Eine geringfügige Beschäftigung liegt § 8 Absatz 1 Nr. 1 SGB IV vor, wenn das Arbeitsentgelt regelmäßig die Geringfügigkeitsgrenze nicht übersteigt. Inzwischen hat sich hierfür längst der Begriff Minijob etabliert. Seit dem 1. Oktober 2022 liegt diese Verdienstgrenze bei monatlich 520 Euro. Ein Minijobber kann sowohl in Teilzeit als auch in Vollzeit arbeiten. Zwar ist seine wöchentliche Arbeitszeit nicht begrenzt, aber das Einkommen darf die genannte Grenze nicht überschreiten.
Sein Verdienst ist für den Minijobber steuerfrei. Außerdem muss er – bis auf 3,6 Prozent seines Gehalts an die Rentenversicherung – keine Beiträge für die Sozialversicherung zahlen. Das gilt jedoch nur, insofern er nur einen Minijob ausübt. Geht er mehreren geringfügig bezahlten Beschäftigungen nach, werden alle Einkünfte zusammengerechnet. Sobald die Summe die Geringfügigkeitsgrenze übersteigen, gilt er nicht mehr als geringfügig beschäftigt und muss Sozialabgaben leisten.
Auch bei einer kurzfristigen geringfügigen Beschäftigung handelt es sich um einen Minijob. Hiervon ist die Rede, wenn ein Arbeitnehmer einen Job nicht regelmäßig, sondern nur gelegentlich ausübt. Die Grenzen für den kurzfristigen Minijob gibt § 8 Absatz 1 Nr. 2 SGB IV vor. Demnach darf die Beschäftigung nicht länger als drei Monate oder 70 Arbeitstage innerhalb eines Kalenderjahres dauern. Beschäftigt ein Arbeitgeber nur kurzfristig einen Minijobber, dann muss er keinerlei Sozialversicherungsabgaben leisten.
Auch geringfügig Beschäftigte haben – so wie alle anderen Arbeitnehmer – einen Anspruch auf eine monatliche Lohnabrechnung. Die rechtliche Grundlage dafür ist § 108 Gewerbeordnung (GewO). Demnach muss die Abrechnung klar und verständlich sein, denn nur so kann der Minijobber sie auf ihre Richtigkeit überprüfen. Nach der GewO müssen Sie die Lohnabrechnung dann vorlegen, wenn Sie den Arbeitslohn auszahlen. Den genauen Termin haben Sie mit Ihrem Mitarbeiter vertraglich vereinbart. In der Regel zahlen Arbeitgeber die Löhne am 15. des Folgemonats oder am jeweils letzten Tag eines Monats. Zum Tag der Auszahlung des Lohns muss die Lohnabrechnung vorliegen.
Es gibt jedoch zwei Ausnahmen, bei denen Sie von der Pflicht, eine Minijob Lohnabrechnung zu erstellen, entbunden sind: Das ist zum einen der Fall, wenn der Minijobber einen Monat lang nichts verdient. Für diesen Monat brauchen Sie dann auch keine Abrechnung zu erstellen. Zum anderen müssen Sie auch keine neue schreiben, solange sich die Angaben gegenüber früheren Abrechnungen nicht ändern. Das sind etwa Daten wie der Name und die Anschrift des Angestellten oder das Gehalt. Sobald sich jedoch hier etwas ändert, müssen Sie ihm erneut eine aktuelle Lohnabrechnung ausstellen.
Als Arbeitgeber haben Sie zwar die Pflicht, eine Lohnabrechnung für Ihre Mitarbeiter, auch die Minijobber, zu erstellen. Sie stehen jedoch in keiner Bringschuld, das heißt, Sie müssen die Abrechnung nicht versenden, aber sie können es. Es ist vielmehr so, dass der Arbeitnehmer das Dokument grundsätzlich selbst bei Ihnen abholen muss.
