Home-Office ist nicht gleich Home-Office! Die digitale Arbeitswelt im Arbeitsrecht

Nicht zuletzt bedingt durch die aktuellen Umstände sehen deutsche Firmen und Mitarbeiter zunehmend einen Nutzen darin, von zu Hause aus zu arbeiten. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie von privaten Erledigungen bei Festbeschäftigung wird durch flexible Arbeitszeitmodelle und Home-Office für Arbeitnehmer unterstützt. Der Berufsverkehr zwischen zu Hause und Firma entfällt oder wird reduziert und wertvolle Zeit darüber hinaus gespart. Auch für die Arbeitgeberseite bestehen Vorteile bei ausgegliederten Arbeitsumgebungen, wie erhöhte Mitarbeiter-Motivation und Stärkung der Kreativität, teils auch Einsparung von Bürofläche. Doch was ist in Sachen Digitalisierung im Arbeitsrecht zu beachten? Wie grenzen sich verschiedene Varianten für die digitale Arbeitswelt voneinander ab?

Digitale Arbeitswelt: Verschiedene Varianten auseinander halten

Allerdings ist zu unterscheiden, was genau mit ausgegliederten Arbeitsumgebungen gemeint ist, die durch digitale Ausstattung mit dem Unternehmen verbunden sind. Es ist eine auch wegen arbeitsrechtlicher Unterschiede wichtige Differenzierung  für die digitale Arbeitswelt:

1. Was landläufig „Home-Office“ genannt wird, ist zum einen Oberbegriff, gleichzeitig im engeren Sinn das eher gelegentliche Arbeiten an einem anderen Ort als in den betrieblichen Räumen des Arbeitgebers. Hierbei entfallen Anforderungen an Arbeitssicherheit und Arbeitsplatzfaktoren, die nach Arbeitsstättengesetzes vorgeschrieben sind. Wird dagegen dauerhaft im Home-Office gearbeitet, handelt es sich um Tele-Heimarbeit. Dann müssen gesetzliche Arbeitsschutzbestimmungen eingehalten werden.
2. Tele-Heimarbeit macht etwa Sinn, wenn Mitarbeiter sehr weit von der Betriebsstätte entfernt wohnen. Es gibt zwar keinen grundsätzlichen Anspruch auf das Home-Office. Das heißt, der Arbeitgeber darf den Arbeitsort bestimmen. Falls nichts näher im Arbeitsvertrag festgehalten ist, hat der Arbeitgeber seine Entscheidungen jedoch nach „billigem Ermessen“ zu treffen und die Interessen des Arbeitnehmers abzuwägen. Etwa wenn der Arbeitnehmer vielleicht ein paar hundert km von der Betriebsstätte wohnt und bisher ständig im Home-Office gearbeitet hat. Er müsste bei dessen Aufgabe umziehen oder eine Zweitwohnung anmieten. Dies wäre etwa gemäß landesarbeitsgerichtlicher Entscheidung aus Rheinland-Pfalz von 2014 nicht zumutbar.
3. Kurz noch ein dritter Begriff: „Mobile Telearbeit“ meint standort- bzw. ortsunabhängiges Arbeiten an einem mobilen Arbeitsbereich mit IT- und Kommunikationsausstattung. Beispiele bilden Kundendienst, Bauinspektionen durch Architekten oder Vertretertätigkeit. Hier gelten im Wesentlichen nur branchenübliche Arbeitsschutzbedingungen.

Wo Vorschriften wichtig werden

„Tele-Heimarbeit“ dagegen als Sonderform von Home-Office unterliegt wegen der durchgehenden Arbeit von Zuhause speziellen Regelungen. Hier hat der Arbeitgeber zu prüfen, inwieweit der Beschäftigte Gefährdungen ausgesetzt ist. Zum Beispiel ob sie durch störende Geräusche bestehen. Ferner sind ergonomische Gegebenheiten und wegen möglicher Augenbelastung Lichtverhältnisse zu beurteilen.

Zur Prüfung ist keine turnusmäßige Begehung erforderlich. Es reicht einmalig, bei Beginn der regelmäßigen Arbeitsaufnahme des Mitarbeiters von zu Hause aus, dass eine Gefährdungsanalyse vorgenommen wird (anders als im ursprünglichen Gesetzesentwurf vorgesehen). Es bleibt aber der Vertragsfreiheit überlassen, ob der Arbeitgeber sich vorbehalten möchte, zusätzliche Prüfungen durchzuführen. Sollen solche Besuchsmöglichkeiten geregelt werden, sind angemessene Ankündigungsfristen für einen Besuch zu fixieren, auch wer zutrittsberechtigt ist. Als Randnotiz sei erwähnt, dass im Home-Office die gesetzliche Unfallversicherung zum Zuge kommt, allerdings nur im Umfang der unmittelbar dem Betrieb dienenden Tätigkeiten.

