Buchhaltung & Controlling

10 Tipps für pünktliche Zahlungseingänge, ohne Kunden zu verprellen

Das Thema Geld kann manchmal selbst in der Geschäftswelt etwas Unangenehmes haben. Besonders wenn es um offene Rechnungen geht, ist viel Fingerspitzengefühl gefragt.

Schließlich wollen Sie ja bezahlt werden und angesichts der aktuellen Wirtschaftslage möglichst schnell Ihr Geld erhalten. Denn Zahlungsverzögerungen können Ihren Cashflow belasten, was wiederum Folgen für Ihre Planung, Entscheidungen, Neuanschaffungen und Investitionen hat.

Gleichzeitig möchten Sie Ihre Kunden nicht durch ständige Nachfragen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen verprellen. Wahrscheinlich haben Sie viel Zeit und Energie in den Aufbau guter Kundenbeziehungen investiert und rechnen zukünftig mit weiteren Aufträgen oder Bestellungen.

Dieses Dilemma kennen alle Unternehmerinnen und Unternehmer und auch Sie haben wahrscheinlich nichts zu verschenken. Es führt kein Weg dran vorbei: Zahlen Ihre Kunden nicht pünktlich, müssen Sie irgendwann aktiv werden. Zum Glück gibt es Möglichkeiten, wie Sie Ihren Cashflow und die Zahlungsmoral verbessern können, ohne zu riskieren, Ihre Kunden vor den Kopf zu stoßen.

Wir haben in diesem Artikel zehn Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie unangenehme Gespräche mit säumigen Zahlern vermeiden, Kundenbeziehungen nicht durch das Mahnwesen gefährden und trotzdem erfolgreich Ihr hartverdientes Geld erhalten.

  1. Zeigen Sie Verständnis.
  2. Informieren Sie Ihre Kunden frühzeitig über die Zahlungsbedingungen.
  3. Sprechen Sie auch andere Themen außer das Finanzielle an, z.B. Feedback zu Ihrem Service.
  4. Formulieren Sie Ihr Anliegen als Frage.
  5. Reagieren Sie während der gesamten Zusammenarbeit schnell.
  6. Gestalten Sie Rechnungen persönlich und passend zu Ihrem Unternehmen.
  7. Automatisieren Sie möglichst viel (z. B. wiederkehrende Rechnungen, automatische Zahlungserinnerungen).
  8. Erwähnen Sie nebenbei das Zahlungsverhalten anderer Kunden.
  9. Informieren Sie Kunden, was ein Zahlungsverzug für Ihre Firma bedeutet.
  10. Bleiben Sie höflich und bedanken Sie sich bei Kunden – ausnahmslos.

1. Zeigen Sie Verständnis

Versetzen Sie sich in Ihre Kunden hinein und zeigen Sie Verständnis. Sie werden sehen, dass mit ein bisschen Empathie selbst schwierige Gespräche reibungsloser verlaufen. Versuchen Sie die Gründe nachzuvollziehen, warum ein Kunde bisher nicht gezahlt hat.

Bedenken Sie dabei auch Folgendes:

  • Gibt es im Kundenunternehmen vielleicht einen strikten Prozess für die Zahlungsabwicklung?
  • Hat der Kunde so viel zu tun, dass das Bezahlen Ihrer Rechnung für ihn eher nachrangig ist?
  • Verzögert der Kunde die Begleichung der Rechnung aus Gewohnheit oder ohne konkreten Anlass?

Wenn Sie die Hintergründe kennen, können Sie Ihr Gespräch über offene Rechnungen einfacher auf die Kundensituation abstimmen und sich so besser Gehör verschaffen. Wenn sich Kunden verstanden fühlen, wirkt sich das oft positiv auf die Zahlungsmoral aus.

Neben der Art und Weise, wie Sie auf säumige Zahler eingehen, sollten Sie Ihren Kunden grundsätzlich das Begleichen von Rechnungen so leicht wie möglich machen. Sie können z.B. den Zahlungsprozess vereinfachen, sich besser auf die Kundenbedürfnisse einstellen oder höflich (aber bestimmt) regelmäßig an offene Rechnungen erinnern.

In anderen Worten: Berücksichtigen Sie die Lage Ihres Kunden, kommen Sie ihm entgegen, aber lassen Sie sich nicht abwimmeln – bleiben Sie konsequent am Ball.

