Dienstreise Arbeitszeit – die Vergütung auf Geschäftsreisen

Geschäftsreisen gehören für viele Unternehmen zum Alltag – ob zum Kundenbesuch, zur Messe oder zu internen Terminen an anderen Standorten. Dabei verursachen alle Dienstreisen Kosten und bedürfen sorgfältiger Regeln. Häufig stellt sich die Frage, in welchem Umfang die Reisezeit zur Arbeitszeit zählt. Wann ist Fahrzeit zu vergüten? Was gilt bei langen oder mehrtägigen Dienstreisen? Dieser Beitrag gibt einen praxisnahen Überblick über die geltenden Regeln rund um die Arbeitszeit bei Dienstreisen.

Inhaltsverzeichnis

Wann gilt die Zeit auf Dienstreise als Arbeitszeit?

Grundsätzlich gilt: Wer während einer Dienstreise seiner vertraglichen Tätigkeit nachgeht, befindet sich in der Arbeitszeit. Das betrifft zum Beispiel Termine vor Ort beim Kunden oder auf einer Veranstaltung. Auch das aktive Fahren eines Fahrzeugs – egal ob eigener Pkw, Dienstwagen oder Mietwagen – zählt in der Regel zur Arbeitszeit, da sich der Angestellte dabei nicht erholen kann. 

Anders verhält es sich, wenn die Reisezeit keine Konzentration oder Arbeitsleistung erfordert, etwa beim Mitfahren im Zug oder im Auto als Beifahrer ohne konkrete Arbeitsaufträge. Solche Reisezeiten können außerhalb der Arbeitszeit liegen – es sei denn, Mitarbeiter und Unternehmen haben ausdrücklich etwas anderes vereinbart oder der Reisende erledigt dienstliche Aufgaben und bearbeitet zum Beispiel E-Mails im Zug.

Wann ist Fahrzeit Arbeitszeit? – Eine Frage der Zumutbarkeit

Die Einordnung von Reisezeiten orientiert sich auch daran, ob die Reise eine außergewöhnliche Beanspruchung darstellt. Muss jemand nach Feierabend noch mehrere Stunden zu einem Termin anreisen, kann dies unter bestimmten Voraussetzungen als vergütungspflichtige Arbeitszeit gelten – insbesondere, wenn die Dienstreise ohne vorherige Absprache angeordnet ist. Intuitiv lässt sich also sagen: Je aktiver und dienstlich gebundener eine Reisezeit ist, desto eher wird sie als Arbeitszeit gewertet. 

Wie sind Reisezeiten gesetzlich geregelt? 

Um das genauer zu verstehen, lohnt sich zunächst ein Blick auf die allgemeine Gesetzgebung zur Arbeitszeit. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) legt fest: 

• Die tägliche Arbeitszeit darf 8 Stunden nicht überschreiten. 

• Eine Verlängerung auf bis zu 10 Stunden ist möglich, wenn innerhalb von 6 Monaten oder 24 Wochen im Durchschnitt 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden. 

• Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit ist eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden einzuhalten. 

Diese Regelungen gelten nämlich genauso auch für Dienstreisen. 

Dienstreise und Arbeitszeit über 10 Stunden – was ist erlaubt? 

Es wird also deutlich: Das ArbZG erlaubt auch auf Dienstreisen grundsätzlich eine maximale tägliche Arbeitszeit von 8 Stunden. Eine Verlängerung auf bis zu 10 Stunden ist nur dann möglich, wenn innerhalb von 6 Monaten ein Durchschnitt von 8 Stunden pro Werktag eingehalten wird. 

Wird die zulässige tägliche Höchstarbeitszeit durch eine Dienstreise überschritten, etwa durch eine späte Rückfahrt nach einem ganztägigen Termin, ist das nur dann zulässig, wenn der Arbeitgeber Ausgleichszeiten gewährt. Auch die elfstündige tägliche Ruhezeit muss er beachten – etwa zwischen einem späten Rückflug und dem nächsten Arbeitstag. 

Wie sieht es bei mehrtägigen Dienstreisen aus? 

