Stundensatz berechnen: Warum die richtige Berechnung so wichtig ist

Die korrekte Berechnung des Stundensatzes gehört zu den wichtigsten wirtschaftlichen Grundlagen für Selbstständige, Freelancer und Dienstleister. Sie beeinflusst nicht nur die Profitabilität, sondern auch die langfristige finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens.

Ihr Stundensatz basiert auf der tatsächlich abrechenbaren Arbeitszeit, den Betriebskosten und der gewünschten Gewinnspanne. In diesem Leitfaden haben wir alle relevanten Faktoren zusammengestellt und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Formeln entwickelt, damit Sie präzise und wirkungsvoll Ihren individuellen Stundensatz berechnen können.

Inhaltsverzeichnis

Was versteht man unter einem Stundensatz?

Der Stundensatz ist die Vergütung, die ein Dienstleister für eine Stunde erbrachter Arbeit berechnet. Er setzt sich aus produktiver Arbeitszeit, Betriebskosten und Gewinnspanne zusammen und bildet die Grundlage für eine wirtschaftlich sinnvolle Preisgestaltung.

Zusätzliche Posten wie Materialkosten, Anfahrtsgebühren oder Sonderleistungen werden oft separat berechnet. Der Stundensatz kann je nach Branche, Qualifikation des Dienstleisters, und Umfang der Leistung stark variieren. Faktoren wie Marktbedingungen, Erfahrungslevel und regionale Unterschiede beeinflussen ebenfalls die Höhe des Stundensatzes.

Warum muss der Stundensatz berechnet werden?

Der Stundensatz sollte nicht aus dem Bauchgefühl heraus festgelegt werden – eine fundierte Berechnung ist entscheidend, um sowohl die Betriebsausgaben zu decken als auch ein auskömmliches Einkommen zu sichern.

Da kein Unternehmen dem anderen genau gleicht, genügt es nicht, sich einfach an marktüblichen Preisen zu orientieren. Selbst bei Unternehmern in der derselben Branche können Betriebskosten drastisch variieren.

Besonders für Gründer ist die Berechnung des Stundensatzes wichtig und hilft Kostentreiber wie z.B. Krankenkassenbeiträge, Altersvorsorge und Steuern schon von Anfang an zu berücksichtigen und spätere finanzielle Engpässe zu vermeiden

Auch wenn Leistungen nicht nach Stunden abgerechnet werden, sondern als Festpreis angeboten werden, dient die Stundensatz-Berechnung als wichtige Berechnungsgrundlage. Ein sauber kalkulierter Stundensatz hilft dabei, Verluste zu vermeiden, konkurrenzfähige Preise festzulegen und die eigene Dienstleistung nicht unter Wert zu verkaufen.

Den Stundensatz richtig berechnen

Etablierte Unternehmer können für die Stundensatz-Berechnung die Aufzeichnung ihrer jährlichen Betriebsausgaben nutzen. Wenn neue Gründer hingegen ihren Stundensatz berechnen möchten, müssen sie begründete Vermutungen über ihre zukünftigen Kosten treffen, um eine solide Grundlage für ihre Preisgestaltung zu schaffen.

Bestandteile des Stundensatzes

Alle Betriebskosten müssen in die Berechnung des Stundensatzes einfließen, welche dem Kunden nicht gesondert in Rechnung gestellt wird.

• Produktive Arbeitszeit: Die abrechenbare Zeit, die beim Auftraggeber verbracht und direkt in Rechnung gestellt wird.
• Unproduktive Zeit: Zeit, die in das Unternehmen investiert wird, aber nicht direkt einem Kunden berechnet werden kann – z. B. administrative Tätigkeiten, Feiertage, Marketing und Akquise.
• Personalkosten: Löhne, Gehälter, Sozialabgaben, Urlaubsgeld, Boni und weitere Lohnnebenkosten.
• Betriebskosten:
  • Fixe Kosten wie Miete, Strom, Wasser, Telefon, Internet, Abschreibungen, Wartung, Bürobedarf, Zinsen, Software-Lizenzen, Marketing und Mitgliedsbeiträge.
  • Variable Kosten wie Überstunden, Transportkosten und Provisionen.
• Steuern: Je nach Rechtsform des Unternehmens sind Ertragssteuern und Verbrauchssteuern zu entrichten.
• Rücklagen und Risikoreserven: Finanzielle Puffer gegen Marktrisiken wie Inflation, steigende Rohstoffpreise, Wechselkursschwankungen und ungünstige Preisentwicklungen.
• Gewinnspanne: Ein angemessener Gewinn der das Unternehmerrisiko und investierte Kapital kompensiert.

