Reisekostenabrechnung: Kilometerpauschale geltend machen – so geht’s
Wer beruflich mit dem eigenen Fahrzeug unterwegs ist, kann die entstandenen Fahrtkosten über die Kilometerpauschale abrechnen – entweder direkt über den Arbeitgeber oder in der Steuererklärung. Der Artikel erklärt, wann die Pauschale gilt, wie hoch sie ist, worauf bei der Abrechnung zu achten ist und welche Unterschiede zur Entfernungspauschale bestehen.
Ob Angestellte, Selbstständige oder Unternehmer: Wer beruflich bedingte Fahrten unternimmt, kommt um eine Reisekostenabrechnung nicht herum. Was es mit Kilometerpauschale, Entfernungspauschale und Auswärtstätigkeiten auf sich hat, erklärt dieser Artikel.
Wer beruflich mit dem eigenen Privatfahrzeug unterwegs ist, verursacht Kosten. Um die Ausgaben einer beruflichen Fahrt steuerlich geltend zu machen oder vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen, kommt die Kilometerpauschale ins Spiel. Sie ist ein einfaches und anerkanntes Mittel, um beruflich bedingte Fahrtkosten abzurechnen.
Das Wichtigste auf einen Blick:
- Die Kilometerpauschale gilt für beruflich veranlasste Fahrten mit dem privaten Fahrzeug – nicht für den täglichen Arbeitsweg.
- Sie beträgt aktuell 30 Cent pro Kilometer für Pkw und 20 Cent für andere motorisierte Fahrzeuge.
- Die Pauschale deckt sämtliche Fahrtkosten ab und ersetzt den Einzelnachweis einzelner Ausgaben.
- Werden die Kosten nicht vom Arbeitgeber erstattet, können sie als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist die Kilometerpauschale?
- Wann kann man die Kilometerpauschale ansetzen?
- Wie hoch ist die Kilometerpauschale?
- Wie funktioniert die Reisekostenabrechnung?
- Reisekosten als Werbungskosten angeben
- Welche Fehler können bei der Reisekostenabrechnung auftreten?
- Was gilt für Selbstständige und Freiberufler?
Was ist die Kilometerpauschale?
Die Kilometerpauschale – auch „Dienstreisepauschale“ genannt – ist ein steuerlich anerkannter Betrag für beruflich bedingte Fahrten mit dem privaten Fahrzeug. Sie ist gesetzlich verankert im Einkommensteuergesetz, ihre Höhe orientiert sich am Bundesreisekostengesetz. Die Kilometerpauschale wird pro tatsächlich gefahrenem Kilometer berechnet – und zwar für den Hin- und den Rückweg.
Damit unterscheidet sich die Kilometerpauschale von der sogenannten Entfernungspauschale, auch als „Pendlerpauschale“ bekannt. Diese berücksichtigt lediglich die einfache Strecke zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte. Dabei gilt immer die kürzeste Strecke, nicht die schnellste oder die mit dem wenigsten Stau.
Wann kann man die Kilometerpauschale ansetzen?
Eine Kilometerpauschale lässt sich dann ansetzen, wenn eine Fahrt im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit erfolgt. Das kann zum Beispiel ein Kundentermin sein, eine Teilnahme an Weiterbildungen oder Messen oder die Fahrt zu einem anderen Unternehmensstandort. Auch Außendienstfahrten oder Montageeinsätze an wechselnden Einsatzorten fallen unter diese Regelung.
Die Fahrt zur regulären Arbeitsstätte hingegen zählt nicht dazu. Für den täglichen Arbeitsweg kann ausschließlich die Entfernungspauschale angesetzt werden. Startet oder endet eine Dienstreise an der Arbeitsstätte, gilt der Betrieb als Start- oder Zielpunkt für die Abrechnung der Kilometerpauschale – und nicht der eigene Wohnort.
Nicht pauschal erstattungsfähig sind wiederum Fahrten mit einem Firmenwagen, der vom Arbeitgeber gestellt wird. In diesem Fall übernimmt das Unternehmen bereits die laufenden Fahrtkosten, sodass eine zusätzliche Pauschale nicht vorgesehen ist. Gleiches gilt für öffentliche Verkehrsmittel: Hier werden nicht pauschale Beträge, sondern die tatsächlichen Ticketpreise erstattet.
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Wie hoch ist die Kilometerpauschale?