2. Informieren Sie Ihre Kunden frühzeitig über die Zahlungsbedingungen

Finanzielle Fragen wie die Zahlungsbedingungen sollten möglichst zu Beginn der Zusammenarbeit kommuniziert werden. Damit vermeiden Sie, dass Kunden von falschen Voraussetzungen ausgehen und Ihnen bleiben später unangenehme Gespräche erspart. Wie genau Sie diese „Präventivmaßnahme“ umsetzen, hängt selbstverständlich von Ihren internen Abläufen ab. Nur eines ist dabei wichtig: Klarheit.

Es sollte keine Missverständnisse darüber geben, wann Sie die Begleichung einer Rechnung erwarten und welche Zahlungsoptionen Sie anbieten. Am besten informieren Sie Ihre Kunden schriftlich über Ihre Zahlungsbedingungen, damit Sie beide sich bei Bedarf darauf berufen können.

Ähnlich wie bei unserem nächsten Tipp können Sie das Gespräch über Zahlungsbedingungen auch mit anderen Themen verbinden.

Formulieren Sie Ihr Anliegen als Frage: „Wie möchten Sie zahlen?“

Eine weitere Taktik besteht darin, Ihre Zahlungsbedingungen dem Kunden als Frage näherzubringen. Wenn Sie Zahlungen flexibel handhaben können – z.B. mit verschiedenen Zahlungsmethoden wie Vorauszahlungen oder Abbuchungen von wiederkehrenden Zahlungen – , sollten Ihre Kunden das wissen. Unser Tipp: Formulieren Sie Ihre Zahlungsoptionen als Frage und zeigen Sie damit Ihr Entgegenkommen.

Fragen wie „Wie würden Sie gern zahlen?“, „Möchten Sie lieber im Voraus überweisen?“ oder „Bevorzugen Sie eine monatliche oder vierteljährliche Abrechnung?“ nehmen dem Thema die Schwere und demonstrieren zugleich, wie ernst Sie einen guten Kundenservice nehmen.

Das ist ein vollkommen anderer Ansatz als Kunden aufzufordern, Ihren Zahlungsbedingungen zuzustimmen. Mit verschiedenen Zahlungsoptionen vermitteln Sie Flexibilität und kommen dem Kunden entgegen, wenn er normalerweise andere Zahlungsformen bevorzugt. Damit schaffen Sie zumindest die gute Voraussetzungen für eine reibungslose Rechnungsbegleichung, auch wenn sich Spannungen natürlich nicht immer vermeiden lassen.

4. Sprechen Sie auch andere Themen außer dem Finanziellem an

Wenn Sie mit Kunden über Geld sprechen müssen, ist es eine gute Idee, wenn Sie diesen Punkt in andere Themen einbetten. Stellen Sie sich die Situation nur anders herum vor: Sie vereinbaren mit Ihrem Kunden extra einen Termin, um ausschließlich über die Zahlungsbedingungen oder offene Rechnungen zu sprechen. Dann gewinnt das Thema ein derartiges Gewicht, das auf beiden Seiten schon im Vorfeld für einige Anspannung sorgt.

Stattdessen könnten Sie einen Termin vereinbaren, um Ihre Kunden nach Feedback zu Ihrem Service zu fragen und dann das Thema Geld in einem geeigneten Moment anzusprechen oder das Gespräch langsam in diese Richtung lenken.
Das funktioniert meistens gut. Denn so vermitteln Sie Ihrem Kunden, dass Sie mehr von ihm wollen als nur sein Geld: Ihr Kunde weiß so, dass Sie Wert auf seine Rückmeldung legen und wollen, dass er mit Ihren Leistungen oder Produkten wirklich zufrieden ist. Bei der Gelegenheit können Sie auch Ihre Einschätzung der bisherigen Zusammenarbeit einbringen, z.B. wie ein Projekt gelaufen ist, oder noch offene Fragen klären. Mit diesem proaktiven Engagement bekräftigen Sie zugleich Ihren Wert als Partner des Kunden.