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Formeln zum Berechnen des Stundensatzes

Die grundlegende Formel zur Berechnung des Stundensatzes ist:

Gesamtkosten + Gewinn Produktive Arbeitsstunden = Stundensatz

Um die richtigen Werte für die Gesamtkosten und die produktiven Arbeitsstunden zu finden, sind zusätzliche Berechnungen notwendig. Sie können Ihren Stundensatz berechnen, indem Sie den folgenden drei Schritten folgen

Schritt 1: Effektive Arbeitszeit berechnen

Im ersten Schritt müssen Sie die effektive Arbeitszeit berechnen, die Sie und Ihre Mitarbeiter aktiv für den Kunden aufwenden und in Rechnung stellen können. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass die nicht produktive Arbeitszeit die Zeit ist, an der Sie oder Ihre Mitarbeiter arbeiten, jedoch dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden können.

Produktive/ Effektive Arbeitszeit bezeichnet die Zeit, die ein Dienstleister direkt für den Kunden erbringt und abrechnen kann. Sie umfasst ausschließlich die effektiv erbrachte Arbeitsleistung vor Ort oder auftragsbezogene Tätigkeiten, die in Rechnung gestellt werden können.

Unproduktive Arbeitszeit bezeichnet die Stunden, die ein Dienstleister nicht direkt für den Kunden erbringt und daher nicht in Rechnung stellen kann. Sie umfasst Tätigkeiten wie Anfahrtswege, organisatorische Aufgaben, Vorbereitung und Nachbereitung sowie Wartezeiten, die zwar notwendig, jedoch nicht abrechenbar sind.

Die Formel, um die effektive Arbeitszeit zu berechnen ist:

Jährliche Kalendertage – Wochenenden – Urlaubstage – Weitere Fehltage = jährliche Arbeitstage

jährliche Arbeitstage x tägliche Arbeitszeit – Unproduktive Arbeitszeit = Produktive Arbeitszeit

Beispiel Berechnung der produktiven Arbeitszeit

Kalendertage pro Jahr	365
– Wochenenden pro Jahr	– 104
– Feiertage (je nach Bundesland) pro Jahr	– 11
– Urlaubstage (min. 20 Tage laut gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch	– 20
– Weitere Fehltage (Notfälle, Krankheit, Weiterbildung)	– 16
= jährliche Arbeitstage	= 214
x tägliche Arbeitszeit (z.B. 8 Stunden)	x 8
– unproduktive Arbeitszeit (z.B. 25 %)	x (100 %-10 %)
= Produktive Arbeitsstunden pro Jahr	1541

Schritt 2: Berechnung der Kosten

Die Berechnung der Kosten ist der zweite Schritt, um so Ihren Stundensatz berechnen zu können, dass Ihr Gewerbe langfristig profitabel bleibt. Dafür müssen sämtliche jährlichen Kosten erfasst werden, die in Ihrem Unternehmen anfallen und dem Kunden nicht direkt in Rechnung gestellt werden.

Idealerweise haben Sie bereits Zahlen aus den vergangenen Jahren gesammelt. Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) oder die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) können hier zur Hilfe gezogen werden. Prüfen Sie jedoch jeden Kostenpunkt, um zu sehen, ob dieser im kommenden Jahr noch relevant ist oder Inflation, geänderte Personalkosten oder neue Investitionen die Kosten im kommenden Jahr beeinflussen werden.

Beispiel Berechnung der Betriebskosten

Lohn / Gehalt (Brutto)	44.500 €
Miete für Werkstatt/Lager	6.000 €
Versicherungen	3.000 €
Buchhaltung & Steuerberater	2.500 €
KFZ-Kosten	5.500 €
Werbung	2.000 €
Verschleißmittel & Abschreibungen	8.000 €
Energie- & Wasserkosten der Werkstatt	2.000 €
Telefon & Internet	1.200 €
Weiterbildung & Fachseminare	1.000 €
Sonstige Kostenpunkte	1.800 €
Gesamtkosten pro Jahr	77.500 €

Beim Stundensatz kalkulieren können Sie Ihrer Berechnung optional einen Risikozuschlag hinzufügen, um unvorhersehbare finanzielle Risiken abzudecken. Dieser kalkulatorische Zuschlag liegt häufig bei 10 % und hilft, Schwankungen bei Kosten, Marktbedingungen oder unvorhersehbaren Ausgaben abzufedern.