Bei mehrtägigen Geschäftsreisen ist die Arbeitszeit ebenso zu berücksichtigen wie an gewöhnlichen Arbeitstagen. Die Fahrt zum Zielort, die Termine vor Ort und die Rückreise kann der Arbeitnehmer wie gewohnt erfassen. Ruhetage oder reisefreie Abende ohne dienstliche Aufgaben gelten jedoch nicht als Arbeitszeit, auch wenn der Mitarbeiter sie an einem anderen Ort verbringt. 

Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin reist montagmorgens zu einer Konferenz, die zwei volle Tage dauert, und fährt am Mittwochabend zurück. Die Arbeitszeit umfasst die Anreisezeit am Montag (sofern sie aktiv fährt oder arbeitet), die Konferenztage und die Rückfahrt. Die Pausen und zum Beispiel Abende ohne dienstliche Verpflichtungen zählen nicht zur Arbeitszeit, wohl aber ggf. Telefonate, E-Mail-Korrespondenz oder andere dienstliche Tätigkeiten. 

Dienstreise am Sonntag – was gilt für die Vergütung? 

Reisen an Sonn- und Feiertagen bedürfen einer besonders sorgfältigen Prüfung. Zwar ist die Reisezeit an einem Sonntag nicht automatisch vergütungspflichtig, dennoch greifen besondere Regelungen, wenn die Reise aus betrieblichen Gründen erforderlich ist und keine andere Option besteht. 

Findet die Reise außerhalb der regulären Arbeitszeit statt, kann ein Anspruch auf Freizeitausgleich oder eine besondere Vergütung bestehen – insbesondere, wenn vertragliche oder tarifliche Regelungen das vorsehen. Eine vorherige Abstimmung schafft hier Klarheit und hilft, Konflikte von vornherein zu vermeiden. 

Arbeitszeiterfassung – warum sie bei Dienstreisen besonders wichtig ist 

Gerade bei Dienstreisen lohnt sich daher eine strukturierte Zeiterfassung. Sie bildet die Grundlage für eine korrekte Abrechnung, den Nachweis gesetzlicher Ruhezeiten und die Transparenz gegenüber Mitarbeitenden. 

Digitale HR-Software bietet hierfür entscheidende Vorteile: Sie ermöglicht es, Reisezeiten, Arbeitsstunden und Ruhezeiten direkt und dezentral zu erfassen und mit anderen Systemen wie der Reisekostenabrechnung zu verknüpfen. So lassen sich Arbeitszeitgrenzen automatisch überwachen und Berichte nachvollziehbar erstellen. Das schützt sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende.

Tipp: Erfassen Sie Arbeitszeiten gesetzeskonform und effizient mit der Zeiterfassung Software von Sage

Regelungen im Unternehmen klar festlegen 

Darüber hinaus ist es elementar, eindeutige Vereinbarungen schon vorab zu treffen. Denn Rechtsunsicherheit entsteht häufig dann, wenn keine klaren internen Vorgaben existieren. Wer wie reist, wann gearbeitet wird und welche Zeiten vergütet werden, sollten Führungskräfte nicht dem Zufall überlassen. Sinnvoll ist eine schriftliche Regelung, zum Beispiel in Form einer Dienstreise- oder Arbeitszeit-Richtlinie, also einer Art internen „Travel Policy“. Sie schafft Transparenz, verringert Rückfragen und sichert die Gleichbehandlung aller Mitarbeiter. 

Fazit: Klare Regeln, faire Praxis 

Dienstreisen gehören in vielen Unternehmen zum Tagesgeschäft – und damit auch die Frage nach der korrekten Behandlung der Arbeitszeit. Ob Anreise am Sonntag, lange Fahrtstrecken oder Messen über 10 Stunden: Wichtig ist, Arbeitszeit und Reisezeit realistisch zu bewerten, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und eine faire Vergütungspraxis zu etablieren. Moderne Zeiterfassungslösungen unterstützen dabei, den Überblick zu behalten – und sorgen für Klarheit auf allen Seiten.

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