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Lohnabrechnung: 5 einfache Lösungen für die größten Herausforderungen

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Frau im Büro

Denken auch Sie, dass Ihr Prozess für die Lohnabrechnung eher kompliziert ist? Dauert eine Aufgabe mehrere Stunden, vielleicht sogar einen ganzen Arbeitstag? Müssen Sie manchmal oder sogar oftmals andere wichtige Geschäftsanforderungen zurückstellen, um sich ganz der Lohnabrechnung zu widmen zu können?

Falls Ihnen das bekannt vorkommt, ist das nicht überraschend. Denn unsere Recherche ergab, dass 15 % der kleinen Unternehmen weltweit innerhalb der nächsten 12 Monate eine effizientere Art der Lohnabrechnung bevorzugen würden. Durch eine effizientere Herangehensweise bei der Lohnabrechnung gewinnen Sie nicht nur mehr Zeit für andere Unternehmensaufgaben, sondern verbessern auch Ihr Geschäftsergebnis. Denn Sie wenden weniger Zeit für die Datenverarbeitung auf und haben mehr Zeit, diese zu analysieren.

Wissen Sie, wie viel Ihrem Unternehmen der Prozess für die Lohnabrechnung kostet? – Die Kosten könnten vor allem dann höher liegen als erwartet, wenn Sie veraltete Tools für die Verwaltung und Erstellung der Lohnabrechnung nutzen.

Infografik: Probleme bei der Lohnabrechnung

Wir stellen Ihnen 5 schnelle und einfache Methoden vor, damit die Lohnabrechnung in Zukunft für Sie weniger mühsam ist. Dadurch erlangen Sie mehr Freiheit, um sich auf produktivere Aufgaben für das Unternehmen zu konzentrieren.

1. Digitale Lohnabrechnung

Stellen Sie von gedruckten Formularen auf digitale Online-Alternativen um. Auf diese Weise werden Ihre Mitarbeiterdaten an einem sicheren Ort konsolidiert. Dies hat auch den Vorteil, dass Sie den Zugriff auf vertrauliche Dokumente kontrollieren können. Ihre Lohnabrechnungen wirken dadurch professioneller und erfüllen zudem alle Punkte der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

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2. Konsolidierung von Zeiterfassungsdaten

Falls Sie noch Zeiterfassungsbögen aus Papier verwenden, um die Arbeitszeit von Mitarbeitern zu dokumentieren, können Sie durch eine Lohnabrechnungssoftware enorm viel Zeit einsparen und die Genauigkeit der Daten erhöhen. Denn die Mitarbeiter können ohne Probleme selbst auf ihre geleisteten Arbeitsstunden zugreifen und diese nachverfolgen. Des Weiteren können die für die Verarbeitung der Daten verantwortlichen Personen oder Stellen problemlos nach bestimmten Datenpunkten filtern, damit diese gemäß den DSGVO-Leitlinien stets aktuell und relevant bleiben.

Durch eine Umstellung verbessert sich zudem die Organisation der Korrespondenz wie Krankmeldungen, E-Mails und Urlaubsanträge per SMS. Eine cloudbasierte Lohnabrechnungssoftware erlaubt es, Mitarbeitern, Urlaubsanträge einzureichen, die ihre Vorgesetzten aus der Ferne genehmigen können. Derartige Anträge werden automatisch aktualisiert und auf den Lohnabrechnungen angezeigt.

3. Digitalisierte Kalkulationstabellen

Eine Studie der American Payroll Association und des Unternehmens Javelin Strategy & Research zeigte, dass 88 % der Kalkulationstabellen für die Lohnabrechnung Fehler enthalten und manuelle Fehler 1 – 8 % der Personalkosten ausmachen. Unternehmen, die nicht die neuesten Automatisierungstools nutzen, sind anfällig für Inkonsistenzen in wichtigen Bereichen der Lohnabrechnung. Dies wiederum kann Unternehmen dem Risiko von Compliance-Verstößen aussetzen und sich negativ auf die Unternehmensreputation und das Geschäftsergebnis auswirken.

HR- und Personalteams können bis zu sechs Stunden pro Woche mit der Pflege von Kalkulationstabellen vergeuden, was enorme Ressourcen bindet. Fehler bei der Dateneingabe, der Versionierung sowie die falsche Verwendung von integrierten Funktionen sind typische Probleme, welche Ressourcen binden und Unternehmen davon abhalten, sich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren. Die Automatisierung von Routineabläufen steigert nicht nur die Mitarbeitereffizienz, sondern macht auch die manuelle Verarbeitung, das Ausfüllen von Formularen und die Bearbeitung von Kalkulationstabellen überflüssig.

4. Vorbereitung der Steuererklärung während des ganzen Jahres

Jedes dritte kleine Unternehmen gibt an, dass mehr als 80 Stunden – also zwei Arbeitswochen – für die Vorbereitung auf die Steuererklärung aufgewendet werden. Moderne Tools nutzen Smart Learning, um die erforderlichen Daten für das Steuerkonzept Ihres Unternehmens automatisch aufzuzeichnen und nachzuverfolgen. Das macht die Jahresendabrechnung deutlich einfacher.

5. Umstieg auf Direktüberweisungen

Bei der Digitalisierung von Direktüberweisungen und Online-Lohnabrechnungen können zwei wichtige Ziele erreicht werden:

  1. eine schnellere Bezahlung von Lieferanten und Mitarbeitern und
  2. es bleibt mehr Geld für Investitionen in andere Geschäftsbereiche.

Wenn kleine Unternehmen langfristig erfolgreich wirtschaften wollen, müssen sie genug Zeit zur Verfügung haben, um zukünftige Strategien für das gesamte Unternehmen erarbeiten zu können. Durch die Automatisierung einer Reihe von Prozessen in den Bereichen Personalwesen und Lohnabrechnung können sie genau das erreichen. Hierdurch ergeben sich Dominoeffekte für das Talent-Management und die Mitarbeiterbindung, die zu einer zufriedeneren und leistungsfähigeren Belegschaft führen.

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