Wenn Sie noch über andere Themen sprechen, zeigen Sie Ihrem Kunden, dass es Ihnen nicht nur ums Geld geht – und dadurch wird Ihr Kunde zugänglicher, wenn Sie dann doch langsam auf das Finanzielle zu sprechen kommen. Gleichzeitig lernen Sie dadurch die Kundenbedürfnisse näher kennen, können sich so besser auf Ihren Kunden einstellen und ihn bei künftigen Gesprächen gezielter informieren.

5. Reagieren Sie während der gesamten Zusammenarbeit schnell

Ein Kunde, der schon während der Zusammenarbeit mit Ihnen einen ausgezeichneten, aufmerksamen Service erhalten hat, wird wesentlich stärker motiviert sein, Sie schnell zu bezahlen. Ein ausgezeichneter Service bedeutet: Sie antworten sofort, wenn Ihr Kunde sich an Sie wendet, Sie erbringen alle vereinbarten Leistungen und Sie tun alles in Ihrer Macht stehende, damit Termine erfüllt werden.

Natürlich machen Sie das alles sowieso schon, aber dennoch lohnt es sich, darüber auch hinsichtlich künftiger Gespräche über finanzielle Aspekte nachzudenken. Falls Sie E-Mails von Kunden zu langsam beantworten, Vereinbarungen vergessen oder Termine nicht eingehalten haben, wird das anschließende Eintreiben offener Rechnungen nur noch unangenehmer.

6. Machen Sie das Bezahlen von Rechnungen möglichst einfach

Je einfacher Sie den Zahlungsprozess gestalten, desto wahrscheinlicher wird Ihr Kunde seine Rechnungen pünktlich begleichen. Mit der richtigen Technologie lässt sich das gut umsetzen. Unser Tipp: Ihre Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware sollte Ihren Kunden maximale Flexibilität geben. Optimal ist, wenn säumige Zahler jederzeit und überall offene Beträge begleichen können.

Einige Rechnungsfunktionen sind besonders nützlich, wenn Sie schneller bezahlt werden möchten – wie z. B. ein “Jetzt zahlen” Button direkt auf der Rechnung.

Solche Funktionen tragen erheblich dazu bei, dass Sie Kunden nicht auf die Zahlung hinweisen müssen (und niemand kann mehr Probleme mit dem Zahlungsprozess vorschieben). Indem Sie die Zahlung schneller, einfacher und flexibler gestalten, beseitigen Sie potenzielle Hindernisse für eine schnelle Rechnungsbegleichung und beugen zugleich möglichen Ursachen für verspätete Zahlungen proaktiv vor.

7. Automatisieren Sie möglichst viel

Eine Automatisierung im Rechnungswesen bietet viele Vorteile und ist ideal, wenn Sie unangenehme Situationen (besonders zu Beginn einer Kundenbeziehung) vermeiden wollen. Viele Buchhaltungslösungen bieten Funktionen, die Ihnen ersparen, Ihre Kunden direkt auf finanzielle Themen anzusprechen.

Das bedeutet nicht, dass Sie nur noch über automatisierte Nachrichten mit Ihren Kunden kommunizieren sollten – auch im Geschäft ist Zwischenmenschliches wichtig. Aber wenn Sie wiederkehrende Rechnungen und Zahlungserinnerungen einfach automatisieren, spart das Ihnen nicht nur Zeit und Arbeit, sondern verringert auch Fehler bei der Rechnungsstellung und trägt zu pünktlicheren Zahlungseingängen bei.

Ihre Stammkunden wissen dann genau, wie oft Rechnungen fällig sind und wann Sie die Zahlung erwarten – und Sie werden entlastet und können sich aufs eigentliche Geschäft konzentrieren.

Unser Tipp zur umfassenden Automatisierung von Abläufen im Finanzwesen: Sehen Sie sich die Buchhaltungslösung von Sage an.

8. Erwähnen Sie nebenbei das Zahlungsverhalten anderer Kunden

Das Verhalten anderer kann auch beim Begleichen von Rechnungen motivierend sein, da die meisten Ihrer Kunden wahrscheinlich nicht unangenehm auffallen wollen. Bei notorischen Spätzahlern kann eine Bemerkung in einem Nebensatz Wunder wirken, wie z.B.: „Interessanterweise braucht Ihre Firma wesentlich länger für die Rechnungszahlung als unsere Kunden im Durchschnitt.“

Unser Tipp: Lassen Sie einen solchen Hinweis einfach einmal am Rande oder gleich zu Beginn Ihrer Zusammenarbeit beim Gespräch über die Zahlungsbedingungen fallen, z.B.: „Unsere übliche Zahlungsfrist beträgt 30 Tage ab Rechnungsdatum, aber die meisten unser Kunden zahlen sowieso innerhalb einer Woche“ (oder was auch immer für Ihr Unternehmen zutreffend ist).

