Stundennachweis für Minijob – so gelingt die Zeiterfassung

Ob in der Gastronomie, im Handel oder bei saisonalen Einsätzen: Minijobber unterstützen Unternehmen flexibel und unkompliziert. Gleichzeitig gelten auch für geringfügige Beschäftigte klare gesetzliche Vorgaben – insbesondere bei der Arbeitszeiterfassung. Der Stundennachweis für Minijobs ist entscheidend, um den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Arbeitszeiten ihrer Minijobber korrekt dokumentiert werden, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Was zu beachten ist, welche Regeln gelten und wie eine verlässliche Zeiterfassung in der Praxis aussieht – mit möglichst wenig Aufwand, aber maximaler Rechtskonformität.

Inhaltsverzeichnis

Was gilt beim Stundennachweis für Minijobs?

Auch wenn der Arbeitsumfang begrenzt ist, gelten für Minijobber dieselben Maßstäbe wie für regulär Beschäftigte – zumindest, wenn es um die Dokumentation der Arbeitszeit geht. Unternehmen erfassen also Beginn, Ende und Dauer jeder Schicht. Spätestens sieben Kalendertage nach dem jeweiligen Arbeitstag muss der Nachweis vorliegen. Das gilt nicht nur für die klassischen Minijobs auf 556-Euro-Basis, sondern auch für kurzfristige Beschäftigungen. 

Der Grund ist einfach: Nur mit einer transparenten Zeiterfassung lässt sich prüfen, ob Unternehmen Mindestlohn und maximale Arbeitszeit einhalten – genau das verlangt der Gesetzgeber.

Was ist ein Minijob?

Zunächst ein Blick auf die Grundlangen: Als Minijob wird eine Beschäftigung bezeichnet, bei der das regelmäßige monatliche Entgelt 556 Euro nicht übersteigt – oder bei der die Tätigkeit auf maximal drei Monate bzw. 70 Arbeitstage im Jahr begrenzt ist. Minijobs sind sozialversicherungsfrei, unterliegen aber ganz normalen arbeitsrechtlichen Standards. Dazu gehören Urlaub, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall – und eben auch die Verpflichtung zur Zeiterfassung.

Ist Zeiterfassung auch für Minijobber Pflicht? 

Ja – und das ist keine neue Entwicklung. Schon seit Einführung des Mindestlohns im Jahr 2015 sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten von Minijobbern vollständig zu dokumentieren. Die Pflicht betrifft alle Branchen und Einsatzgebiete – unabhängig davon, ob es sich um einen studentischen Nebenjob, eine Aushilfstätigkeit oder eine kurzfristige Beschäftigung handelt.

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Rechtlicher Rahmen: Arbeitszeitgesetz und Mindestlohngesetz 

Zwei Gesetze regeln die Zeiterfassungspflichten im Kern: das Arbeitszeitgesetz und das Mindestlohngesetz. 

• Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) verpflichtet dazu, Arbeitszeiten über acht Stunden hinaus zu erfassen. 

• Das Mindestlohngesetz (MiLoG) geht noch weiter: Hier ist ausdrücklich vorgeschrieben, dass bei Minijobbern jede tägliche Arbeitszeit mit Beginn, Ende und Dauer festzuhalten ist. 

Ziel ist es, sicherzustellen, dass Unternehmen Ruhezeiten einhalten und den gesetzlichen Mindestlohn tatsächlich zahlen – sich also keine unbezahlten Überstunden einschleichen. 

Wie erfolgt die Zeiterfassung für Minijobber? 

Wie genau Arbeitszeiten zu dokumentieren sind, schreibt das Gesetz nicht vor – und das ist durchaus ein Vorteil. Unternehmen haben dadurch Spielraum, eine Methode zu wählen, die zum eigenen Arbeitsalltag passt. 

Gängige Varianten sind: 

• Manuelle Stundenzettel – oft handschriftlich ausgefüllt, schnell erstellt, aber fehleranfällig. 

• Excel-Listen – übersichtlich und leicht auszuwerten, jedoch aufwändig in der Pflege. 

• Cloud-Lösungen – automatisiert, präzise und auswertbar. 

Gerade bei wechselnden Einsatzzeiten und Arbeitsorten, etwa im Außendienst oder bei mobilen Tätigkeiten, bieten digitale Lösungen deutliche Vorteile. Sie reduzieren den Verwaltungsaufwand und ermöglichen eine genaue Erfassung – unabhängig von Ort und Zeit. 

Wer ist verantwortlich für die Minijob-Zeiterfassung? 

Die Verantwortung für eine lückenlose Arbeitszeitdokumentation liegt immer beim Arbeitgeber. Zwar kann der die eigentliche Erfassung an die Mitarbeitenden delegieren – etwa durch Selbsteintragung der Stunden – doch die rechtliche Pflicht zur Kontrolle bleibt bestehen. 

In der Praxis heißt das: Auch wenn der Minijobber seine Zeiten selbst einträgt, muss das Unternehmen regelmäßig prüfen, ob die Angaben plausibel und vollständig sind. Denn im Zweifel haften Arbeitgeber für Fehler oder fehlende Nachweise. 

Was passiert, wenn Arbeitgeber der Dokumentationspflicht nicht nachkommen? 

Wer die Arbeitszeiten von Minijobbern nicht oder nur lückenhaft erfasst, riskiert empfindliche Konsequenzen. Das Gesetz sieht Bußgelder von bis zu 30.000 Euro vor – insbesondere, wenn der Verdacht besteht, dass das Unternehmen den Mindestlohn unterläuft oder Schwarzarbeit begünstigt. 

Darüber hinaus kann es bei Betriebsprüfungen zu Nachforderungen kommen – etwa, wenn Arbeitszeitpauschalen nicht belegbar oder Überstunden nicht dokumentiert sind. Eine saubere Zeiterfassung schützt also nicht nur die Beschäftigten, sondern ist auch eine Absicherung für das Unternehmen selbst. 

Aufbewahrungsfristen: Wie lange müssen Unternehmen die Stundennachweise für Minijobs behalten? 

Laut Mindestlohngesetz müssen Arbeitszeitnachweise für Minijobber mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. In der Praxis empfiehlt sich eine längere Frist – etwa vier Jahre – um auch bei sozialversicherungsrechtlichen Prüfungen abgesichert zu sein. Die Aufbewahrung kann analog in Aktenordnern erfolgen oder digital im System – wichtig ist nur, dass sie nachvollziehbar, vollständig und jederzeit verfügbar ist. 

Fazit: So sorgfältig und effizient wie möglich 

Minijobber flexibel einzusetzen, bedeutet für Unternehmen auch Verantwortung. Die Erfassung der Arbeitszeit ist keine lästige Formalität, sondern ein zentraler Bestandteil fairer Beschäftigung und gesetzlicher Compliance. Wer von Anfang an auf eine klare, einfache und zuverlässige Dokumentation setzt, schützt sich vor Risiken – und sorgt für Transparenz im betrieblichen Alltag. Zeiterfassung muss dabei nicht kompliziert sein: Ein strukturiertes Vorgehen, klare Zuständigkeiten und digitale Unterstützung helfen, den Überblick zu behalten und gleichzeitig den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

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