Schritt 3: Den richtigen Stundensatz berechnen

Sobald die produktive Arbeitszeit und die Gesamtkosten pro Jahr berechnet sind, kann der Stundensatz kalkuliert werden. Da jedes Unternehmen das Ziel verfolgt, einen Gewinn zu erzielen und eine Kapitalrendite auf das investierte Gründerkapital zu erwirtschaften, kann zusätzlich ein prozentualer Gewinnaufschlag in die Berechnung integriert werden.

Beispiel Berechnung von dem Stundensatz

Greifen wir auf die am Anfang von diesem Kapitel aufgeführte Formel zurück:

Gesamtkosten + Gewinn Produktive Arbeitsstunden = Stundesatz

und fügen unsere ermittelten produktiven Arbeitsstunden, jährlichen Gesamtkosten und einen Gewinnzuschlag von 10%, welcher das unternehmerische Risiko und die Opportunitätskosten für das aufgebrachte Kapital beinhaltet.

(77.500 € + 7.750 €) / 1541 = 55.32€ = Netto-Stundensatz

Der hier berechnete nette Stundensatz ist die Grundlage für den Unternehmer, um sowohl seine Kosten zu deckeln als auch den gewünschten Gewinn basierend auf seiner Arbeitszeit zu erreichen.

Rabatte und Nachlässe – Grenzen festlegen

In vielen Branchen ist die Gewährung von Rabatten oder einem Skonto üblich. Damit diese Vergünstigungen nicht zu einer Reduzierung des Gewinns führen, muss diese Summe auf den Netto-Stundensatz aufgeschlagen werden. Hierzu wird die Gesamtsumme der jährlich gewährten Rabatte und Nachlässe durch die produktive Arbeitszeit pro Jahr geteilt.

Gesamtsumme in Euro aller jährliche Gewährten Rabatte und Nachlässe Produktive Arbeitsstunden pro Jahr

Beispiel Berechnung von dem Aufschlag für Rabatte und Nachlässe

Der Malermeister in unserem Beispiel gewährt durchschnittlich 5 % Rabatt und 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 30 Tagen. Im vergangen Jahr belief sich diese Summe alle Rabatte auf 5.967€

5.967 € / 1541 produktive Arbeitsstunden = 3.87€

Um diesen Abzug auszugleichen, wird diese Summe auf den Nettostundensatz aufgeschlagen.

55.32 € + 3.87 € = 59.19 € Netto-Stundensatz

Mit dieser Berechnung hat der Unternehmer seinen Gewinnmarge geschützt und hat zugleich einen Anhaltspunkt, um zu verstehen, wie sich höhere Rabatte auf den Gewinn auswirken.

Dennoch kann das Gewähren von großzügigeren Rabatten in bestimmten Fällen sinnvoll sein – etwa wenn die Möglichkeit besteht, einen Großauftrag zu gewinnen, der über mehrere Monate hinweg stabile Einnahmen sichert. In solchen Situationen bedeutet ein höherer Rabatt nicht zwangsläufig eine geringere Jahresrendite, da die produktive Arbeitszeit steigt und weniger Ressourcen für Akquise, Angebotserstellung und Wartezeiten aufgewendet werden müssen.

Sollte jedoch der gewährte Rabatt den Gewinnzuschlag übersteigen, führt dies zu einem Verlust.

Den Stundensatz für Mitarbeiter berechnen

In Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern gibt es oft unterschiedliche Verteilungen von produktiven und unproduktiven Arbeitsstunden. Beispielsweise kann es in einer Klempnerei mit parallel laufenden Projekten vorkommen, dass der Geschäftsführer nicht direkt einer abrechenbaren Tätigkeit zugeordnet wird. Stattdessen übernimmt er vor allem administrative Aufgaben sowie die Überwachung von Projekten, sodass seine Zeit als unproduktiv gilt.

Um eine präzise Kalkulation zu ermöglichen, empfiehlt es sich, die produktive und unproduktive Arbeitszeit jedes Mitarbeiters in Prozent zu erfassen und diese Daten in die Berechnung des Stundensatzes einzubeziehen. Hierbei unterstützt eine moderne Lohnabrechnungssoftware, die unkompliziert die erforderlichen Daten liefern kann um schneller und genauer den Stundensatz berechnen zu können.

Beispielrechnung für die Berechnung für den Stundensatz von Mitarbeitern:

Position im Unternehmen	Mitarbeiter in der Position	Produktive Arbeitszeit	Unproduktive Arbeitszeit
Geschäftsführer	1	0 %	100 %
Projektleiter	3	70 %	30 %
Arbeiter	6	90 %	10 %

Die Verteilung der produktiven und unproduktiven Arbeitszeit in unserem Beispiel unterscheidet sich je nach Position im Unternehmen erheblich:

· Geschäftsführer: Konzentriert sich vollständig auf administrative Aufgaben und hat keine direkt abrechenbare Tätigkeit in Kundenprojekten.