Sie können einen solchen Hinweis auch auf personalisierten Rechnungen oder in E-Mails hinzufügen. Wichtig dabei: Gestalten Sie solche Hinweise wie eine Information, nicht wie eine Forderung.

9. Geben Sie Einblick in Ihr Unternehmen

Wenn Sie schon seit längerem versuchen, eine offene Rechnung einzutreiben, überlegen Sie vielleicht, ob Sie nicht einen anderen Ton anschlagen sollten.

Wie die meisten Unternehmer wollen Sie wahrscheinlich nicht unhöflich werden, müssen sich aber irgendwie der Situation stellen. Wenn freundliche Erinnerungen bislang nicht gefruchtet haben, gilt es nun, die richtigen Worte zu finden, um Ihrer Forderung Nachdruck zu verleihen.

Statt gleich mit rechtlichen Konsequenzen oder einem Inkassoverfahren zu drohen, versuchen Sie einmal etwas anderes: Appellieren Sie an das gute Gewissen Ihrer Kunden. Erklären Sie, was der Zahlungsverzug für Ihren Cashflow bedeutet und warum gerade pünktliche Zahlungseingänge für kleine Unternehmen wie Ihres so wichtig sind. Damit lassen Sie sich zwar ein bisschen in die Karten schauen und sprechen einen wunden Punkt an, aber einen Versuch ist es allemal wert.

Diese Offenheit kann äußerst wirkungsvoll sein, wenn Ihr Kunde ein größeres Unternehmen vertritt und sich der weitreichenden Folgen verspäteter Zahlungen einfach nicht bewusst ist.

10. Bleiben Sie höflich und bedanken Sie sich bei Kunden – ausnahmslos

Es kann viele Gründe geben, warum ein Kunde bislang nicht gezahlt hat. Manchmal ist eine späte Rechnungsbegleichung einfach nur eine schlechte Angewohnheit, manchmal haben Kunden aber auch selbst mit dem Cashflow zu kämpfen. Nicht immer kennen Sie die Beweggründe Ihrer Kunden, aber wenn sie dann schließlich gezahlt haben, sollten Sie sich ausnahmslos dafür bedanken.

Selbst wenn Sie durch die verspätete Zahlung einige Schwierigkeiten hatten, ist diese demonstrative Wertschätzung für eine weitere gute Beziehung zu Ihrem Kunden entscheidend.

Wenn Sie sich nicht die Mühe machen, sich mit einer kurzen E-Mail oder Textnachricht zu bedanken, wird Ihr Kunde bei der nächsten Rechnung wahrscheinlich weniger motiviert sein, schnell zu zahlen – was dann oft zu weiteren unangenehmen Gesprächen führt.

Fazit

Angesichts der schwierigen Wirtschaftslage wird ein besonnenes und zugleich konsequentes Vorgehen bei Zahlungsausständen immer wichtiger. Die Frage ist: Wie verbessern Sie die Zahlungsmoral, ohne Ihre Kunden mit ständigen Zahlungserinnerungen „zu nerven“ oder womöglich zu verprellen? Versuchen Sie es einfach einmal mit diesen Tipps und machen Sie sich mit der richtigen Technologie das Leben leichter – damit sparen Sie nicht nur Zeit, sondern werden wahrscheinlich auch schneller zu Ihrem Geld kommen.

Noch etwas zum Abschluss: Denken Sie daran, dass Ihre Kunden mit der gleichen Wirtschaftslage wie Sie zu kämpfen haben. Verständnis und Entgegenkommen tragen auch beim Eintreiben offener Rechnungen entscheidend zur Pflege und zum Erhalt langfristiger Kundenbeziehungen bei. Schließlich haben Sie viel Arbeit in den Aufbau Ihrer Kundenbeziehungen investiert und wollen Ihre Kunden nicht verprellen – ganz zu schweigen davon, dass ein solider Kundenstamm für Ihren geschäftlichen Erfolg unverzichtbar ist.

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