Bei der Ausstellung der Lohnabrechnung haben Sie auch gewisse Freiheiten: Sie können sie althergebracht in Papierform oder elektronisch erstellen und sie dann auf digitalem Weg, etwa per E-Mail versenden. Die Selbstabholung durch den Arbeitnehmer unterstützt ein Online-Portal oder auch eine mobile App. Beides bietet Ihnen eine moderne Lohnabrechnungssoftware wie die Sage Business Cloud Lohnabrechnung.
Wenn Sie eine Lohnabrechnung für Minijobber erstellen, müssen Sie laut Gesetzt dieselben Angaben machen wie für die anderen Mitarbeiter. Die Pflichtangaben regelt der § 108 Abs. 1 der Gewerbeordnung. Hier eine Übersicht der wichtigsten Informationen, die in einer Minijob-Lohnabrechnung stehen sollten:
Auch wenn Sie „nur“ einen Minijobber einstellen, müssen Sie als Arbeitgeber eine Reihe von Dingen beachten. Neben der Pflicht, eine Lohnabrechnung zu erstellen, gibt es noch mehr zu tun. Wir haben hier eine Übersicht der wichtigsten Punkte für Sie zusammengestellt.
Als Unternehmer sind Sie dazu verpflichtet, Ihren Minijobber bei der Minijob-Zentrale anzumelden und monatliche Abgaben für ihn zu zahlen. Die Anmeldung muss spätestens sechs Wochen, nachdem die Aushilfe ihren Job aufgenommen hat, erfolgen. Die Minijob-Zentrale ist die zentrale Einzugs- und Meldestelle für alle geringfügigen Beschäftigungen in Deutschland. Sie gehört zur Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See und hat ihren Sitz in Essen.
Anmelden können Sie Ihre geringfügig Beschäftigten über das Programm sv.net. Hierbei handelt es sich um eine Anwendung der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG). Diese ermöglicht es Ihnen, Ihre Meldungen und Beitragsnachweise online zu erstellen und verschlüsselt zu übermitteln.
Sie können aber auch Ihr eigenes Lohnabrechnungsprogramm für die Anmeldung nutzen. Voraussetzung dafür ist, die Software ist ITSG-geprüft und zertifiziert. Die Software von Sage ist ein solch zertifiziertes Lohnabrechnungssystem, das sowohl über ein DEÜV- als auch ein ITSG-Zertifikat verfügt.
Die gesetzliche Unfallversicherung hat den Zweck, den Arbeitnehmer im Falle eines Arbeitsunfalls oder einer Berufskrankheit zu schützen. Ein Schutz, auf den auch Minijobber in Deutschland einen gesetzlichen Anspruch haben. Die genauen Auskunfts- und Mitteilungspflichten von Unternehmen regelt § 192 des Siebten Buches des Sozialgesetzbuches (SGB VII).
Als Arbeitgeber müssen Sie deshalb sämtliche Mitarbeiter und somit auch Ihre Minijobber bei der gesetzlichen Unfallversicherung (UV) anmelden. Träger für die UV sind die Berufsgenossenschaften. Bereits bei der Gründung Ihrer Firma, spätestens jedoch eine Woche danach, müssen Sie sich bei der Berufsgenossenschaft (BG) melden. Welche BG für Sie zuständig ist, das hängt von der Branche ab, in der Sie tätig sind. Entsprechend sollten Sie auch neue Arbeitskräfte und Minijobber möglichst zeitnah bei Ihrer BG anmelden.
Die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung tragen in der Regel Sie als Arbeitgeber allein. Versäumen Sie es, Ihre Minijobber korrekt anzumelden, kann das rechtliche Konsequenzen für Sie haben. Diese reichen von Bußgeldern bis dahin, dass Sie im Falle etwa eines berufsbedingten Unfalls voll haften.
Grundsätzlich darf ein Arbeitnehmer einen Hauptberuf und/oder zeitgleich einen oder gar mehrere Minijobs ausüben. Er darf jedoch in allen Minijobs zusammen nicht mehr als 520 Euro monatlich verdienen, wenn die Minijob-Regelung gelten soll. Verdient eine Aushilfe mehr als 520 bis hin zu 2.000 Euro, dann spricht man von einem Midijob. Damit gelten für ihn auch nicht mehr die Minijobpauschalen, er ist vielmehr voll sozialversicherungspflichtig.