· Projektleiter: Verbringen mehr Zeit vor Ort beim Kunden, übernehmen jedoch auch administrative Tätigkeiten wie Planung und Koordination.

· Mitarbeiter/Fachkräfte: Arbeiten ausschließlich an abrechenbaren Projekten. Die einzige unproduktive Zeit beträgt 10 %, beispielsweise durch Wartezeiten.

Wir gehen davon aus, dass jeder Mitarbeiter 214 Arbeitstage pro Jahr mit einer täglichen Arbeitszeit von 8 Stunden absolviert – das ergibt eine Gesamtarbeitszeit von 1.712 Stunden pro Jahr.

Basierend auf diesen Zahlen kann nun die produktive Arbeitszeit aller Mitarbeiter des Unternehmens berechnet werden.

Produktive Arbeitsstunden = (1 x 1712 x 0 % + 3 x 1712 x 70 % + 6 x 1712 x 90 %) = 12.840 Stunden

Dem Unternehmen stehen 12.840 produktive Arbeitsstunden zur Verfügung, um die Gesamtkosten + Gewinn zu erwirtschaften. Diese Zahl wird nun in die Formel zur Berechnung des Stundensatzes eingefügt. Die Schritte 2 und 3 zur Stundensatzberechnung bleiben dabei unverändert.

Vereinfachte Berechnung für den Stundensatz von Freiberufler

Für Freelancer ist es weitaus einfacher, eine Stundensatz zu brechen, da sie meistens für eine besondere Fähigkeit benötigt werden. Zudem haben viele Freelancer geringe Fixkosten, da sie remote arbeiten und keine Ausgaben für Büromiete, Fahrzeug oder Verbrauchsmaterial haben.

Aufgrund des hohen Konkurrenzdrucks bestimmt sich die Rate von Freelancern stark am Marktwert. Dennoch sollte eine grundlegende Berechnung stattfinden, um sicherzustellen, dass der Lebensunterhalt gesichert ist und auch Kosten für unbezahlte Arbeitszeiten wie Neukundenakquise und Korrekturarbeiten abgedeckt sind.

Ein Freelancer sollte sich dafür zwei grundlegende Fragen stellen:

1. Wieviel benötige ich für meinen Lebensunterhalt

2. Wie viel meiner Arbeitszeit ist unproduktiv?

Basierend auf diesen Antworten kann folgende Formel genutzt werden, um den Mindeststundensatz zu berechnen:

Kosten für den Lebensunterhalt (Gesamte Arbeitszeit – unproduktive Arbeitszeit)

Diese Berechnung hilft Freelancern, einen realistischen Mindeststundensatz festzulegen, der ihre Existenz sichert und langfristig wirtschaftlich tragfähig ist.

Beispielrechnung für den Stundensatz eines Freelancers

Ein Grafikdesigner benötigt für seinen Lebensunterhalt – inklusive Miete, Fortbildungen und Software-Lizenzen – 40.000 € pro Jahr. Er verbringt etwa 80 % seiner täglichen Arbeitszeit mit der Arbeit an Projekten von Kunden und 20 % mit der Gewinnung von Neukunden. Seine jährliche Arbeitszeit beträgt 200 Arbeitstage à 8 Stunden, sodass eine fundierte Kalkulation seines Stundensatzes erforderlich ist.

40.000 € (200 Arbeitstage x 8 Stunden) – ( 200 Arbeitstage x 8 Stunden x 20 %) = 40.000 €
1.280 produktive Arbeitsstunden = 31.25 € pro Stunde

Um seinen Lebensunterhalt zu sichern, benötigt der Freelancer einen Stundensatz von 31,25 Euro. Diese Berechnung ist nicht nur für etablierte Freelancer relevant, sondern auch für Arbeitnehmer, die über eine Selbstständigkeit nachdenken. Mit dieser Formel lässt sich bewerten, ob der Schritt in die Freiberuflichkeit finanziell tragfähig ist. Dafür sollte der eigene Stundensatz berechnet und mit den Stundensätzen anderer Freelancer mit vergleichbarer Qualifikation verglichen werden.

