Lohnnebenkosten steuerlich geltend machen?

Eine Frage, die viele Unternehmer interessiert, ist außerdem, ob Arbeitgeber die entrichteten Lohnnebenkosten steuerlich geltend machen können. Da die Ausgaben für die Sozial- und Unfallversicherung zu den indirekten Aufwendungen gehören und als Betriebsausgaben verbucht werden, können Arbeitgeber sämtliche Lohnnebenkosten in ihrer Steuererklärung geltend machen. Dadurch können Unternehmer ihren steuerpflichtigen Gewinn mindern.

Unternehmer müssen dennoch aufpassen, da nicht alle Kosten, die unter den Begriff der Lohnnebenkosten fallen, auch steuerlich abgesetzt werden können. Beispielsweise sind freiwillige Zusatzleistungen wie Weihnachts- und Urlaubsgeld zwar Bestandteil der Lohnnebenkosten, aber nicht alle dieser Zusatzleistungen sind auch steuerlich absetzbar.

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