Angenommen, ein Angestellter übt neben einer sozialversicherungspflichtigen hauptberuflichen Beschäftigung mehr als nur einen Minijob aus. Dann ist nur der erste Minijob von den Beiträgen zur Sozialversicherung und der Steuer befreit. Jeder weitere Minijob beinhaltet die Sozialversicherungspflicht. Lediglich die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung bleiben davon unberührt. Diese fallen weiterhin nur für hauptberufliche Tätigkeiten an.
Auch der betroffene Mitarbeiter ist zur Mitwirkung verpflichtet. Sind Sie sein Hauptarbeitgeber, dann muss er Ihnen alle Beschäftigungsverhältnisse offenlegen, die er parallel laufen hat. Wenn er bereits einen Minijob ausübt und plant, eine weitere Beschäftigung aufzunehmen, muss er das Ihnen das vorher mitteilen.
Als Arbeitgeber müssen Sie exakt den Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeitszeit des Minijobbers dokumentieren. Mithilfe dieser Aufzeichnungen können Sie sicherstellen, dass die Beschäftigung weiterhin als geringfügig gilt und Sie die geltenden Regelungen einhalten. Denn sobald Ihr Beschäftigter etwa die Verdienstgrenze überschreitet, kann das zu seiner Sozialversicherungspflicht führen.
Was Sie bei der Aufzeichnung und Dokumentation der Arbeitszeit von Beschäftigten zu beachten haben, regelt § 28f SGB IV. Demnach müssen Sie die Zeiten der Minijobber aufzeichnen und diese Dokumente mindestens zwei Jahre lang aufbewahren. Spezielle Programme zur Arbeitszeiterfassung unterstützen Sie dabei.
Auch wenn Sie Minijobber beschäftigen, müssen Sie die Fristen für die Aufbewahrung der Lohnunterlagen beachten. Im Folgenden ein Überblick der wichtigsten Aufbewahrungsfristen:
Geringfügig Beschäftigte müssen keine oder nur geringe Abgaben auf Ihren Minijob leisten. So zahlen Minijobber nur 3,6 Prozent ihres Verdienstes als Beitrag zur Rentenversicherung (RV). Diesen RV-Anteil führen Sie als Arbeitgeber direkt vom Lohn Ihrer Aushilfe an die Minijob-Zentrale ab. Ansonsten ist der Minijob von allen anderen steuerlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Abgaben befreit. Kurzfristige Minijobber sind sogar per se von einem RV-Beitrag befreit. Alle anderen können sich unter gewissen Voraussetzungen davon befreien lassen. Abgaben an die Pflege- und an die Arbeitslosenversicherung zahlen weder Sie als Arbeitgeber noch Ihr geringfügig Beschäftigter.
Als Arbeitgeber leisten Sie für den typischen Minijobber Pauschalbeiträge für die Sozialversicherung: für die Krankenkasse 13 % und für die Rentenversicherung 15 % gemessen am Lohn des Beschäftigten. Ferner nehmen Sie auch am Umlageverfahren teil. Dieses dient den Minijobbern als eine Art Rückversicherung zur Lohnfortzahlung im Falle von Krankheit, Mutterschaft oder Insolvenz des Unternehmens. Dazu erhebt das Finanzamt von Ihnen eine kleine, pauschale Steuer, deren genaue Höhe Sie der nachfolgenden Übersicht entnehmen können. Womit Sie rechnen müssen: Es entstehen Ihnen zusätzliche Kosten in Höhe von rund einem Drittel des Monatslohns, den Sie an den Minijobber zahlen.
