Lohnabrechnung online erstellen: auch ohne Vorkenntnisse

Wie die meisten Unternehmensbereiche unterliegt auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung den strengen Regelungen des deutschen Datenschutzes. Wenn Sie die Lohnabrechnung online erstellen, ist es besonders wichtig, auf die Einhaltung des Datenschutzes zu achten. Schließlich müssen Sie die Daten Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter sicher vor Verlust oder dem unbefugten Zugriff Dritter schützen.

Die sensiblen Daten werden am besten auf den Servern von deutschen Rechenzentren gespeichert und verarbeitet. Hier werden sehr umfangreiche Schutzmaßnahmen getroffen, die sich gerade kleinere Unternehmen oft gar nicht leisten können. Das sind zum einen Vorkehrungen, die gegen physikalische Schäden schützen. Schäden, wie sie bspw. durch Überhitzung, Brand und Löschwasser entstehen können, aber auch bereits durch in die Hardware eindringende Staub- und Schmutzpartikel. Andere Schutzmaßnahmen sorgen für eine erfolgreich Abwehr von Cyberangriffen.

Der Arbeitgeber muss seinem Arbeitnehmer eine Lohnabrechnung in Textform ausstellen. Die Textform ist in § 126b BGB geregelt. Demnach sind eine digitale Abrechnung und eine in Papierform völlig gleichwertig. Doch auch wenn der Arbeitgeber somit grundsätzlich eine Online-Lohnabrechnung erstellen darf, sind einige rechtliche und technische Aspekte zu beachten.

Zunächst muss der Arbeitgeber die Zustimmung seines Arbeitnehmers für eine digitale Lohnabrechnung einholen. Danach muss er die nötigen technischen Voraussetzungen schaffen. Zum einen ist sicherzustellen, dass die Abrechnung in einem schreibgeschützten Format übermittelt wird, das nicht nachträglich verändert werden kann. Zum anderen muss die nötige technische Infrastruktur erstellt werden, über die der Mitarbeiter seine Abrechnung empfangen und lesen kann. Auch bei der elektronischen Übermittlung der Lohnabrechnung muss jederzeit der Schutz der personenbezogenen Daten gewährleistet sein.

Der Vorteil des digitalen Versandes: Mit einer Lohnsoftware werden die Lohnbescheinigungen automatisch erstellt und versendet. Sie sparen sich das Ausdrucken und die mit dem Postversand verbundenen Kosten. Auch Ihr Mitarbeiter freut sich: So hat er jederzeit und überall Zugriff auf seine Lohnabrechnungen.

Wenn Sie auf der Suche nach einem Lohnabrechnungssystem sind, sollten Sie zunächst klären, welches Bereitstellungsmodell für Sie am besten geeignet ist: eine Desktop- oder eine Online-Lösung?

Bei der Desktopanwendung wird die Software auf den eigenen Geräten installiert. Die Software kann erst durch eine gültige Lizenz genutzt werden. Dies war lange der Standard und wird auch heute oft noch von großen Unternehmen bevorzugt. Schließlich verfügen diese über die entsprechenden IT-Kapazitäten. Denn nicht nur die Lizenzierung und Implementierung der Software, auch die Personalisierung, Wartung und Updates ziehen größere Ausgaben nach sich. Hinzu kommen die Anschaffung, Bereitstellung und der Betrieb der Hardware. Auch diese bedeuten eine größere Investition.

Deshalb sind Desktop-Lösungen für kleine Unternehmen eher ungeeignet. Doch die Technik entwickelt sich rasch weiter. Dank der vielfältigen Möglichkeiten, die das Cloud-Computing heute bietet, gibt es immer mehr kostengünstige Online-Anwendungen – auch in Sachen Lohnabrechnung. Hier wird die Software als Dienstleistung angeboten, die ständig verfügbar ist. Bezahlt wird meist im Rahmen von Monatsabonnements pro Nutzer.

Das hat mehrere Vorteile: Zum einen ist die Implementierung weniger zeitaufwendig und damit kostengünstiger. Zum anderen kann die Software bedarfsgerecht auf- und abwärts skaliert werden. Das heißt, sie lässt sich optimal an die Bedürfnisse und das Wachstum Ihres Unternehmens anpassen.

Upgrades und Anpassungen erfolgen kostenlos. Zudem ist die Online-Lohnabrechnung auch sehr sicher, da sich die Daten in einer geschützten Cloud-Infrastruktur befinden. Die Software wird über einen Browser bereitgestellt. Dadurch kann sie am PC und Laptop ebenso genutzt werden wie am Smartphone oder Tablet. Das ist vor allem für Ihre Mitarbeiter praktisch. Sie können von den Vorteilen flexibler Arbeitsmodelle wie Telearbeit, Homeoffice und Remote-Arbeit profitieren.

Als Arbeitgeber können Sie die Autonomie Ihrer Mitarbeiter stärken und sich viel Zeit sparen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern ganz einfach Zugang zu ihren eigenen Daten. Sie allein bestimmen, wer in welchem Umfang Zugriff erhält. Ihr Mitarbeiter kann so selbständig seine Stammdaten ändern. Er kann online Arbeitsstunden erfassen oder einen Urlaubsantrag stellen. Zudem kann er jederzeit seine eigenen Lohnscheine ansehen und bei Bedarf herunterladen.

 Sie werden bei Ihrer Lohnabrechnung von einem Steuerberater unterstützt? Weil Sie auf Nummer sicher gehen wollen, Ihnen die Zeit fehlt oder ganz einfach, weil Sie Hilfe bei der Abrechnung benötigen? Hier unterstützt Sie die Online-Lohnabrechnung, denn Sie können mit mehreren Personen an Ihrer Lohnabrechnung arbeiten.

Richten Sie dazu ganz einfach einen Online-Zugang für Ihren Steuerberater ein und geben Sie Ihm Zugriff auf die Daten, die er für seine Arbeit benötigt. Die Kontrolle über Ihre Daten behalten weiterhin Sie: Sie entscheiden, welche Daten Sie für ihn freigeben.

Mit einem solchen Zugang vereinfachen Sie all Ihre Abläufe rund um die Abrechnung. Sie arbeiten mit Ihrem Steuerberater auf der gleichen, immer aktuellen Datenbasis. So geht keine Information verloren. Ihre Zusammenarbeit vereinfacht sich und Ihre Lohnabrechnung ist im Nu erledigt.