Neue Arbeitswelt im HR: Auf gute digitale Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern

Recruiting, Weiterbildungsplanung, Mitarbeiterentwicklung – HR-Verantwortliche haben alle Hände voll zu tun. Doch leider bleiben die wichtigen Aufgaben zu oft auf der Strecke. Administrativen Aufgaben binden häufig die verfügbaren Ressourcen. Durchschnittlich mehr als drei Stunden pro Tag verbringen die Mitarbeiter in HR mit Dokumentationen, Berechnungen etc. 39 Prozent ihrer Arbeitszeit fehlen ihnen damit für ihr Kerngeschäft. Nicht zuletzt zwingt die aktuelle Situation viele Unternehmen ebenso zum Umdenken. Stichwort Digitalisierung. Genau hier setzen moderne Lösungen für die neue Arbeitswelt im HR an: Sie digitalisieren die vorhandenen Standardprozesse, automatisieren Routineabläufe und schaffen auf diese Weise Freiraum für die wirklich wichtigen Aufgaben. Und: Sie unterstützen die digitale Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern und schaffen ganz nebenbei auch positive Mitarbeiterererfahrungen.

HR-Aufgaben von A bis Z

Die Aufgaben in der HR-Abteilung sind vielfältig und reichen von A wie Abrechnung bis Z wie Zeitwirtschaft. Ob Bedarfsplanung, Recruiting und Onboarding, Mitarbeitergespräche oder Weiterbildungskonzeption – stets sind die HR-Mitarbeiter die ersten Ansprechpartner. Daher kommt ihnen für positive Mitarbeitererfahrungen auch eine zentrale Rolle zu:

• Wie schnell bekommen Mitarbeiter eine Antwort?
• Wird ihnen stets kompetent weitergeholfen?
• Wie individuell geht die HR-Abteilung auf die jeweiligen Anliegen ein?
• Erfolgt die Kommunikation auch kanalübergreifend ohne Redundanzen oder Informationsverluste?

Solche und ähnliche Fragen entscheiden maßgeblich darüber, ob Mitarbeitererlebnisse positiv oder negativ wahrgenommen werden. In der Praxis fehlt den HR-Experten allerdings oftmals schlichtweg die Zeit, um sich allen Anliegen schnell und individuell zu widmen.

Automatisierte Prozesse setzen wertvolle Ressourcen frei

Unabhängig von Branche und Unternehmensgröße können Software-Lösungen die notwendigen Freiräume schaffen, die die HR-Mitarbeiter benötigen. Das gelingt, indem die digitalen Tools

• neue und bestehende Personaldaten effizient verwalten,
• rechtskonforme Personaldokumente auf Knopfdruck generieren und
• die Kommunikation, beispielsweise im Bewerbermanagement, zentral steuern.

Hinzu kommen Self-Service-Funktionen, mit denen die Fachkräfte ihre Arbeitszeit eigenständig erfassen können. Das ist nicht nur für die Planung und Budgetierung im (Multi-)Projektmanagement ein wichtiger Aspekt, sondern auch für die Entgeltabrechnung. Mittels Schnittstellen kann die Buchhaltung auf die protokollierten Daten zugreifen und weiterverarbeiten.

Die neue Arbeitswelt schafft Effizienzgewinne von 20 bis 30 Prozent

Die damit verbunden Einsparpotenziale für die HR-Mitarbeiter sind enorm: Die Effizienz der Abteilung erhöht sich um 20 bis 30 Prozent. Zudem wächst die Akzeptanz für die Digitalisierung, die Mitarbeiterzufriedenheit steigt und die Arbeitgeberattraktivität nimmt zu. Der Grund dafür liegt in automatisierten und aufeinander abgestimmten Prozessen, die manuelle Eingaben auf ein Minimum reduzieren und redundantes Arbeiten überflüssig machen.

Praxisbeispiele: Bewerberinterviews und Weiterbildungsmanagement

So wird Bewerbern beispielsweise automatisch der Eingang ihrer Unterlagen bestätigt, Zwischenbescheide und Terminvereinbarungen erfolgen stets zeitnah und auf digitalem Weg. Sogar der gesamte Bewerbungsprozess lässt sich in den virtuellen Raum verlagern, indem aufwändige Assessment Center durch Videointerviews ersetzen werden. Auf diese Weise sparen beide Seiten – der potenzielle Kandidat und das Unternehmen – wertvolle Zeit und bares Geld. Zudem sind alle Beteiligten stets aktuell informiert. Lästige Wartezeiten entfallen ebenso wie mehrmaliges Nachfragen. Stattdessen führen stringente Abläufe direkt zum Ziel: nämlich der Entscheidung für oder gegen einen Bewerber.

Von 9 auf nur die Hälfte

Ganz ähnlich sieht es bei der Weiterbildungsplanung aus. Mit herkömmlichen Methoden benötigen Unternehmen dafür neun Schritte, die mit erheblichem administrativem Aufwand einhergehen. Angefangen bei persönlichen Gesprächen zur Evaluation der vorhandenen und benötigten Skills über papiergebundene Registrierungsverfahren bis hin zur Feedbackbögen und der Ergebnisanalyse mittels Excel-Sheets. Mit einer digitalen HR-Lösung um die Hälfte reduzieren:

1. Die Führungskraft definiert die Schulungsanforderungen.
2. Lediglich bei neuen Mitarbeitern müssen jetzt die bisherigen Fähigkeiten einmal erfasst und bestätigt werden. Bei bestehendem Personal erfolgt ein automatischer Kompetenzabgleich.
3. Die Schulung findet online statt – im Büro oder Home-Office.
4. Ein mobiler Test dokumentiert den Schulungserfolg.
5. Eine Glückwunsch-E-Mail bestätigt die erfolgreiche Teilnahme.

Alle Zwischenschritte generiert die HR-Lösung eigenständig und stößt die damit verbundenen Prozesse automatisch an. Ohne Eingreifen der HR-Mitarbeiter. Willkommen in der neuen Arbeitswelt im HR!

HR im Wandel

Die neue Arbeitswelt im HR beleuchtet auch eine aktuelle Studie, die Sie sich in diesem Beitrag herunterladen können. Lesen Sie dazu auch unsere weiteren Beiträge auf dem Blog:

• Infografik: HR im Wandel: Wohin geht die Reise?
• Wandel im HR: People-based HR als echter Erfolgsfaktor
• Der Einfluss Ihrer Führungskräfte auf positive Mitarbeiter-Erfahrungen