Hier eine Übersicht, welche Abgaben Sie als Arbeitgeber (AG) und Ihr Arbeitnehmer (AN) leisten müssen:
| Abgabe* vom | 520-Euro-Minijob | kurzfristiger Minijob | |
| Krankenversicherung | AG | 13 % | keine Abgabe |
| Rentenversicherung | AG | 15 % | keine Angabe |
| Rentenversicherung | AN | 3,6 % | keine Angabe |
| Umlage U1 für Aufwendungen bei Krankheit | AG | 1,10 % | 1,10 % |
| Umlage U2 für Aufwendungen bei Mutterschaft | AG | 0,24 % | 0,24 % |
| Insolvenzgeldumlage U3 | AG | 0,06 % | 0,06 % |
| Pauschsteuer (Lohn- und Kirchensteuer) | AG | 2 %** | 25 %** |
| Gesetzliche Unfallversicherung (UV) | AG | individuell | individuell |
| Pflegeversicherung | AG/AN | keine Angabe | keine Angabe |
| Arbeitslosenversicherung | AG/AN | keine Angabe | keine Angabe |
* Stand 2023
** oder individuell nach der Lohnsteuerklasse des Minijobbers
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Bei beiden Beschäftigungsformen handelt es sich um einen Minijob. Und bei beiden darf der Minijobber nicht mehr verdienen, als es die Geringfügigkeitsgrenze nach § 8 Absatz 1 Nr. 1 SGB IV erlaubt. Derzeit sind dies 520 Euro je Monat. Es gibt jedoch ein paar Unterschiede:
Eine geringfügige Beschäftigung liegt vor, wenn die Aushilfe regelmäßig ihrer Tätigkeit nachkommt. Ihr Verdienst ist für den Beschäftigten steuer- und – mit Ausnahme eines kleinen Beitrags zur Rentenversicherung – sozialversicherungsfrei. Sie als Arbeitgeber leisten hingegen pauschale Beiträge zur KV, RV und UV sowie kleine Beiträge zu den Umlagen U1 bis U3. Darüber hinaus zahlen Sie eine einheitliche Pauschsteuer in Höhe von zwei Prozent des Lohns Ihres Minijobbers.
Kurzfristig (geringfügig) beschäftigt ist derjenige, der seinen Job nur gelegentlich ausübt. Das ist etwa bei Saisonhilfen in der Gastronomie, auf dem Bau oder in der Landwirtschaft der Fall. Hier darf der Minijobber nach § 8 Absatz 1 Nr. 2 SGB IV nicht länger als drei Monate oder 70 Arbeitstage innerhalb eines Kalenderjahres arbeiten. Eine solche Tätigkeit ist für ihn komplett steuer- und sozialversicherungsfrei. Auch Sie zahlen keine Abgaben zur Sozialversicherung, lediglich einen kleinen Beitrag für die Umlagen. Dafür zahlen Sie mit 25 Prozent einen deutlich höheren Pauschalbetrag für die Steuer.
Das Thema wurde im Haupttext schon mal angeschnitten. Hier nochmal unter anderer Fragestellung aufgegriffen und mit anderem Fokus beantwortet.
Ja, auch geringfügig Beschäftigte haben generell einen Anspruch auf eine monatliche Lohnabrechnung. Nach § 108 Gewerbeordnung muss die Abrechnung leicht verständlich sein, damit der Minijobber sie auf ihre Richtigkeit überprüfen kann. Sie als Arbeitgeber können jedoch über Monate von der Pflicht entbunden sein können: Das ist dann der Fall, wenn sich die Angaben gegenüber früheren Abrechnungen nicht ändern. Sobald sich etwas ändert, müssen Sie erneut eine aktuelle Lohnabrechnung ausstellen.
Es kommt vor, dass das Einkommen die monatliche Maximalgrenze übersteigt. Grundsätzlich ist die Geringfügigkeitsgrenze in Höhe von 520 Euro als Durchschnittswert zu betrachten. Somit kann der Verdienst des Minijobbers in einzelnen Monaten höher sein. Er darf jedoch nicht die Gesamtsumme von 6.240 Euro im Jahr übersteigen.