Wichtige Tipps zur Berechnung des Stundensatzes

Kontrolle und Optimierung

Die Berechnung des Stundensatzes ist keine einmalige Aufgabe – sie sollte regelmäßig überprüft und dokumentiert werden. Eine genaue Buchführung und das Erstellen einer präzisen Lohnabrechnung ermöglicht es, den Stundensatz flexibel anzupassen, wenn sich Kostenstrukturen oder die Mitarbeiterzahl im laufenden Geschäftsjahr verändern. Unternehmer sollten jährlich erneut ihren Stundensatz berechnen und gegebenfalls Anpassungen vornehmen.

Marktübersicht und Mitbewerbervergleich

Ein regelmäßiger Vergleich mit Mitbewerbern ist wichtigl, um die Wettbewerbsfähigkeit des eigenen Stundensatzes zu überprüfen.

Das frühzeitige Erkennen von starken Diskrepanzen ermöglicht gezielte Anpassungen:

• Liegt der eigene Stundensatz deutlich unter dem Marktniveau, kann eine Anpassung helfen, die Gewinnmarge zu erhöhen.
• Ist der Stundensatz zu hoch, ist eine detaillierte Analyse der Kostenstruktur erforderlich, um Einsparungspotenziale zu identifizieren und die Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern.

Expertise, Technologie und Referenzen

Als Unternehmer sollten Sie niemals Äpfel mit Birnen vergleichen. Bei der Berechnung Ihres Stundensatzes sollten Aspekte wie Erfahrung, Qualifikation oder auch die Verwendung besonderer Technologien, die dem Auftraggeber ein besseres Endergebnis liefern, berücksichtigt werden. Hierzu kann beispielsweise gehören:

• Ausbildung/Studium;
• Abgeschlossene Fortbildungen;
• besondere Anerkennungen oder gewonnene Preise;
• Referenzprojekte;
• Technologien mit nachweisbarem Mehrwert;
• Weitere Alleinstellungsmerkmale.

Wichtig ist, dass jeder dieser Aspekte einen konkreten Mehrwert für den Kunden darstellt – sei es durch eine höhere Qualität der Dienstleistung, effizientere Arbeitsprozesse oder nachhaltigere Ergebnisse. Ein Berufsdoktorat in Pharmazie mag beeindruckend sein, wird jedoch keinen Auftraggeber dazu bewegen, einem Malerunternehmen einen höheren Stundensatz zu zahlen als der Konkurrenz.

Weitere hilfreiche Formeln

Arbeitszeit pro Monat

Jeder Monat hat im Schnitt 4,2 Wochen. Daher wird die monatliche Arbeitszeit berechnet, indem die wöchentlichen Arbeitstage mit 4,2 multipliziert wird:

Arbeitszeit pro Monat = Wöchentlichen Arbeitstage x 4,2

Markup-Formel

Die Markup-Formel findet häufig Anwendung im Handel mit Gütern. Sie wird genutzt, um den Verkaufspreis auf der Basis der Kosten eines Produktes zu berechnen.

Verkaufspreis = Einkaufspreis der Produktes x (1 + prozentualer Markup)

Break-Even-Formel

Die Break Even Formel berechnet den Punkt, an dem der Umsatz eines Unternehmens die Gesamtkosten deckt und weder ein Gewinn noch ein Verlust entsteht. Sie hilft Unternehmern dabei, um den Mindestumsatz zu bestimmen, der erforderlich ist, um sämtliche Fixkosten sowie die bis dahin angefallenen variablen Kosten im Betriebsjahr auszugleichen.

Break-Even-Umsatz = Gesamtkosten – Deckungsbeitragsquote

Fazit

Die korrekte Berechnung des Stundensatzes ist ein grundlegendes Werkzeug für Selbstständige, Freelancer und Unternehmen, um langfristig profitabel und wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein fundierter Stundensatz deckt nicht nur Betriebskosten, sondern auch unproduktive Arbeitszeit, Steuern, Risiken und eine angemessene Gewinnspanne.

Wer seine Arbeitszeit präzise analysiert, sämtliche Kosten berücksichtigt und seinen Preis regelmäßig mit dem Markt vergleicht, schafft eine solide Grundlage für nachhaltigen Erfolg. Besonders für Gründer und Dienstleister ist die richtige Kalkulation entscheidend, um finanzielle Engpässe zu vermeiden und sich nicht unter Wert zu verkaufen.

Mit den in diesem Leitfaden beschriebenen Berechnungsmethoden und Formeln lässt sich der Stundensatz realistisch ermitteln und das Stundensatz berechnen wird erheblich vereinfacht – ob als Unternehmer mit mehreren Mitarbeitern oder als Freelancer auf dem freien Markt. Wer regelmäßig seinen Stundensatz berechnet, kontrolliert und gegebenenfalls anpasst, sorgt für wirtschaftliche Sicherheit und Wachstum.

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