E-Mail-Betrug vorbeugen: So schützen Sie sich vor manipulierten Dokumenten
Wachsamkeit allein reicht nicht aus. Erst klare interne Regeln, technische Schutzmaßnahmen und rechtliche Absicherung schaffen Sicherheit im digitalen Rechnungsversand. Dieser Beitrag zeigt, welche Stellschrauben Unternehmen jetzt nutzen sollten.
Inhaltsverzeichnis
- Stimmt die E-Mail-Adresse?
- Vorsicht bei unbekannten Dokumenten im Mailversand
- Ist die Bankverbindung korrekt?
- Seien Sie alarmiert bei „künstlich erzeugter Dringlichkeit“
- Protokollieren hilft
- Mitarbeiter regelmäßig schulen
- Investition in Sicherheitssysteme
- Sind Sie rechtlich gut aufgestellt?
- Fazit: Wachsamkeit ist der beste Schutz vor E-Mail-Betrug
E-Mail-Betrug gehört zu den häufigsten Betrugsmaschen im geschäftlichen E-Mail-Verkehr und betrifft Unternehmen jeder Größe. Besonders beim Versand von Rechnungen oder anderen sensiblen Dokumenten nutzen Betrüger das Abfangen und Manipulieren von E-Mails gezielt aus. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen konkrete Handlungsempfehlungen, wie Sie sich wirksam vor E-Mail-Betrug schützen können.
Stimmt die E-Mail-Adresse?
Prüfen Sie die E-Mail-Adresse. Betrüger verwenden oft Adressen, die auf den ersten Blick sehr ähnlich wirken, aber bei genauerer Betrachtung leichte Abweichungen aufweisen. Darüber hinaus können Sie den Absender über Mail-Header prüfen. Weitere Informationen finden Sie bei der Verbraucherzentrale: https://www.verbraucherzentrale.de/wissen/digitale-welt/phishingradar/so-lesen-sie-den-emailheader-6077
Vorsicht bei unbekannten Dokumenten im Mailversand
Überprüfen Sie in Ihren Sage Stammdaten die hinterlegten Daten, die per E-Mail eingegangen sind. Ist die angegebene Kontoverbindung und die E-Mail-Adresse korrekt? Gibt es Abweichungen zu früheren Korrespondenzen desselben Geschäftspartners? Besteht im Sage Warenwirtschaftssystem eine Bestellung bzw. ein Wareneingang?
Ist die Bankverbindung korrekt?
Gibt es keine Übereinstimmung in den hinterlegten Bankverbindungen, sprechen Sie den Rechnungsersteller direkt an, um die Bankverbindung bestätigen zu lassen. Nutzen Sie jedoch auf keinen Fall, die in der E-Mail angegebenen Kontaktdaten! Nutzen Sie die Ihnen bekannten und verifizierten Kontaktinformationen.
Seien Sie alarmiert bei „künstlich erzeugter Dringlichkeit“
Wird auf Sie Druck per E-Mail ausgeübt, um eine Zahlung schnell auszuführen, seinen alarmiert. Mit einer solchen Vorgehensweise wird eine künstliche Dringlichkeit erzeugt, um Opfer zu überrumpeln.
Protokollieren hilft
Eine Verfahrensdokumentation kann helfen, klare Prozesse zu definieren. Insbesondere bei der Prüfung und Freigabe von hohen Beträgen in Zahlungen sollten diese dokumentiert werden. Sage bietet z.B. Rechnungsworkflows mit entsprechender Protokollierung an. Dies kann im Streitfall als Beweismittel dienen.
Mitarbeiter regelmäßig schulen
Regelmäßige Schulungen zum Thema IT-Sicherheit sind sehr wichtig. Insbesondere Mitarbeiter aus der Buchhaltung oder der Auftragsverwaltung sollten über den aktuellen Stand zum Thema Sicherheitslücken bestens informiert sein.
Investition in Sicherheitssysteme
Firewalls oder Antiviren Programme können ein erster Schritt zu mehr Sicherheit sein. Lassen Sie sich von einem IT-Experten beraten bzw. Ihre IT-Systeme überprüfen. So werden Schwachstellen in der IT-Infrastruktur schnell gefunden und können geändert werden. Sage bietet für viele seiner Produkte eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) an, damit Ihre Daten sicher und geschützt sind.
Sind Sie rechtlich gut aufgestellt?
Der Umgang zum elektronischen Rechnungsversand ist eventuell in Ihren Verträgen noch nicht enthalten? Lassen Sie ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Ihrem Rechtsbeistand auf Aktualität überprüfen. Informieren Sie Ihre Geschäftspartner über den zukünftigen Umgang beim elektronischen Datenaustausch. So stellen Sie sicher, dass Betrüger keine Chance haben.
Sicherer Rechnungsaustausch
E‑Rechnung Wissenshub
Erfahren Sie, wie Unternehmen Rechnungen sicher digital austauschen und Risiken durch manipulierte Dokumente und E‑Mail‑Betrug reduzieren können.
Fazit: Wachsamkeit ist der beste Schutz vor E-Mail-Betrug
Die Betrügereien werden immer dreister. Erste Urteile zeigen, dass es wichtig und entscheidend ist, Wachsamkeit im Geschäftsverkehr, insbesondere bei E-Mail-Kommunikation walten zu lassen. Erstatten Sie Anzeige wegen Betrugs. Nutzen Sie dazu beispielsweise die Online-Wache der Polizei.
Leider gibt es keine absolute Sicherheit vor Hackerangriffen. Daher empfehlen wir beim Umgang mit sensiblen Daten wie Bankverbindungen zur Vorsicht. Treffen Sie Sicherheitsvorkehrungen und lassen Sie sich auf keinen Fall unter Druck setzen! Bleiben Sie wachsam. Mit Sage ID bieten wir Ihnen über eine 2 Faktor Authentifizierung eine zusätzliche Sicherheit im Umgang mit Ihren Unternehmens- und Geschäftsdaten.