Die Bundesregierung hat die Regelung Ende 2022 noch einmal angepasst und sie konkretisiert. Demnach darf der Minijobber in bis zu zwei Kalendermonaten innerhalb eines Zeitjahres mehr als 520 Euro verdienen. Dahinter muss aber ein unvorhersehbares Ereignis stehen. Nicht vorhersehbar ist zum Beispiel, dass ein Kollege etwa wegen Erkrankung plötzlich ausfällt. In einem solchen Fall ist es nur logisch, wenn eine Aushilfe für ihn einspringt. Der Arbeitgeber darf aber keinesfalls beabsichtigen, den Verdienst des Beschäftigten langfristig zu erhöhen.
Ein solches gelegentliches und unvorhergesehenes Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze wirkt sich nicht negativ auf den Status der geringfügigen Beschäftigung aus. Übersteigt das Entgelt des Minijobbers hingegen dauerhaft und regelmäßig die Obergrenze von 520 Euro, dann liegt kein Minijob mehr vor. In diesem Fall handelt es sich um eine reguläre, sozialversicherungspflichtige Beschäftigung. Bei einem Einkommen von zwischen 520 und 2.000 Euro spricht man von einem Midijob. Der Arbeitgeber muss den Mitarbeiter dann in jedem Fall bei der Krankenkasse anmelden, nicht mehr bei der Minijob-Zentrale.
Als Arbeitgeber müssen Sie auch reguläre, also nicht kurzfristig beschäftigte Minijobber sozialversichern. Dabei entrichten Sie in der Regel einen Pauschalbeitrag zur Sozialversicherung an die Minijob-Zentrale, wo Sie Ihre Minijobber anmelden. Seit 2023 fallen für Sie als Arbeitgeber Pauschalabgaben in Höhe von mindestens 31,4 Prozent an:
Doch es können Ihnen als Arbeitgeber noch weitere Kosten entstehen. Denn geringfügig Beschäftigte haben nicht nur einen gesetzlich festgelegten Anspruch auf bezahlten Urlaub. Minijobbern steht im Krankheitsfall auch eine Lohnfortzahlung zu. Dieser Anspruch besteht für bis zu sechs Wochen wegen ein und derselben Krankheit.
Kurzfristig beschäftigte Minijobber müssen keinerlei Abgaben zur Sozialversicherung zahlen. Reguläre 520-Euro-Kräfte hingegen haben bei der Kranken- und der Rentenversicherung zumindest eine gewisse Mitwirkungspflicht.
Die Krankenversicherung (KV): 2009 wurde im Rahmen der Gesundheitsreform die KV-Pflicht für geringfügig Beschäftigte eingeführt. Gemäß § 193 III VVG müssen seither auch Minijobber so wie alle anderen Arbeitnehmer krankenversichert sein. Das heißt jedoch nicht, dass sie automatisch in der KV versichert sind. Das wäre ja erst bei einem Verdienst über 520 Euro der Fall. Ihre 520-Euro-Kräfte sind aber dennoch selbst dafür verantwortlich, dass sie krankenversichert sind. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten: Sie können etwa über die Eltern oder den Ehepartner familienversichert sein. Ansonsten müssen sie sich selbst bei der KV melden. Zusätzlich müssen Sie als Arbeitgeber für die KV 13 Prozent gemessen am Lohn des Minijobbers an die Minijob-Zentrale abführen. Verdient Ihr Minijobber genau 520 €, dann zahlen Sie also 67,60 € als KV-Abgabe.
Die Rentenversicherung (RV): Beim Minijob mit Verdienstgrenze besteht seit dem 1. Januar 2013 eine Rentenversicherungspflicht. Das heißt, der Minijobber zahlt seitdem in der Regel einen Eigenanteil von 3,6 Prozent seines Verdienstes. Dieser gesetzliche Arbeitnehmeranteil behalten Sie als Arbeitgeber von seinem Lohn ein. Zusammen mit Ihrem Arbeitgeberanteil in Höhe von 15 Prozent beträgt der volle abzuführende RV-Beitrag 18,6 Prozent.