Für Arbeitgeber ist dagegen wichtig zu beachten, dass auch bei ausgliederten Arbeitsumgebungen die sonst üblichen Regelungen für Arbeits-, Pausen und Ruhezeiten gelten. Was die Erreichbarkeit betrifft, sind arbeitsvertragliche Regelungen sinnvoll – am besten dem jeweiligen Abteilungskontext im Betrieb angepasst.

Budgetierungsfragen: Kostenzuschüsse

Ein weiteres wichtiges Thema ist die Frage von Kostenbeteiligungen des Arbeitgebers. Ist Telearbeit Einstellungsvoraussetzung, hat der Arbeitgeber den Arbeitsplatz samt gesetzlich vorgeschriebener Infrastruktur einzurichten. Bietet der Arbeitgeber dagegen die Möglichkeit der Telearbeit nur als Wahlmöglichkeit, liegen die Dinge anders. In dem Fall kann das Unternehmen als Bedingung für Home-Office erwarten, dass der Mitarbeiter den eingerichteten häuslichen Arbeitsplatz dafür in Anspruch nimmt.

Besonderheiten bestehen, wenn der Arbeitgeber bei seinem Wunsch, Tele-Arbeitsplätze einzuführen, Arbeitsmittel im Home-Office nicht zur Verfügung stellt. Für den Fall, dass in den eigentlichen Firmenräumen kein Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt wird (Logik daraus Home-Office), bestehen zwei Möglichkeiten.

• Die erste beinhaltet, dass der Arbeitgeber vom Mitarbeiter den betreffenden Raum für Betriebszwecke anmietet.
• Die zweite bietet als Alternative, dass dem Mitarbeiter eine monatliche Kostenpauschale für Raumnutzung, Strom, Heizung, Reinigungs- und sonstige Kosten gezahlt wird.

Steuerliche Behandlung und mehr

Dabei ist festzustellen, in wessen vorrangigem Interesse die Büronutzung bei Gewährung eines Kostenzuschusses liegt. Angenommen, dass die Büronutzung in den Privaträumen des Mitarbeiters vor allem im Interesse des Arbeitgebers begründet ist und die Zahlung vom Zuschuss eindeutig über die Entlohnung des Arbeitgebers für die Erbringung seiner Arbeit hinaus geht, so bestehen für den Mitarbeiter Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung.

Wenn jedoch kein überwiegendes Interesse des Arbeitgebers an der Bereitstellung des Büroraums gegeben ist, liegt bei Bürokostenzuschusses nach § 19, Abs. 1 Nr 1 EstG steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Es besteht dann Steuer- und Sozialversicherungspflicht nach üblichen Sätzen.

Nicht vergessen: Datenschutz und Datensicherheit

Für einen sicheren Arbeitsablauf ist es selbstverständlich wichtig, arbeitsvertragliche Verpflichtungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit zu implementieren. Dazu gehören Regelungen bezüglich des Zugangs zur IT-Infrastruktur. So ist zu verhindern, dass sich dritte Personen (etwa Familienmitglieder) Zugriff zu Unternehmensdaten verschaffen können – Maßnahmen etwa:

• Separates Arbeitszimmer, abschließbar
• Verwahrung dienstlicher Unterlagen in verschließbarem Schrank
• Zugang zu Rechner und Datenträgern wie USB-Sticks verschlüsseln
• Sicherheitskonzept zur Handhabung sensibler Daten und zur Löschung im Bedarfsfall.

Zusätzlich Gewicht gewinnen IT-Sicherheitsbelange, falls Mitarbeiter eigene Rechner nutzen dürfen. Es müssen Regelungen gegeben sein, ob ein Notebook weiter auch zu privaten Gelegenheiten mitgenommen werden darf. Falls ja, sind Bestimmungen vorzuhalten, was geschieht, wenn das Gerät verloren geht. So lassen moderne Mobile-Device-Management-Systeme die Remote-Steuerung durch den Arbeitgeber zu. In solchen Alarmsituationen können per Fernsteuerung induzierte Löschvorgänge der Unternehmensdaten (Beispiel für Sicherheitskonzept) gleichzeitig auch private Daten verloren gehen. Für solche und andere Szenarien sind arbeitsvertragliche Regelungen vorrätig zu halten.

Neues Datenschutzrecht seit Mai 2018

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Tipps für effektives Arbeiten im Home-Office

Für viele Unternehmen erschließt sich die digitale Arbeitswelt und Arbeiten im Home-Office aufgrund der aktuellen Ausnahmesituation gerade erst. Wir haben bereits einige Informationen zusammengestellt, wie Sie flexibles Arbeiten in Ihrem Unternehmen umsetzen können. So geben wir Hinweise auf nützliche Tools und Anwendungen, die das mobile Arbeiten erleichtern. Weitere Tipps zeigen insbesondere Kleinunternehmern, wie Sie mit Kollegen oder Mitarbeitern effektiv und datengeschützt von zu Hause aus arbeiten können.

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