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Arbeiten im europäischen Ausland: Nicht ohne A1 Bescheinigung

Ob Verhandlung, Montage oder Weiterbildung – wer im europäischen Ausland auf Dienstreise ist, braucht die A1-Bescheinigung. Dies gilt unabhängig davon, wie lange der geschäftliche Aufenthalt dauert. Alle wichtigen Informationen haben wir für Sie in einem Beitrag zusammengefasst.

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Heute beim Kunden in Rom, morgen zu Vertragsverhandlungen in Zürich und übermorgen auf Weiterbildung in Brüssel – was für viele Mitarbeiter und Unternehmer beruflicher Alltag ist, verlangt dennoch organisatorische Vorbereitung. Allzu schnell kann es sonst teuer werden. Das gilt zum Beispiel dann, wenn keine A1-Bescheinigung beantragt wurde. Auch wenn es in Deutschland seit dem 1. Januar 2021 keine Pflicht zum Ausdruck der Bescheinigung mehr gibt (§ 106 SGB IV), so muss sie doch vorliegen. Dies ist zahlreichen Verantwortlichen bis heute unbekannt.

Was ist eine A1-Bescheinigung?

Bei der A1-Bescheinigung handelt es sich um eine Entsendebescheinigung. Dieses Dokument benötigt jeder, der vorübergehend in Teilen des europäischen Auslands arbeitet. Betroffen von dieser Regelung sind Angestellte genauso wie Selbstständige oder Beamte. Konkret gilt dies für alle Mitgliedstaaten der Europäischen Union sowie die Länder Island, Liechtenstein, Norwegen, die Schweiz, das Vereinigte Königreich und Nordirland. Dabei dient die Bescheinigung als Nachweis über die Zugehörigkeit zu einer Sozialversicherung. So zeigt eine deutsche A1-Bescheinigung, dass die im Ausland beschäftigte Person weiter dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterliegt.

Hintergrund ist das sogenannte Territorialprinzip, das bei der Sozialversicherung grundsätzlich gilt. Dies besagt, dass eine Person immer den Sozialversicherungsvorschriften des Staates unterliegt, wo sie ihre Beschäftigung ausübt. Dabei kommt es nicht darauf an, dass Beschäftigte oder ein Unternehmen in diesem Land ihren Sitz haben. Auch die Länge der beruflichen Tätigkeit vor Ort ist nicht maßgeblich. Die Entsendebescheinigung verfolgt den Zweck, eine gleichzeitige Anwendung des ausländischen Sozialversicherungsrechts zu verhindern. Für Unternehmen bedeutet das, eine doppelte Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen wird ausgeschlossen.

Antrag der Entsendebescheinigung 

Den Antrag für die A1-Bescheinigung stellen Arbeitgeber bei gesetzlich krankenversicherten Beschäftigten bei deren Krankenkasse. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich um eine Pflichtversicherung oder eine freiwillige Versicherung handelt. Auch bei bestehender Familienversicherung ist die jeweilige Krankenkasse für die Entsendebescheinigung zuständig. Ist ein Mitarbeiter privat versichert, erfolgt die Beantragung über den zuständigen Rentenversicherungsträger wie zum Beispiel die Deutsche Rentenversicherung

Beantragt wird die A1-Bescheinigung seit 01. Juli 2019 auf elektronischem Weg. Dazu können Antragsteller ihre vorhandene Lohn- oder Entgeltabrechnungssoftware nutzen. Alternativ steht eine Ausfüllhilfe im SV-Meldeportal zur Verfügung. Selbstständige beantragen die Entsendebescheinigung grundsätzlich über das Portal. Dies gilt auch für geschäftsführende Gesellschafter und andere Personen, die sozialversicherungsrechtlich den Status eines Selbstständigen haben.

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In Ausnahmefällen ist zurzeit außerdem noch ein Antrag über ein Papierformular notwendig. Dies betrifft jedoch einen eingeschränkten Personenkreis. Dies sind Grenzgänger mit Arbeitsplatz in Deutschland und Wohnsitz im Ausland und zum Teil auch Mehrfacherwerbstätige.

Bei elektronisch gestellten Anträgen erhalten die Antragsteller automatisch einen Antragsnachweis. Dieser dient als Beleg für die erfolgte Beantragung. Nach Eingang des Antrags beim zuständigen Träger prüft dieser die übermittelten Daten. Die Rückmeldung erfolgt dann ebenfalls elektronisch. So wird die Entsendebescheinigung innerhalb von drei Arbeitstagen maschinell übermittelt. Dieses Dokument muss der entsandten Person zugänglich gemacht werden.  Empfehlenswert ist die Mitführung der A1-Bescheinigung auf der Dienstreise, um Rückfragen und Prüfungen zu vermeiden. Eine Mitführungspflicht in ausgedruckter Form besteht seit dem 1. Januar 2021 jedoch nicht mehr. 

Vorgehen bei kurzfristigen Dienstreisen

Nicht immer lassen sich Dienstreisen ins Ausland lange im Voraus planen. Vor dem Hintergrund der möglichen teuren Folgen beim Fehlen einer A1-Bescheinigung stellt sich dann die Frage: Was passiert, wenn die Entsendebescheinigung nicht rechtzeitig vorliegt? Grundsätzlich kann das Dokument bei kurzfristigen oder kurzzeitigen Geschäftsreisen nachgereicht werden. Wichtig ist in diesen Fällen allerdings, die Vorschriften und Bestimmungen im jeweiligen Zielland zu beachten. So muss vor allem für die Schweiz, Österreich und Frankreich der Antrag vor der Abreise bereits gestellt werden. Daher sollte hier der Antragsnachweis unbedingt mitgeführt werden.

Folgen bei Verstößen

Einzelne Staaten wie Frankreich oder Österreich prüfen inzwischen sehr genau, ob ausländische Dienstreisende eine A1-Bescheinigung vorweisen können. Ist dies nicht der Fall, kann dies dazu führen, dass ein Beschäftigter seine Arbeit sofort beenden muss. Außerdem drohen hohe Bußgelder. Hinzu kommt, dass der Arbeitgeber zu einer zusätzlichen Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen herangezogen werden kann.

Zu Streitigkeiten kann es zudem im Schadensfall kommen. So stellt sich zum Beispiel bei einem Arbeits- oder Wegeunfall die Frage nach der Leistungspflicht. Kann die entsandte Person in diesem Fall keine A1-Bescheinigung vorweisen, bleibt zunächst unklar, ob der inländische oder der ausländische Versicherungsträger leisten muss.