Die Kilometerpauschale beträgt im Jahr 2025 bei Fahrten mit dem eigenen Pkw 30 Cent pro gefahrenem Kilometer. Wer ein anderes motorisiertes Fahrzeug wie ein Motorrad, ein Moped oder ein S-Pedelec nutzt, kann 20 Cent pro Kilometer geltend machen. Dieser Betrag gilt unabhängig davon, ob die Strecke im In- oder Ausland zurückgelegt wird.
Bei der Entfernungspauschale – also für den Arbeitsweg – gibt es eine Änderung: Seit dem 1.1.2026 können bereits ab dem ersten gefahrenen Kilometer 38 Cent geltend gemacht werden. Zuvor galt eine Pauschale von je 30 Cent für die ersten 20 Kilometer und erst ab dem 21. Kilometer erhielten die Pendler 38 Cent. Für die Kilometerpauschale im Rahmen von Dienstreisen gilt diese Erhöhung nicht.
Wie funktioniert die Reisekostenabrechnung?
Nach Abschluss der Dienstreise reicht der Arbeitnehmer beim Arbeitgeber eine Reisekostenabrechnung für die Fahrtkosten ein. Darin enthalten sind unter anderem Reisezweck, Datum, Start- und Zielort sowie die exakt gefahrene Kilometerzahl. Auf dieser Grundlage wird die Pauschale berechnet.
Ein Beispiel: Fährt ein Mitarbeiter an fünf Tagen im Monat zu einem Kunden, der 10 Kilometer von der Arbeitsstätte entfernt ist, ergibt sich bei Hin- und Rückfahrt eine Strecke von 20 Kilometern pro Tag. Bei fünf Fahrten macht dies 100 Kilometer und somit ein Anspruch auf 30 Euro Kilometergeld. Diese Kosten kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer steuerfrei erstatten. Unternehmen können diese Ausgaben als Betriebsausgaben in der eigenen Steuererklärung ansetzen. Für das Reisekostenmanagement können Unternehmen die Sage HR Suite nutzen.
Reisekosten als Werbungskosten angeben
Wenn keine Erstattung durch den Arbeitgeber erfolgt, können Arbeitnehmer die Ausgaben im Rahmen der Steuererklärung in der Anlage N als Werbungskosten geltend machen. In diesem Fall erstattet das Finanzamt jedoch nicht die vollen Ausgaben, sondern die angegebenen Reisekosten werden vom zu versteuernden Einkommen abgezogen. Dadurch sinkt das zu versteuernde Einkommen, was die Steuerlast reduziert.
Wie viel der Mitarbeiter dadurch spart, hängt von seinem persönlichen Steuersatz ab. Angenommen, ein Arbeitnehmer gibt 1.000 Euro Reisekosten bei der Steuererklärung als Werbungskosten an. Das zu versteuernde Einkommen sinkt dadurch um 1.000 Euro. Bei einem persönlichen Steuersatz von 30 Prozent zahlt der Arbeitnehmer 300 Euro weniger Steuern, bei einem Steuersatz von 20 Prozent 200 Euro.
Welche Fehler können bei der Reisekostenabrechnung auftreten?
In der Praxis kommt es häufig zu Fehlern bei der Abrechnung der Kilometerpauschale. Ein klassischer Irrtum ist die doppelte Geltendmachung – also eine Erstattung durch den Arbeitgeber und zusätzlich ein Eintrag in der Steuererklärung. Auch das Ansetzen von zu vielen Kilometern oder die pauschale Abrechnung trotz Firmenwagennutzung führen häufig zu Problemen bei der steuerlichen Anerkennung.
Wer sich für die Kilometerpauschale entscheidet, darf keine zusätzlichen Einzelkosten etwa für Benzin oder Reparaturen geltend machen – diese sind durch die Pauschale bereits abgegolten. Zudem ist es nicht erlaubt, den pauschalen Satz eigenmächtig zu erhöhen, zum Beispiel wegen eines hohen Spritverbrauchs.
Was gilt für Selbstständige und Freiberufler?
Auch Selbstständige und Freiberufler können die Kilometerpauschale bei beruflich veranlassten Fahrten mit dem privaten Fahrzeug geltend machen. Sie setzen die entstandenen Fahrtkosten dann als Betriebsausgaben in ihrer Steuererklärung an. Voraussetzung ist jedoch, dass für die Fahrten kein Firmenwagen verwendet wurde, da in diesem Fall keine Pauschale greift. Wer die Kilometerpauschale nutzt, darf auch hier keine zusätzlichen Einzelkosten absetzen. Bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel werden wie bei Arbeitnehmern die tatsächlichen Kosten angesetzt.
