Checkliste DSGVO für Marketingverantwortliche

Der 25. Mai 2018 war für Marketingabteilungen vieler Unternehmen ein besonders wichtiger Stichtag. Denn ab diesem Tag ist die verschärfte EU-Datenschutzgrundverordnung in Kraft getreten. Sie betrifft vor allem die Stellen innerhalb eines Unternehmens, die personenbezogene Daten verarbeiten, also neben dem Marketing beispielsweise auch den Vertrieb und den Kundenservice. Die EU-DGSVO löst frühere Regelungen mit eindeutigen Formulierungen und Verantwortlichkeiten ab und regelt die zeitgemäße Datennutzung klar und übersichtlich.

Eine wichtige Neuerung ist dabei, dass alle Unternehmen, die innerhalb der EU personenbezogene Daten erheben oder verarbeiten, von dieser Regelung betroffen sind und zwar unabhängig davon, wo sich der Unternehmenssitz befindet. Aber auch für Unternehmen, die sich bereits zuvor schon an die Regeln der EU oder ihrer jeweiligen Mitgliedsstaaten halten mussten, kamen seit Inkrafttreten der DSGVO Neuerungen und Veränderungen zu.

Was ist nun zu beachten, wenn Sie speziell die Marketing-Abteilung Ihres Unternehmens fit für die neuen Datenschutzregeln machen wollen

Das haben wir in fünf wichtigen Tipps für Sie zusammengefasst:

• 1. Relevante Prozesse identifizieren. Gleich zu Beginn Ihrer Revision zum Thema EU-DGSVO ist es wichtig klar zu machen, welche Bereiche Ihres Unternehmens personenbezogene Daten verarbeiten. Mit einer Ist-Erfassung und der Ablaufhistorie aller relevanten Prozesse können Sie sichergehen, dass keine Aktion unter den Tisch fällt.
• 2. Dokumente checken und anpassen. Bei der Anpassung Ihrer Datenverarbeitung geht es nicht nur darum, Prozesse entsprechend zu ändern, sondern auch alle Verträge mit Kunden, sowie beispielsweise die Nutzungsbedingungen auf Ihren Webpräsenzen datenschutzkonform zu machen. Speziell im Bereich Marketing gibt es einige Punkte zu beachten: – Opt-In und Opt-Out Regelungen für Downloads u.ä. anpassen – Newsletter-Versand sowie das Recht auf Abmeldung anpassen – Gegebenenfalls Neuformulierung der Datenschutzbestimmungen – Abschluss eines Vertrags der Auftragsdatenverarbeitung mit externen Anbietern
• 3. Team für Datenschutzkonformität sensibilisieren. In den allermeisten Unternehmen sind viele unterschiedliche Abteilungen von der Datenschutznorm betroffen – in erster Linie Marketing und Vertrieb, aber auch andere Abteilungen. Wichtig um Pannen zu vermeiden ist, dass bei der Umstellung auf neue Verfahren alle an einem Strang ziehen und gemeinsame Prozesse entwickeln.
• 4. Maßnahmen dokumentieren. Gleich zu Beginn der Anpassungsphase ist es aus Gründen der Organisation und Nachvollziehbarkeit empfehlenswert eine umfangreiche Dokumentation der Maßnahmen zu erstellen. Damit haben Sie nicht nur eine übersichtliche Arbeitshilfe geschaffen, sondern sorgen auch bei Nachfragen der Aufsichtsbehörde vor. Diese darf sich die Arbeitsergebnisse auf von Ihnen nämlich vorlegen lassen.
• 5. Partner, Lieferanten und sonstige Dienstleister. Im Eifer der eigenen Anpassungen auf die EU-Datenschutznorm ist ein wichtiger Punkt nicht zu vergessen: auch alle Dienstleister, mit denen Sie im Bereich Marketing zusammenarbeiten und Daten austauschen, müssen sich an die Regeln halten. Dies gilt auch für Cloud-Anbieter und für Dienstleister außerhalb der EU.

Haben Sie noch Nachbesserungsbedarf in Ihrer Marketing-Abteilung? Finden Sie es mit unserer praktischen Checkliste heraus. In unserer Checkliste haben wir für Sie  die wichtigsten Neuerungen dokumentiert, die viele Unternehmen bei der Prozessumstellung beachten müssen.

Mehr zum Thema Datenschutz im Marketing finden Sie hier.