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6 überzeugende Argumente für die digitale Dokumenten­verwaltung

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Rechnungen, Lieferpapiere, Verträge, Artikellisten, Tabellen, Protokolle, Borschüren, Belege – die Palette an Dokumenten, mit der wir unseren Büroalltag bestreiten, ist schier unbegrenzt. Wir arbeiten mit Unterlagen in allen Farben und Formen, analog, digital und zudem in den unterschiedlichsten Datei-Formaten und Versionen. Oft ist das Chaos nicht weit; es kostet Zeit und Energie Ordnung in Ablagen, Ordner und Aktenschränke zu bringen. Dabei gibt es eine wirksame Methode, mit der sich das Jonglieren von Dokumenten in den Griff kriegen lässt: Hier kommen 6 überzeugende Argumente für das digitale Management Ihrer Dokumente.

Argument Nr. 1: Sie sparen eine Menge Zeit

Das Durchsuchen von Schubladen, Aktenschränken und den Ordnern Ihres PCs ist aufwändig und kostet Zeit. Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Sie zu jedem Zeitpunkt, von jedem Ort und über jedes Endgerät direkt auf die gewünschten Unterlagen zugreifen.

Argument Nr. 2: Ihre Teams arbeiten besser zusammen

Ein kluges DMS bringt Struktur in die Abstimmungsprozesse Ihrer Mitarbeiter. Es erleichtert die Zusammenarbeit, indem alle Mitgliedern eines Teams Dateien aufrufen, bearbeiten und miteinander teilen können.

Leitfaden Dokumenten-Management-System

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Argument Nr. 3: Ihre Informationen sind sicher

Konfigurierbare Zugriffskontrollen sind unverzichtbar für eine sichere Vorhaltung und Archivierung von Dokumenten. Ein kluges DMS ist standardmäßig mit den entsprechenden Funktionen ausgestattet. Zudem bieten Systeme, die Ihre Dateien auf Servern an deutschen Standorten speichern, DSGVO-Konformität und damit ein Maximum an Datensicherheit.

Argument Nr. 4: Sie schaffen optimale Arbeitsbedingungen

Viele Beschäftigte sehen in DMS eine Chance, orts- und zeitunabhängiger zu arbeiten. Die Arbeit im Home Office oder von unterwegs wird durch den flexiblen Zugriff auf Dokumente wesentlich unkomplizierter – und kann damit merklich zur Familienfreundlichkeit im Unternehmen und einer ausgewogenen Work-Life-Balance beitragen.

Argument Nr. 5: Dokumente sind im Handumdrehen gefunden

Dank Volltextsuche sowie Filter- und Sortierungsmöglichkeiten finden Sie in einem DMS jedes beliebige Dokument quasi auf Knopfdruck. Eine anwenderfreundliche Funktion, die viel Zeit einspart und Nerven schont.

Argument Nr. 6: Sie sparen Unmengen an Papier

Mit einem DMS reduzieren Sie nicht nur den Verbrauch von Papier, auch durch die Reduzierung der Druckkosten sparen Sie eine stattliche Summe Geld ein. In Zeiten einer nachhaltigen Unternehmensführung helfen DMS zudem dabei, dem Prinzip eines schonenden Wertstoffverbrauchs gerecht zu werden.

Ein effizientes Dokumentenmanagementsystem hält Ihnen und Ihren Mitarbeitern den Rücken frei – damit Sie sich nicht mit einem lästigen Unterlagenchaos herumschlagen müssen, sondern voll und ganz Ihr Kerngeschäft im Auge behalten können.

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