Der Arbeitnehmer kann sich jedoch vom Arbeitnehmeranteil befreien lassen. So bleibt, wer vor 2013 einen Minijob aufgenommen hat, automatisch in diesem versicherungsfrei, solange sein monatlicher Verdienst 400 Euro nicht übersteigt. Aber auch bei einem Verdienst bis 520 Euro besteht die Möglichkeit, sich von der Versicherungspflicht wieder befreien zu lassen.
Wer monatlich weniger als 400 Euro verdient, kann selbst entscheiden, ob er von der SV-Pflicht befreit sein möchte oder nicht. So kann er etwa seinem Arbeitgeber gegenüber erklären, dass er freiwillig Beiträge zur Sozialversicherung zahlten möchte. Denn mancher Minijobber möchte vielleicht Rentenansprüche aufbauen oder auch an anderen sozialen Leistungen teilhaben.
Im Internet gibt es verschiedene Lohnabrechnung Minijob Vorlagen, die Firmen zum Download anbieten. Eine solche Vorlage kann ein nützlicher Leitfaden sein, um die Lohnabrechnungen korrekt durchzuführen. Der Haken an der Sache: Die Steuergesetze und Regelungen zur Sozialversicherung ändern sich regelmäßig. Deshalb müssen Sie selbst sicherstellen, dass die gewählte Vorlage für die Abrechnung von Minijobs verlässlich und aktuell ist. Denn eine falsche Lohnabrechnung für Minijobber kann unangenehme Konsequenzen für Sie haben. Diese reichen von Nachzahlungen bis hin zu empfindlichen Geldstrafen. Fehlerhafte Lohnabrechnungen können außerdem dem Ruf Ihres Unternehmens und dem Vertrauen der Mitarbeiter schaden.
Wenn Sie eine moderne Lohnabrechnungssoftware nutzen, müssen Sie sich in dieser Hinsicht keine Gedanken mehr machen. Denn ein gutes Programm hält sich an alle aktuellen Steuergesetze und Vorschriften. Ein Softwareanbieter wie Sage sorgt dafür, dass Ihr Lohnabrechnungssystem zuverlässig auf dem neuesten Stand ist. Überdies bietet ein solches System eine ganze Reihe von Vorteilen: Sie sparen viel Zeit, da sich zahlreiche Aufgaben automatisieren lassen. Zudem arbeitet die Software sehr präzise. Berechnungen führt sie automatisch durch und minimiert Fehler, die bei einer manuellen Abrechnung der Löhne leicht passieren. Insgesamt können Sie mithilfe eines geeigneten Programms den Prozess der Lohnabrechnung effizienter, genauer und rechtskonform gestalten.
Als Arbeitgeber können Sie in mehrerlei Hinsicht davon profitieren, dass Sie 520-Euro-Minijobber einstellen. So ist bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen der bürokratische Aufwand in der Regel vergleichsweise gering. Das macht es wieder wett, dass Minijobs etwas teurer sind. Zudem können Sie als Unternehmer wesentlich flexibler und schneller auf geänderte Bedingungen reagieren. Denn Minijobber sind oftmals bereit, zu den unterschiedlichsten Zeiten zu arbeiten.
In manchen Branchen benötigen Sie saisonal bedingt mehr oder sehr unregelmäßig Arbeitskräfte. Das ist zum Beispiel im Einzelhandel der Fall. Hier ist etwa vor Weihnachten oder am Black Friday zusätzliches Personal nötig, um den größeren Kundenandrang zu bewältigen. Auch im Bauwesen, in der Gastronomie oder in der Veranstaltungsbranche gibt es immer mal wieder Nachfragespitzen und -tiefs. Diesen können Sie mit Minijobbern flexibel begegnen. So sind Sie in der Lage, bei einem erhöhten Arbeitsaufkommen schnell den Personalbedarf decken. Und das, ohne dass Sie als Arbeitgeber gleich langfristige Verpflichtungen eingehen müssen.
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